Comment la Ville de Marseille a rationalisé la chaîne logistique de ses achats

En 2015, le service logistique opérationnelle de la Ville de Marseille a investi dans une solution achats afin d'automatiser et de rationaliser davantage les missions de ses collaborateurs. Et elle est parvenue à améliorer la gestion des achats et le stockage des fournitures, des équipements de bureau et des dotations vestimentaires de plus de 7 000 agents municipaux. Rencontre avec Jean-François Dolle, respon­sa­ble de ce service.

Quelles sont les missions du service logistique opérationnelle de la Ville de Marseille ?

Ce service gère toutes les demandes de fournitures et d'équipements (hors aménagement) d'une centaine de services municipaux, dont 60 crèches et 443 écoles, pilote les approvisionnements et optimise les préparations de commandes et les stocks. En parallèle, il a en charge la dotation ou l'habillement des 7 000 agents de la Ville de Marseille, et notamment les uniformes de la police municipale ou les EPI. Sur l'année, il réceptionne plus de 300 000 articles, en distribue plus de 260 000 et effectue plus de 12 000 préparations de commandes. Les services municipaux étant répartis sur l'ensemble du territoire, cela nécessite la présence d'un magasin central pour globaliser les achats et éviter les commandes fractionnées pour maîtriser les budgets annuels, qui atteignent entre 7 et 8 millions d'euros pour l'investissement et les dépenses de fonctionnement.

Qu'est ce qui vous a décidé à acheter une solution achats ?

Auparavant, nous avions recours à trois applications informatiques qui communiquaient difficilement entre elles et évoluaient peu pour gérer les achats, les dotations et le stockage de ces fournitures courantes. L'une d'entre elle était dédiée à l'achat des tenues vestimentaires, la seconde application servait à la passation des commandes de fournitures et de mobilier, la troisième à la gestion des stocks. Selon l'opération, cela nécessitait parfois plusieurs saisies. Sans compter le temps alloué à la recherche de références ou même à la familiarisation avec l'outil, fort peu ergonomique.

En 2010, nous avons lancé un appel d'offres pour nous tourner vers une solution "métier" unique, intégrée et évolutive. Nous avons retenu l'éditeur Kimoce pour l'ergonomie et les capacités de communication de sa solution et pour ses modules intégrés qui couvrent l'ensemble de notre chaîne logistique. Du fait des spécificités de notre activité, nous avons dû opérer de nombreux développements informatiques, et notamment pour la mise en oeuvre des enveloppes de consommation mises à la disposition des services qui s'apparentent à un porte-monnaie virtuel, car non connecté directement au SI finances ou au déploiement du module habillement. Ensuite, nous avons procédé à des tests avec des services pilotes avant de déployer la solution en 2015 pour les fournitures et le mobilier, en 2016 pour la dotation et l'habillement des agents.

Depuis, comment gérez-vous la chaîne logistique ?

Aujourd'hui, plus de 300 utilisateurs gèrent toute la chaîne logistique de la Ville de Marseille et les 43 collaborateurs du service logistique opérationnelle s'occupent spécifiquement des commandes qu'ils passent via un portail web. Depuis ce dernier, ils accèdent à un catalogue de 3 000 articles référencés, remplissent et valident le panier comme sur une plateforme marchande classique du Web. La commande virtuelle est ensuite réceptionnée par un magasinier qui s'occupe de sa préparation et de la dotation ; certains articles étant livrés sur le site destinataire, d'autres directement récupérés par les agents municipaux. Si l'un des articles n'est pas en stock, le collaborateur qui a passé commande en est informé et peut agir en conséquence. Et pour un article qui n'est pas référencé au catalogue, une commande peut être décidée après une étude des besoins et de prix et la passation d'un marché, le cas échéant.

D'autre part, les outils de suivi permettent une meilleure anticipation des besoins et donc des stocks disponibles, sachant que les délais fournisseurs peuvent atteindre 90 jours sur l'habillement, par exemple. Ils servent également à l'optimisation des achats dans un objectif de rationalisation des dépenses. Par exemple, nous pouvons nous rendre compte que nous avons beaucoup de retours négatifs sur un article retenu au catalogue et en sélectionner un autre qui peut, au final, jouir d'un meilleur rapport qualité-prix.

Quels bénéfices en retirez-vous ?

Nous avons pu automatiser un certain nombre de process, comme la préparation des commandes de fournitures avec les articles stockés qui disposent de codes à barres gérés, raccourcissant ainsi les délais. Sur les petites fournitures, les services municipaux peuvent venir récupérer leurs articles deux jours après en avoir fait la demande, contre cinq jours auparavant. Pour le mobilier, nous avons gagné du temps sur la préparation des commandes. Pour les tenues vestimentaires, la solution Kimoce gère l'historique des dotations de chaque collaborateur concerné (périodicité, quantité, taille des habits, équipements obligatoires...).

Ce fonctionnement assure au service logistique opérationnelle de disposer des "bonnes" références et du "bon" stock pour faire face à toutes les demandes, voire d'avoir des équipements de "dépannage" en fonction des aléas. En conséquence de quoi, nous avons pu réduire la surface disponible de stockage, passant de 12 000 m² à 4 500 m². L'automatisation des process, de la gestion de la demande à la sortie des stocks, permet au service logistique opérationnelle de travailler mieux, sans tâches administratives chronophages. Les collaborateurs peuvent consulter la consommation du budget, alloué par trimestre et par service, depuis le portail web ; ce qui, d'une certaine façon, contribue à responsabiliser les dépenses. En 12 ans, nous avons réussi à économiser près de 30 % sur notre budget annuel global grâce à une optimisation des références, à un meilleur sourcing, un suivi plus fin, etc.