« Nous devons aller chercher des gains moins évidents»

Jean-Baptiste Hy : Calypso consistait à instaurer des groupes de travail interministériels de 5 à 6 personnes réunissant des prescripteurs, des utilisateurs et des acheteurs pour qu’ils recherchent des bonnes pratiques sur un segment donné. Une quarantaine de segments (des fournitures au mobilier en passant par le matériel informatique) représentant environ 5 milliards d’euros d’achats ont été passés au peigne fin afin de trouver des opportunités de gains. Le programme s’est achevé fin 2011, et ce travail nous a permis d’identifier un peu plus de 950 millions d’euros de gains potentiels. Pour beaucoup d’achats, l’amélioration de la performance achat passe plutôt par la définition du juste besoin, en luttant contre la sur-qualité et la sur-ingénierie dans les marchés ou en améliorant le suivi d’exécution des marchés, que par la massification.

Quelles sont les familles d’achats qui offrent actuellement le plus d’opportunités de gains ?

Nous nous sommes intéressés en particulier aux achats de prestations immobilières et aux achats informatiques (respectivement 40% et 20% des dépenses pilotées par le SAE). L’État doit entretenir un parc très hétérogène de 30 000 bâtiments. Les achats de prestations de maintenance immobilière (parc d’ascenseurs, installations de chauffage, systèmes de sécurité incendie) et les travaux de second œuvre (entretien, aménagement) ont pu faire l’objet de marchés locaux coordonnés avec succès par nos missions régionales achats (deux personnes par région). Bien souvent, la refonte du cahier des charges et la remise en concurrence des prestataires de maintenance et d’entretien – dont les contrats ont parfois été mécaniquement réévalués pendant vingt ans d’une année sur l’autre - ont généré de facto de substantielles économies, allant jusqu'à 50%. Les entreprises locales sont ainsi appelées à répondre à de nouveaux marchés.

Les travaux immobiliers lourds (constructions neuves, réhabilitations lourdes) font aussi partie des chantiers de réduction des coûts. Nous avons passé des marchés avec des économistes de la construction qui vont discuter les postes de prix avec les prescripteurs. Cette démarche est plus complexe que de déployer un marché interministériel, car cela se traite opération par opération.Il faut aller chercher des catégories d’achats sur lesquelles la spécification du besoin est un critère essentiel : l’IT est à cet égard un secteur particulièrement porteur. Nous avons passé des marchés de matériels informatiques (PC, serveurs, stockage) fondés sur la standardisation des besoins qui produisent de très bons résultats. Nous avons commencé à nous intéresser aux prestations informatiques : entre l’État et les opérateurs, cela représente 1,3 milliard d’euros d’achats, mais le sujet est plus difficile. Il nous faut convaincre les DSI qu’il existe un enjeu achats dans ce domaine. À cela s'ajoutent les logiciels (environ 250 millions d’euros d'achats) : la marge de manœuvre dans ce domaine est très faible car la dépendance des SI vis-à-vis des fournisseurs de logiciels est élevée.

Après avoir réalisé 500 millions d’économies, avez-vous du mal à trouver un second souffle ?

Nous avons un peu mangé notre pain blanc, c’est certain. Notre objectif demeure d’économiser 1 milliard d’ici à la fin 2012, soit 3,5% de gains achats par an. Pour l’instant, les 330 millions d’euros ne sont pas encore assurés pour la fin de l’année, car les économies sont plus difficiles à trouver maintenant, mais je suis en train de redéfinir la feuille de route à l’horizon 2015. Les crédits de fonctionnement des administrations doivent baisser de 15% entre 2013 et 2015. Il faut faire le maximum d’économies achats sur ce périmètre. Nos objectifs doivent être en rapport avec cet effort. Il faudra combiner plusieurs leviers d'économies : achats, rationalisation des parcs de bâtiments, de véhicules, etc., et renonciation pure et simple à des dépenses. Parmi les leviers qui nous permettront d’atteindre ces objectifs, il y a la progression de la maturité des organisations achats, un pilotage plus directif, notamment au niveau du déploiement et du suivi de l’exécution des marchés dans tous les ministères, et aussi l’amélioration de la fonction RH. Nous avons beaucoup de mal à trouver des acheteurs. Dans les écoles de la fonction publique, les élèves reçoivent un enseignement juridique sur les marchés publics, mais pas sur les aspects économiques de l'achat. Dans les services, il y a beaucoup de monde dans les bureaux des marchés et dans l’approvisionnement, mais peu d'acheteurs. Il faudrait davantage de personnes sur les marchés et sur les achats.

