[TRIBUNE D'EXPERT] Les clés de l'achat de prestations intellectuelles

Très peu présente il y a dix ans dans l'achat de prestations intellectuelles, comptables, et financière, la direction des achats est devenue incontournable. Cela a profondément modifié la relation des prestataires avec les opérationnels de l'entreprise. C'est aussi une réelle opportunité donnée à de nouveaux opérateurs d'entrer dans le panel fournisseurs des grands comptes.

La montée en puissance de la fonction achat et sa professionnalisation par le biais de recrutement de véritables spécialistes de la prestation intellectuelle n'ont pas eu au départ que des avantages, que ce soit en interne ou pour le prestataire. Bien souvent une véritable relation de confiance s'était instaurée au fil des années entre la direction financière et le fournisseur facilitant largement de part et d'autre l'acte d'achat de missions d'assistance comptable.

Désormais, si l'expression du besoin reste le domaine de la finance, le processus de sélection est dans " la main " des acheteurs, même si la décision finale reste partagée. Cette évolution a contraint les acteurs de l'accompagnement et du conseil à ne plus seulement exposer leur savoir faire, mais aussi à développer une approche commerciale. Contrats cadres, négociations tarifaires, remises de fin d'année, font désormais partie du vocabulaire des Directeurs et Associés des cabinets de la place. Les cabinets ont dû affiner leur discours externe.

Ils ont recours aux techniques de communication les plus évoluées (agence, internet, réseaux sociaux, formation commerciale). Avec le temps cette relation a évolué et il n'est pas rare de nouer de véritables relations " partenaires " avec ces acheteurs partagés entre l'optimisation économique et la satisfaction de leurs clients internes. Les directions achats doivent anticiper pour optimiser leurs achats de prestations intellectuelles, comptables et financières.

Pourquoi passer par les directions achats ?

Cette évolution des achats de prestations intellectuelles, comptables et financières désormais entre les " mains " des acheteurs a amené des éléments positifs pour les prestataires :

• Le périmètre d'intervention des prestataires dans les entreprises s'est en effet élargi par l'intermédiaire des directions achats, qui ont une vision complète des différents services proposés par le prestataire et des demandes des différentes directions opérationnelles de l'entreprise.
  
• Le danger de rupture de la relation de proximité avec un opérationnel " sortant " est écarté du fait d'une relation plus pérenne avec une direction achat dans le cadre d'un accord cadre souvent pluri-annuel.
  
  

Les 10 principes clés à respecter

1. Bien connaître les autres directions opérationnelles et leurs besoins

2. Exiger de celles-ci une parfaite définition du besoin dans le cahier des charges. Si ce n'est pas le cas, cela peut conduire à une affectation de professionnels " surqualifiés " et donc contribuer à une surcote financière inutile.

3. Bien connaître le marché : cibler dans la consultation les bons prestataires. Les cabinets d'expertise comptable et cabinets de conseil ne délivrent pas forcement la même prestation.

4. Bien choisir le mode de consultation : une simple prestation d'assistance n'exige pas forcément le recours à un appel d'offre détaillé.

5. Sélectionner les offres selon plusieurs critères et non pas uniquement sur celui du prix (qualité des profils, souplesse, taille et références du prestataire, etc ...).

6. Mettre en place un contrat cadre pluri-annuel avec un prestataire régulier, la perspective de volume futur le conduira à proposer des tarifs optimisés. Ainsi le critère prix n'entrera plus en ligne de compte dans les prochaines demandes.

7. Communiquer auprès des directions métier du groupe la liste des partenaires " privilégiés ", les inciter à les solliciter en priorité.

8. Contractualiser rapidement avec le fournisseur retenu (retour proposition, contrat, bon de commande), cela facilitera la facturation des prestations.

9. Répondre systématiquement à tous les prestataires non retenus afin qu'ils puissent débloquer le planning des collaborateurs proposés.

10. Faire des points réguliers avec le prestataire sur la bonne exécution du contrat. Y associer les opérationnels est un plus.

L'expert

Daniel Muckenhirn est associé responsable du département assistance comptable et financière chez Primexis, cabinet d'expertise comptable et de conseil, spécialisé dans l'accompagnement de grands comptes, groupes et filiales d'entreprises françaises et internationales, avec près de 300 collaborateurs.