Calcul du TCO : les bonnes questions conduisent à la bonne méthode

"La solution absolue à déployer dans toutes les directions achats pour déterminer le Total Cost of Ownership (TCO) n'existe pas. Mieux vaut mettre en place des réponses qui prennent en compte les spécificités de chaque domaine d'activité, afin d'être véritablement pertinent", résume Didier Sallé, directeur des achats Groupe chez Atalian, spécialiste du Facility Management, et président de la CDAF Île-de-France. Bon nombreux de spécialistes partagent cette approche quant à l'analyse des dépenses globales qui renferment généralement une multitude de coûts dont la nature diffère selon les secteurs.

Le coût global d'un achat est en réalité composé du coût d'acquisition, du coût d'usage et du coût de fin de vie. Ce dernier peut peser lourd comme en témoigne l'exemple des centrales nucléaires dont le coût du démantèlement, longtemps mal évalué, fait augmenter le prix du kwh. "Nous avons considéré qu'il est indispensable d'ajouter à ces trois familles de dépenses deux autres briques : le risque RSE, qui peut être en rapport avec des accidents potentiels, des problématiques de délais de paiement, de processus d'achats du donneur d'ordre, ainsi que les opportunités RSE que représente par exemple le soutien à l'emploi local, à des entreprises de secteurs protégés", indique Eric Boespflug, fondateur du cabinet Boespflug & Associés et auteur d'une méthodologie TCO élaborée avec la Médiation inter-entreprises.

A chaque domaine sa recette

La solution idéale qui vient à l'esprit pour le calcul du TCO est un algorithme permettant d'aboutir à une vision claire du poids respectif de ces cinq briques, une estimation des coûts relatifs à chacune des briques, et une estimation fine des coûts inhérents au risque RSE et aux opportunités RSE. Les coûts étant très variables d'une catégorie d'achat à une autre, "le constat est que l'outil logiciel miracle dans ce domaine n'existe pas. Dans l'état actuel des choses, à chaque domaine d'activité son algorithme. Donc la question demeure : comment intégrer le TCO sur des portefeuilles achats de plusieurs millions voire plusieurs milliards d'euros", poursuit Eric Boespflug.

Deux voies d'exploration s'avèrent intéressantes. D'une part, le but est d'aider l'acheteur à se poser les bonnes questions. La plupart des algorithmes en place actuellement sont la création de l'acheteur et donc ne traduise que sa vision personnelle de la situation qui peut manquer de pertinence et occulter des facteurs essentiels. D'autre part, il s'agit de voir quelles sont les catégories qui se prêtent le mieux à un approfondissement de la réflexion et d'identifier avec les fournisseurs les inducteurs de coûts qui vont permettre de calculer en pratique le coût global de leur produit.

"Cette approche nous a conduit, avec la Médiation inter-entreprises, à élaborer un fichier Excel proposant une trentaine de questions à destinations des acheteurs. L'une d'entre elles invite par exemple à se demander si le coût du processus achats est maîtrisé et connu. Dans certaines négociations, le temps passé en jours-hommes est particulièrement important et doit donc être mis en regard des achats passés. L'acheteur peut, avec un tel outil, se doter d'une vision nouvelle concernant sa catégorie d'exercice et chercher à progresser", explique Eric BoesPflug. La méthodologie a également permis la création d'un deuxième livrable visant à associer les fournisseurs à la démarche d'amélioration en voyant comment les intégrer à l'identification des inducteurs de coûts. Il s'agit dans ce cas d'un questionnaire à transmettre aux fournisseurs.

Pour mettre à profit efficacement une nouvelle approche, quatre étapes s'imposent : faire un diagnostic de maturité TCO du portefeuille achats, catégorie par catégorie, définir les catégories qui offrent la possibilité d'une réflexion approfondie, s'assurer qu'un véritable échange existe entre acheteurs et fournisseurs, résorber les risques liés aux processus et spécifier les critères RSE à introduire dans le cahier cahier.

Intégrer les coûts cachés

Dans le domaine de la location automobile, on parle couramment de 3 TCO. Le TCO véhicule concerne l'ensemble des coûts du véhicule et représente en quelque sorte un TCO prévisionnel, intégrant la consommation, le prix d'achat, la valeur résiduel. Le TCO conducteur regroupe tous les surcoûts provoqués par le comportement du conducteur, le mode de conduite pouvant créer des écarts de 10 à 20 % en terme de consommation de carburant et induire des dépenses de maintenance plus ou moins élevées. Enfin, le TCO flotte rassemble les moyens, personnes et outils nécessaires à la gestion d'une flotte automobile.

"Le coût de restitution est aussi un élément à intégrer, même s'il est difficile à prévoir. Il est inévitablement lié au TCO Conducteur. Autre critère important à prendre en compte : les bonus accordés par les constructeurs liés à un volume d'achat important. Dans certains cas, le choix de l'acheteur se porte plutôt sur des loyers élevés associés à des bonus constructeurs élevés. Dans d'autres, on concèdera un loyer plus bas en contrepartie de bonus moins intéressants. Dans les deux situations, il faut en tenir compte dans le calcul du TCO. Des simulations s'avèrent intéressantes pour faire son choix", souligne Frédéric Gambert, responsable achat projets au sein d'Atalian.

Dans des organisations largement tournées vers l'international, certains autres coûts jouent parfois un rôle central dans le calcul du TCO. "Dans notre collaboration avec les fournisseurs, nous suivons un objectif de recherche de coût optimisé. Mais depuis un an, notre but est d'aller plus loin dans notre démarche en définissant les meilleures localisations possibles pour nos fournisseurs. Celles-ci tiennent compte de la commodité et du site géographique de livraison Alstom", indique Mathieu Guy, Ddrecteur Costing au sein du groupe Alstom. Il s'agit de l'approche Best Cost Country (BCC) qui rassemble autour de la table des métiers variés, allant de la supply chain, aux équipes projets, en passant par la finance. "Pour être véritablement pertinent, il faut tenir compte des coûts cachés inhérents au fait de travailler avec un fournisseur lointain, en raison du décalage horaire, de la nécessité de se déplacer dans le pays en question dans certains cas, des profils des collaborateurs qui doivent impérativement maîtriser l'anglais", précise-t-il. Autre critère majeur dans ces cas de figure : l'inflation et l'évolution des taux de change qui ont un impact sur les coûts finaux.