Achats de café en entreprise: la sélection s'annonce corsée

Se rater sur la sélection des machines à café n'est pas une option, sous peine d'essuyer une pluie de doléances à chacune de vos pauses-café ! Pour commencer, il est nécessaire de déterminer vos besoins qui vont délimiter le champ des possibles et conditionner vos arbitrages. "Le nombre de salariés et l'usage sont les premiers critères à considérer", note Denis Riols, directeur marketing Europe de Companeo Groupe, éditeur de Companeo.com qui met gratuitement en relation acheteurs et fournisseurs.

OCS et table top, la crème des machines

Pour une salle de réunion ou les bureaux de la direction, et quelques utilisations quotidiennes, les OCS (Office Coffee System - petite machine à expresso) ou les "table top" (petits distributeurs automatiques ou semi-automatiques se posant sur une table) sont privilégiés. Optez pour une machine professionnelle : "avec des réservoirs d'eau plus grands, un temps de chauffe plus rapide, un entretien facilité, une robustesse à toute épreuve, elles ont une vraie valeur ajoutée par rapport à leurs consoeurs vendues dans le commerce", assure Denis Riols.

Ces petites machines (capacité de 40 à 150 tasses environ selon les modèles) garantissent un café d'excellente qualité. Par exemple, la gamme Lavazza Firma, lancée en 2018, intègre un nouveau système de pré-infusion et d'extraction permettant d'avoir une crème plus dense et de rivaliser avec les cafés servis par les baristas, promet la marque. La start-up parisienne Kawa ne propose que des table top à ses clients car, "pour faire un bon café, il doit couler au moins 20 secondes", estime Alexis Gagnaire, cofondateur de la jeune entreprise qui les proposent en location avec la livraison du café en grains, sans engagement sur la durée. Pour assurer qualité artisanale et traçabilité à ses clients, la jeune entreprise a décidé de maîtriser l'ensemble de la chaîne de valeur, notamment au niveau de la torréfaction grâce à son propre atelier parisien. De quoi lui permettre de livrer le café deux semaines après sa torréfaction. "La fraîcheur est fondamentale car, au bout de trois mois, les qualités gustatives se détériorent", révèle Alexis Gagnaire.

Le distributeur automatique, champion des volumes

Néanmoins, les petites machines sont peu adaptées pour les cafét' et autres espaces de détente qui voient défiler plus d'une centaine d'amateurs de petits noirs par jour. Ce sont les distributeurs automatiques de type "armoire " qui sont les rois de ces lieux. Sur ce segment de marché, deux grands modes de gestion prédominent : l'achat ou la gestion totale. "L'achat, neuf ou d'occasion, et le leasing avec option d'achat sont des solutions privilégiées par les petites entreprises ou quand la machine est dédiée aux clients et doit permettre de générer un chiffre d'affaires pour l'entreprise", complète Denis Riols.

Alors qu'avec la gestion totale, le distributeur automatique est en dépôt gratuit, le gestionnaire se rémunérant sur les consommations, les forfaits d'entretien et de réapprovisionnement. Le contrat court habituellement sur trois ans. "Une durée négociable à la baisse en cas de gros volumes", signale Denis Riols.

Le prix de vente unitaire du café oscille entre 30 et 45 centimes d'euros en fonction de la volumétrie. Attention à la clause de consommation. Pour ne pas installer une machine à perte, le gestionnaire peut prévoir une obligation de consommation minimale. Si le seuil n'est pas atteint, l'entreprise devra s'acquitter d'une compensation financière. La tactique consistant à gonfler les volumes pour faire diminuer le prix du café est alors inutile. En revanche, tout ou partie du prix peut être pris en charge par l'entreprise. Par exemple, certaines offrent le café avant 9 heures.

Une multitude de fonctionnalités

Outre le mode de gestion, il faudra sélectionner les fonctionnalités du distributeur. "Les machines free standing ont bénéficié de nombreuses avancées technologiques ces dernières années, notamment au niveau des moyens de paiement", constate Denis Riols. Si la petite monnaie est bien souvent acceptée, pour faciliter l'utilisation de la machine, les paiements par billet, par badge rechargeable, par carte bancaire sans contact ou encore par mobile sont dorénavant possibles. "Le paiement par carte bancaire n'est adapté que si la machine est dédiée à la clientèle, la commission bancaire étant répercutée sur le prix du café, indique Olivier Brua, président de Servidis, gestionnaire indépendant qui fait partie du groupement Proxi Pause. En revanche, la recharge des badges peut se faire par ce biais."

D'autres fonctionnalités peuvent vous intéresser, comme le dosage du sucre, le réglage de l'intensité et de la longueur du café, le mode "energy saving" , etc. "Les critères de décision ont évolué ces dernières années, déclare Olivier Brua . Les aspects écologiques sont de plus en plus importants. Le rapport qualité-prix-service est également étudié, le prix seul est moins déterminant."