Nous avons effectivement récupéré de nouvelles fonctions, notamment le pilotage de la rationalisation du parc automobile de l’État. C’est une mission qui n’est pas directement liée à notre métier d’acheteur, mais c’est une source de gains immédiats et visibles. Aujourd’hui, nous avons défini la politique de gestion de flotte (réduction du nombre et de la taille des véhicules) et commencé à la mettre en œuvre dans de bonnes conditions. Plus difficile, on nous a demandé fin 2010 de professionnaliser les achats des opérateurs de l’État (EPA, Epic et autres établissements publics). Ces établissements disposant d’une certaine autonomie au sein de l’administration, notamment parce que ce sont des personnes morale différentes, on ne peut pas travailler avec eux comme avec des services de l’État classiques. Citons par exemple Pôle Emploi ou le CEA, qui ont une fonction achats bien développée, les opérateurs rattachés à la sphère de l’écologie comme les agences de l’eau, l’Ademe, VNF ou ceux liés au monde scientifique comme le CNRS, l’Inserm, l’Inra. Pour tous ces opérateurs, nous avons créé en 2011 un comité des achats des 25 plus grands opérateurs. Restera à inclure dans ce plan les opérateurs du ministère de la Culture ainsi que les universités. Notre but est de les aider à tirer un bénéfice optimal de leurs ressources tout en respectant leur autonomie décisionnelle via l’amélioration de la performance achat et l’instauration de bonnes pratiques.

Sur le volet environnemental, la performance de nos fournisseurs nous aide à respecter les engagements de la circulaire du 3 décembre 2008 sur l'exemplarité de l’État rédigée à l’issue du Grenelle, notamment en ce qui concerne les fournitures (papier, mobilier de bureau, matériel informatique ou, encore, la flotte automobile). Le volet de l’insertion est plus compliqué. L’objectif fixé pour 2012 était de réaliser 10% des achats auprès d’entreprises du secteur adapté ou de milieux éloignés de l’emploi. Nous en sommes loin puisque le pourcentage est de 2% dans le meilleur des cas. Sur le modèle du programme Calypso, nous avons fait travailler des groupes sur le sujet de l’insertion appliquée à l’IT, aux fournitures générales et aux prestations de services immobiliers. Nous avons ainsi identifié un certain nombre d’exemples (prestations de nettoyage, d’accueil, traiteurs) et de bonnes pratiques notamment dans les collectivités locales. Ces travaux ont fait l’objet d’une restitution en mai, et il a été décidé notamment de systématiser la clause d’insertion dans les marchés de BTP. Il faut signaler que les PME sont parfois réticentes vis-à-vis de ces clauses sociales, car elles ont plus de mal que les grands groupes à les gérer au niveau RH. Nous veillons aussi étroitement à ce que tous nos acheteurs évaluent l'impact de leur action sur le tissu des PME avant de lancer leurs marchés. Nous améliorons sans cesse la convivialité d’utilisation de notre plateforme de publication des marchés. De plus, nous essayons de normaliser nos cahiers des charges pour créer automatismes et repères. Un outil logiciel, similaire à celui utilisé par la Ville de Paris, est en cours de développement pour aider les acheteurs et les fournisseurs.

Après avoir été sous-directeur chargé du budget et de l'immobilier, puis directeur adjoint chargé des missions foncières et domaniales à la Direction générale des impôts (DGI) de 1999 à 2001, Jean-Baptiste Hy (55 ans), énarque de formation, a pris la tête de l'Agence centrale des achats (ACA) de Bercy en 2006. Les audits de modernisation lancés sous le gouvernement précédent débouchent à l’époque sur un plan de professionnalisation de la fonction achats au niveau interministériel. Début 2009, le service des achats de l’État est créé et confié à Jacques Barrailler. Nommé directeur adjoint de ce dernier, Jean-Baptiste Hy a pris sa succession début 2009.

Service des Achats de l’État (SAE)
EFFECTIF TOTAL
62 personnes
EFFECTIF ACHATS
30 acheteurs
VOLUME ACHATS DE L'ÉTAT
(30 milliards : 18 milliards pour le fonctionnement + 12 milliards d'achats spécifiques)