[Tribune] Quelles sont les méthodes de calcul des gains achats ?

Selon l'épistémologue Gaston Bachelard, "une science a l'âge de ses instruments de mesure". Les gains constituent l'un des instruments de mesure de la fonction achats. Ils reflètent la valeur ajoutée de l'acheteur dans les économies faites sur l'achat d'un bien ou d'un service.

La précision du calcul dépend de la méthode choisie. Les trois formules fondamentales présentées ci-dessous sont déclinables selon les politiques achats des entreprises. Nul doute que les formules de calcul des gains continueront d'être adaptées au fil de l'évolution de la fonction achats.

À quoi sert de calculer les gains achats ?

Au-delà du strict reporting, le calcul des gains permet de communiquer de façon synthétique sur la participation de la fonction achats aux résultats financiers. La finalité du calcul des gains est d'aider à prévoir les dépenses, idéalement à distribuer les budgets, investir (dans l'innovation et la R&D, les capex ...) et développer l'activité de l'entreprise.

Les grandes façons de calculer les gains

Chaque entreprise applique une méthodologie propre à sa politique d'achat. Mais même s'il n'existe pas de formule unique pour calculer les gains, la même logique sous-jacente s'applique à l'ensemble des cas.

Les gains sont souvent calculés sur un budget de douze mois. Ils intègrent les réductions de capital (parfois sur plusieurs années) et les réductions de dépenses budgétaires. La finance distingue parfois la performance de l'acheteur de la conjoncture interne ("cost avoidance ", soit réduction du besoin et, donc, du volume) et externe (fluctuation du prix du marché au-delà/en deçà de 4 %). Certaines directions achats, plus orientées résultats, ne tiennent pas compte de l'inflation comme d'un facteur externe au contrôle de l'acheteur.

Les formules de calcul les plus classiques se déclinent selon le type d'achats :

Gains sur une dépense connue

S'applique, par exemple, dans les cas d'achats récurrents. La formule la plus basique consiste à comparer le nouveau prix avec un prix de référence : (nouveau prix - prix de référence) x volume prévisionnel. Le prix de référence peut être le tarif précédemment appliqué, le prix public, la meilleure offre, l'offre moyenne, la dernière ou encore la première offre.

Ce gain peut être le résultat d'une négociation de prix avec le fournisseur existant, d'une économie d'échelle grâce à une consolidation du volume, d'un changement de fournisseur, etc. Peut s'ajouter à ce gain le montant d'une remise annuelle sur volume, rétrocession de commissions, etc.

Ce calcul simple permet de visualiser facilement et rapidement les bénéfices pour le budget. Le choix du prix de référence, source de disparité entre les entreprises, est autant un avantage qu'une difficulté. Néanmoins, quel que soit le choix, les gains sont plus ou moins importants sur papier, mais restent les mêmes dans l'absolu. Une fois ce choix effectué, l'entreprise n'a plus qu'à s'y tenir pour cette même famille d'achats.

Gains sur une dépense estimée

S'applique pour les achats projets (externalisation, par exemple). Dans les situations qui ne permettent pas d'évaluer un prix de référence interne, un équivalent externe est appliqué : (équivalent externe - coût actuel) x volume prévisionnel. Ce calcul est fréquent dans les cas de recherche de solution de bien/service alternative ou lorsque il n'y a pas d'équivalent interne. Par exemple, dans l'implémentation d'un processus standard de gestion d'invitations clients par un prestataire.

Ce nouveau prix peut être le prix public, le prix issu d'une étude de marché, etc. Cette méthode permet le calcul des gains sans référence interne, mais avec une évaluation du coût actuel elle-même coûteuse en temps et en argent, et pas toujours exacte.

Gains sur un budget

Le nouveau prix est comparé au budget : budget prévisionnel - (prix unitaire x volume prévisionnel).Cette méthode est adaptée aux moyens économiques de l'entreprise, mais elle n'est pas nécessairement réaliste par rapport aux prix du marché ou aux prix appliqués précédemment.

L'inconvénient commun à toute méthode de calcul des gains estimés est la précision des volumes prévisionnels, d'autant plus qu'ils constituent, en partie, la base de calcul des budgets. Dans les services d'achats publics, le suivi du reporting des gains d'un projet en respecte l'évolution réelle : le gain identifié (d'après une première idée de l'acheteur), le gain ciblé (affiné après avoir été autorisé) et le gain sécurisé (réévalué et réajustement à l'issue du projet).

Bien que les gains permettent de quantifier une partie de la valeur ajoutée de l'acheteur, il est important de garder en tête qu'ils ne sont pas la seule mission de l'acheteur, ni la seule finalité de l'entreprise. Au contraire, les achats participent à l'amélioration continue de la délivrance du bien/service au client, qu'il soit interne ou externe, en répondant au mieux aux besoins pratiques, financiers et économiques.

Par

Olivier Wajnsztok - directeur associé du cabinet ­AgileBuyer, ­spécialisé dans les équipiers achats (acheteurs professionnels qui traitent de projets achats chez les clients), le conseil et le coaching d'acheteurs.