[Tribune] Benchmarker ses achats en interne

Effectuer un benchmark dans le cadre des achats revient à étalonner des produits, des prestations afin d'en mesurer la performance achat. Cet exercice trouve toute sa justification dans les organisations multi-sites et/ou multinationales, puisque la performance achat de chacune de ces entités sera comparée les unes aux autres.

Cartographier et analyser les dépenses

En pré-requis, l'accès à l'information constitue la première étape qui rendra possible ou pas la réalisation d'un benchmark. Sans une source d'informations fiable, complète et - autant que faire se peut - unique, la phase d'analyse et de cartographie risque d'être longue et complexe.

Il va falloir traiter cette information puis la segmenter afin de la cartographier et de structurer la ou les commodités achats. Il est important ici de respecter scrupuleusement ces étapes afin d'éviter des résultats erronés.

Au terme de cette étape, on aura identifié et positionné l'ensemble des segments de dépenses composant la commodité achat concernée.

Etablir un socle commun

La hantise d'un acheteur repose sur le fait de comparer des " choux et des carottes ". Pour être crédible et utile, le benchmark doit être réalisé sur des bases communes. Il sera donc fondamental de trouver les (bonnes) clés pour étalonner les produits, les prestations et les sites sur la base d'un socle commun.

Prenons l'exemple d'un benchmark achat des prestations de nettoyage. La manière d'étalonner les prestations va varier en fonction du contexte. Ainsi le ratio prix/m² ne pourra pas être utilisé dans le cas d'une entreprise multi-sites répartie dans plusieurs pays. Ici il sera plus pertinent d'utiliser le ratio heures prestées/m². On va donc collecter des données (liste des sites, dépenses par site, les cahiers des charges, les contrats...) puis définir et arrêter les points de comparaisons les plus opportuns entre les sites (ratio prix/m², heures prestées/m², fréquence de passage par zone...). Cet étalonnage effectué, on pourra alors comparer les sites entre eux et mesurer leurs performances.

Dernier point : la capitalisation des données mises en exergue par le benchmark. Celles-ci permettront d'identifier les mauvaises et les bonnes pratiques. Ces dernières feront l'objet d'une communication en guise d'exemple à suivre. Quant aux premières, elles devront avoir tout autant l'attention des acheteurs afin qu'ils travaillent sur leurs résolutions.