(Tribune) eSourcing : la démarche pour des appels d'offres en ligne réussis

L'un des axes de la professionnalisation des achats passe par l'équipement en outils eAchat performants. Les directions achats ont pris en compte cette nécessité et s'appliquent à retenir, à travers un processus achat rigoureux, un partenaire qui saura répondre aux exigences fonctionnelles, ergonomiques et services associés. La gestion des appels d'offres en ligne tient une place majeure au sein du système d'information achat. Les acheteurs disposent donc d'un outil qui supporte le processus et permet de gagner en efficacité. Pourtant, force est de constater que son utilisation pourrait-être optimisée.

L'eSourcing, et notamment la gestion des appels d'offres en ligne, vont permettre de structurer la démarche achat et bien souvent de réaliser des gains. Mais le succès d'un appel d'offres réside principalement dans sa préparation. Autant sur un processus hors ligne, l'acheteur peut se permettre de faire évoluer les éléments de l'appel d'offres, autant sur un processus en ligne, pour une démarche efficace et réussie, il est préférable que les données soient figées avant le lancement.

Bien entendu, cette préparation et le temps qui y est consacré dépendent des enjeux financiers et stratégiques pour l'entreprise mais, d'une manière générale, elle consiste à réaliser :

1. Une étude de marché, de risques et opportunités

Cette phase va permettre de définir l'opportunité de lancer un appel d'offres sur la période. Par exemple en fonction des cours des matières premières, il est peut-être préférable de repousser une consultation pour attendre un moment plus favorable.

2. La définition du besoin et la rédaction du cahier des charges

Cette étape revient à définir le produit ou le service en adéquation avec les besoins de l'entreprise. La rédaction d'un cahier des charges permet de spécifier les attentes vis-à-vis de ce produit ou de ce service. Le cahier des charges est rédigé soit de façon détaillée, soit de façon fonctionnelle.

Les prescripteurs internes concernés doivent être associés à la rédaction de ce cahier des charges.

Des phases des appels d'offres en ligne sont dédiées à cette étape : définition du besoin ou demandes d'agrégation. Mais l'acheteur a un rôle de décideur pour la spécification. En effet il faut éviter la sur-qualité, qui se traduit par des surcoûts.

Il s'agit donc certainement de l'étape essentielle pour une consultation réussie, et pourtant cette étape est parfois négligée. La complexité réside dans le fait que le cahier des charges doit être suffisamment précis et détaillé, sans pour autant être trop orienté et donc restrictif (exemple : cahier des charges qui s'appuie sur le descriptif produit du fournisseur en place). Si c'est le cas, des concurrents risquent de refuser de participer en pensant que l'acheteur souhaite principalement faire baisser les prix mais conserver son fournisseur historique.

3. Une définition des critères de choix

L'acheteur doit retenir le fournisseur le mieux disant, l'aspect prix n'étant que l'un des critères de sélection (sur une majorité de consultations).

Par conséquent, l'acheteur doit définir en amont de l'appel d'offres ses critères d'attribution : qualité produits, expérience dans le domaine, références, délais, RSE, prix... ainsi que le poids de chaque critère sur la note globale. Pour une consultation transparente vis-à-vis des acteurs, il convient de partager cette information avec les fournisseurs.

Contrairement à une consultation "opaque" qui démotive les participants car ils peuvent penser que l'appel d'offres est orienté vis-à-vis du fournisseur historique, la transparence sur les critères de choix va permettre de renforcer la compétition. Chaque acteur va pouvoir adapter son offre et mettre en place un plan d'action pour répondre aux mieux aux attentes de l'acheteur. Par exemple un fournisseur peut considérer qu'il propose le meilleur produit sur le marché, en revanche il doit améliorer ses délais de livraison pour répondre au mieux aux exigences de l'entreprise cliente.

Un scoring en ligne permet de prendre en compte les différents critères au-delà du simple aspect financier. Bien entendu nous ne pouvons que recommander son utilisation.

4. Le sourcing

Cette étape est optionnelle mais dans la mesure du possible, il convient d'élargir son panel fournisseurs. Il s'agit de l'étape de sourcing et préqualification de nouveaux entrants.

Le sourcing, bien que chronophage peut se révéler très utile pour relancer la compétition vis-à-vis des fournisseurs dans le panel. Prenons l'exemple d'un appel d'offres réalisé par une société sous-traitant dans le domaine de l'automobile. Celui-ci concernait l'achat de joints, une étape de sourcing avait permis de qualifier un nouveau fournisseur. Après négociation en enchère inversée, ce fournisseur a permis de réaliser une économie de 30 % sur les prix historiques. Les fournisseurs historiques ont eux-mêmes baissé leur prix de près de 30 %. L'acheteur a indiqué que cette consultation lui a également donné des informations importantes pour négocier auprès des fournisseurs historiques d'autres familles de produits non concernées par le premier appel d'offres.

5. La création des éléments structurants pour recueillir les offres techniques et prix :

Deux types d'éléments sont identifiés : les questionnaires et les grilles de cotation.

- Le questionnaire est utilisé pour valider les éléments techniques et la capacité du fournisseur à répondre au besoin. Il s'agit d'une étape préliminaire qui doit être suivie de vérifications par l'acheteur par exemple lors d'un audit.

- La grille de cotation est principalement utilisée pour recueillir les éléments financiers, prix produits, transport, emballage... Bien souvent, par manque de temps ou toute autre raison, l'acheteur se contente de demander les prix des produits sans décomposition du prix. Hors c'est grâce à cette décomposition de prix que l'acheteur va disposer des clefs pour réaliser une bonne négociation. De plus, pour comparer efficacement les offres, l'acheteur doit prendre en compte le coût d'acquisition global et pas uniquement le prix produit. Les éléments de ce coût sont soit des réponses fournisseurs (prix produits, packaging) soit des éléments connus de l'acheteur et intégrés comme données masquées ou visibles des fournisseurs et prises en compte pour le calcul du coût complet (exemple : frais d'approche usines).

Si cette démarche en 5 étapes ne peut garantir un succès, l'acheteur aura au moins mis en oeuvre tous les éléments pour y parvenir et bien souvent son appel d'offres permettra le choix de fournisseur(s) efficace(s), répondant au besoin et aux attentes des clients internes et proposant des conditions attractives voir de réaliser des économies.