Comment évaluer la performance des espaces de travail ?

"Une démarche pas évidente, reconnait Xavier Baron, intervenant chercheur en gestion des ressources humaines, management et organisation des espaces de travail. Il est toujours possible de définir un projet chiffré, sur la base de critères concrets mais la difficulté est d'intégrer des externalités immatérielles". Comme l'amélioration de la transversalité et de la collaboration, le critère cité en première attente par les comités de direction. (cf étude Colliers international). " Nous observons qu'il existe un lien entre l'espace et la performance, déclare Xavier Baron, mais nous ne savons pas précisément le quantifier ". Or, les décideurs ont besoin de chiffres pour faire des choix. Quelques données circulent, comme celle de " Quartier Libre " qui affirme que pour un siège social d'une grande entreprise, 10 minutes en moins chaque jour de temps de transport domicile-travail équivaut à un gain annuel de 1400 euros par collaborateur. Mais cela reste insuffisant.

"D'autant que le contexte est évolutif : à l'ère du télétravail, comment maximiser les taux d'occupation ?", s'interroge Marie Toison-Flichy, directrice Workspace Strategy, Idéation, Haworth. On sait que la part des budgets consacrée aux surfaces (location, taxes, charges d'exploitation) représente plus de 60 % des montants totaux consacrés à l'environnement de travail. Parallèlement, les mesures montrent qu'un poste de travail attitré n'est occupé, en moyenne, que 50 % du temps. Par conséquent, la maximisation du taux d'occupation de ces surfaces constitue un enjeu majeur.

Sachant que nous nous trouvons dans un contexte de plus en plus compétitif et complexe, qui existe de l'adaptabilité de la part des entreprises qui doivent réinventer leurs méthodes de travail pour rester performante.

Travailler la modularité des espaces apparait alors une bonne piste de réflexion. Illustration avec le restaurant "La tête dans les nuage", chez Vallourec, qui se transforme en fonction des besoins en auditorium, ou en salle de travail. Aux Pays-Bas, la démarche est poussée un cran plus loin, avec, dans certaines sociétés, un système qui fait "remonter" les bureaux vers le plafond en fin de journée pour que le lieu de travail se transforme en studio de yoga.

Rendre plus efficient l'espace de travail

" La définition de la mesure se pose alors dans les termes suivants, explique Xavier Baron : en quoi, avec l'espace et les services, j'ai modifié l'état des bénéficiaires ? En quoi les meubles, les murs... participent à un travail de qualité ? " En d'autres termes, peut-on mesurer l'adéquation entre les espaces de travail et les activités réalisées dans ces espaces ? " Nous avons essayé d'appliquer une méthode pour y parvenir, en travaillant sur les axes de Goodwill ", répond Marie Toison-Flichy.

Qui revient sur le fait que derrière l'espace de travail, il y a des enjeux organisationnels et humains. " Nous les avons listés et nous avons essayé de mesurer la perception des salariés sur ces différents enjeux ", confie-t-elle. Pas moins de 26 000 enquêtes ont été menées pour obtenir la photographie la plus juste possible de la perception des espaces de travail par les collaborateurs de l'entreprise. " Nous avons ensuite comparé avec les composantes de la performance des espaces " établies " par la recherche ", poursuit-elle.

Par exemple, à la question portant sur le milieu ambiant, il ressort que la lumière naturelle est jugée comme un élément positif par des salariés, mais que l'esthétique générale laisse plutôt à désirer et devrait être améliorée. " Voilà des éléments tangibles sur lesquels nous pouvons travailler ", souligne-t-elle. Bien sur, il s'avère plus facile d'améliorer tout ce qui est à caractère spatial, plutôt que tout ce qui concerne l'humain. " Il n'empêche : tout le matériau que nous récoltons par le biais de ce questionnaire permet aux ressources humaines de mieux comprendre les problématiques liées aux espaces de travail et in fine, d'apporter des solutions ", assure-t-elle.

C'est clairement une démarche de design thinking, qui vise à transformer la conception des espaces de travail en une démarche collective. " Le défi étant d'arriver à concevoir l'espace physique dans un sens qui supporte de manière naturelle les interactions entre les gens tout en favorisant les performances de l'entreprise ", conclut-elle.