Achats de prestations intellectuelles : quelles exigences à chaque étape du processus achats

Premier prérequis. Comprendre et formuler l'expression du besoin. Les achats de prestations intellectuelles occupent une place non négligeable dans les budgets d'achat de l'entreprise. Effectuer un premier travail de définition du besoin constitue la première étape de tout achat de prestations intellectuelles. Ce n'est pas seulement spécifier un service, c'est faire des exigences qualitatives claires, qui vont suivre toute la démarche. Il s'agit à cet égard d'une analyse en profondeur des attentes de l'interne, en vérifiant les spécificités de chaque département concerné. Une bonne définition du besoin permet de construire une stratégie d'achat conforme aux objectifs de l'entreprise et notamment de définir les critères de choix du prestataire en évitant toute ambiguïté et tous désaccords ultérieurs lors de l'exécution de la prestation.

Second prérequis, l'implication de l'ensemble des métiers. Dans cette optique, les métiers doivent être sur la même ligne de départ en jouant un rôle central auprès de la direction ou des managers achats. En effet, l'implication des métiers permet de s'assurer de l'adéquation des critères de sélection aux réalités du terrain, d'apprécier les exigences spécifiques. Celles-ci peuvent être techniques en fonction des besoins, mais aussi des exigences qualitatives comme l'adaptabilité du prestataire à la culture de l'entreprise ou à l'agilité exigée pour les missions intellectuelles. Or, cette première phase décisive conditionne les suites du processus et la réussite du projet. "Chez Egis, nous avons mis en place une initiative collaborative impliquant les prescripteurs internes, afin de définir précisément les besoins et d'assurer une communication rigoureuse. Cela nous permet de garantir la qualité des prestataires et des livrables tout au long du processus," indique Pascal Amico, directeur des Achats chez Egis.

Prestataire et qualité, quels critères ?

La sélection du prestataire n'est pas une simple formalité. Au-delà du critère financier, souvent trop prégnant, la prise en compte d'autres éléments s'avère essentielle. Sébastien de Laissardière, vice-président du CNA rappelle que "des critères objectifs associés à l'examen du besoin doivent être définis pour évaluer la capacité des prestataires à satisfaire les exigences qualitatives". L'évaluation ne doit pas se faire uniquement sur la base des propositions commerciales, il convient également d'évaluer l'expérience du prestataire, ses compétences techniques, son savoir-faire mais également sa compréhension des enjeux de l'entreprise.

Il convient aussi de porter une attention particulière à la réputation et aux références du prestataire. Les avis d'anciens clients ou des études de cas peuvent représenter autant d'éléments de connaissance nécessaires pour jauger la qualité de la prestation à attendre. De manière à s'assurer que le prestataire sélectionné est en phase avec les besoins de l'entreprise "les achats doivent se fonder sur une analyse des antécédents et des performances passées", ajoute encore Sébastien de Laissardière.

Le processus de sélection doit également prévoir des indicateurs de performance clairs, définissant dès l'origine les critères sur lesquels l'évaluation se fondera. Cela dissipe toute ambiguïté et garantit une transparence dans la gestion de la prestation.

Méthodes et outils pour un meilleur contrôle de la performance

Une fois le prestataire désigné, la gestion de l'exécution de la prestation devient la suite logique. Effectivement, "il est nécessaire de se doter de méthodes et d'outils permettant un suivi et un contrôle rigoureux de l'avancement des prestations." est persuadé Sébastien de Laissardière. Une nécessité apparaît : mettre en place des indicateurs de suivi de la qualité en temps réel.

La gestion de la qualité pendant l'exécution de la prestation passe également par des points de contrôle intermédiaires pour vérifier que les attentes initiales soient bien prises en compte. Les réunions régulières de suivi avec le prestataire et les rétrofeedbacks sont des leviers efficaces pour éviter que les problèmes ne prennent trop d'ampleur. À cet égard, les outils numériques tels que les plateformes de gestion de projets ou les systèmes de pilotage de la performance, permettent de mieux collaborer, de mieux communiquer, et d'avoir une évaluation constante du résultat.