Tendance émergente, les distributeurs automatiques deviennent des vecteurs d'information pour la communication interne. Certaines machines sont en effet dotées d'un écran vous permettant de diffuser messages, images et vidéos.

Pour tous les goûts

Enfin, ne perdez pas de vue l'essentiel : la gamme de boissons proposées (expresso, cappuccino, café crème ou au lait, thé, chocolat chaud...) et le type de matière première (café en capsules, en grains, instantané, bio, équitable, sans allergène...). Les distributeurs automatiques peuvent proposer plus de 20 recettes en sélection directe. À noter que Lavazza est la seule marque à proposer une offre 360 (capsule, en grains et instantané) sur un seul distributeur.

N'hésitez pas à demander une dégustation afin d'apprécier la qualité des boissons servies. Le goût d'un café à l'autre peut être très différent. "Comme le vin, le café est tributaire de différents paramètres, comme l'ensoleillement : les millésimes se suivent, mais ne se ressemblent pas, prévient Laurence Thébault, responsable marketing OCS/Vending Lavazza France . C'est pourquoi, afin de garantir une qualité gustative identique, quelles que soient les saisons et les années, nous procédons à une fine sélection des crus et à des assemblages précis des différents types de café."

Mais, si la pause-café est un moment privilégié pour les collaborateurs, elle est loin d'être neutre pour l'environnement. Des gobelets aux touillettes en passant par le marc de café, les déchets s'amoncellent ! Pourquoi ne pas opter pour une machine qui accepte les mugs et autres tasses ? Une start-up bretonne, Newcy, propose quant à elle des gobelets en polypropylène réutilisables et personnalisables. Le principe ? Un gobelet par jour et par utilisateur. Newcy assure la livraison et la collecte, et sous-traite le lavage à une entreprise adaptée. Actions de sensibilisation, challenges et reportings sont prévus pour accompagner le changement de comportement. "Nous avons analysé le cycle de vie de nos gobelets avec l'Ademe, signale Caroline Bettan, présidente de Newcy. Comparé à un gobelet jetable, la consommation d'eau est réduite en moyenne de 54 % et les émissions carbone de 79 %. Et par rapport à un mug en céramique, l'économie est de 29 % sur les émissions carbone et de 60 % sur l'eau. Nous sommes en veille sur des matériaux biosourcés, mais actuellement les résultats ne sont pas satisfaisants, par exemple en termes de résistance à la chaleur." Accessible sur abonnement, ce service est aujourd'hui proposé en Bretagne, en Île-de-France et, d'ici 2020, dans les principales métropoles tricolores.

Une deuxième vie pour vos déchets

En parallèle, vous pouvez faire appel à des sociétés de collecte multi-déchets de bureaux (Les joyeux recycleurs, Lemon Tri...). Elles mettent à disposition divers conteneurs afin de récupérer gobelets, capsules, marc de café, mégots, piles... Puis, elles les valorisent dans des filières dédiées. Ainsi, le marc de café est transformé en compost, combustible ou kits de culture pour des champignons ; le plastique en paillettes servant à la fabrication de cintres ou de pulls ; le carton en emballages kraft... Sessions ludiques de sensibilisation au tri et reportings réguliers complètent généralement l'offre, accessible sur abonnement. Une dimension sociale et/ou environnementale est souvent associée. Par exemple, Lemon Tri plante des arbres en cas de dépassement d'un certain seuil de déchets collectés. Quant à la start-up parisienne Les joyeux recycleurs, elle reverse 5 centimes par kilo de déchet collecté à Ares Atelier, association pour la réinsertion économique et sociale.

Lire le témoignage de Fabienne Coudrec, directrice fabrication et achats de InfoPro Digital - "La pause-café s'inscrit aussi dans notre démarche d'éco-responsabilié" - en page 3

"La pause-café s'inscrit aussi dans notre démarche d'éco-responsabilité"

Lors de son appel d'offres en 2015, Fabienne Couderc, directrice fabrication et achats groupe d'Infopro Digital, groupe d'information, a mis un accent particulier sur les aspects environnementaux pour satisfaire aux exigences de sa certification ISO 14001. Elle a bien sûr examiné le coût, la qualité et la variété des produits proposés, la régularité de l'approvisionnement "qui est souvent problématique", le retour d'expérience des clients mais aussi la logistique des tournées, la politique de recyclage ou encore la certification environnementale des prestataires.

Elle s'est également attachée à des détails concernant les distributeurs : mise en veille automatique, gestion du sucre, acceptation des mugs... Avec 1 300 collaborateurs au siège francilien, elle a finalement réussi à négocier le prix unitaire du café à 28 centimes auprès de la Brûlerie Caron. Le contrat d'une durée de trois ans, qui arrive à échéance, va être reconduit au regard des bons résultats de l'enquête satisfaction menée par le service de Fabienne Couderc à la fin 2017. "Nous allons partager les enseignements de cette enquête avec notre prestataire afin d'échanger et d'envisager des pistes d'amélioration", conclut-elle.