La mutualisation, une source d'optimisation des achats

Deux types d'acteurs accompagnent les entreprises pour les aider à mutualiser leurs achats : les centrales et les groupements. Les premières référencent des fournisseurs pour le compte de leurs adhérents, qui les rémunèrent en leur versant un pourcentage sur les achats effectués. Le fonctionnement des groupements est différent. Il tient à leur structure juridique spécifique, puisque les membres et bénéficiaires sont tous associés au capital. Le groupement passe momentanément un contrat entre plusieurs acheteurs.

Si les entreprises en sont familières, il semble que ces structures attirent de plus en plus les acheteurs publics, qui sont impactés par la politique de réduction des dépenses menées par l'État. "Nous constituons des groupements d'achat depuis 2009", témoigne ainsi Pierre Laffitte, directeur général des services de la communauté d'agglomération de Maremne Adour Côte-Sud, dans les Landes. "Nous recourons à ce dispositif pour l'achat groupé de papier, de vêtements de travail, de produits d'entretien, de maintenance de système de climatisation, de chauffage et d'ascenseurs, ou encore pour les contrôles périodiques obligatoires."

Jusqu'à 30 % d'économies

Afin de gagner en efficacité, certaines centrales se sont mêmes créées sur la base d'un regroupement entre acheteurs publics et privés. C'est le cas d'Approlys, qui est née en février dernier, à l'initiative des départements de l'Union des Trois (Eure-et-Loir, Loir-et-Cher et Loiret). Moins d'un an après sa création, l'entreprise fédère 470 organismes publics et privés repartis sur tout le territoire de la région Centre.

Elle rassemble notamment le département de l'Indre, les communautés d'agglomération et communes d'Orléans et Châteauroux, ainsi que des entreprises, des associations de parents d'élèves, des établissements scolaires ou des structures intervenant dans le domaine social ou médico-social. Une véritable mutualisation des ressources permet à l'ensemble des membres de maîtriser leurs dépenses et d'optimiser leurs achats.

Associations, GIE ou sociétés

Soumis à la baisse des dotations de l'État, les collectivités recherchent en permanence des pistes d'optimisation de leurs coûts. Approlys leur aide à atteindre cet objectif, tout en veillant à promouvoir l'économie locale. Approlys, comme les autres centrales d'achat, fonctionne sensiblement sur un même principe : elle n'achète pas directement mais centralise les demandes puis gère les procédures des marchés. Grâce à la massification des achats générés par les adhésions, la centrale peut obtenir d'importantes baisses, qui peuvent aller jusqu'à 30 % du prix des produits et services recherchés. Reste que rejoindre un groupement, ou en fonder un, pose la question de son mode de gouvernance et de sa structure juridique.

Le groupement d'intérêt public (GIP) semble une solution privilégiée par les acteurs du secteur public. Il apporte en effet une certaine souplesse de fonctionnement et protège le groupement d'une requalification de ses prestations en marché public. Dans le privé, le choix est plus large, entre association, société ou GIE. Une centrale d'achat comme Activ'HA, par exemple, a été fondée sous la forme d'une SARL. Elle facture 20 % de l'économie réalisée sur les achats à ses clients.

Selon les cas, la direction des achats participe aux choix des fournisseurs et aux négociations, via un comité de pilotage du groupement, ou externalise une partie de ses achats à un tiers partenaire, tout en veillant à garder la main sur le processus.