Genèse d'un service achats : le témoignage de l'INPI

À l'Institut national de la propriété industrielle (INPI), le service achats est tout jeune.

"Le service achats a été créé en janvier 2014 dans le cadre du contrat d'objectifs et de performance 2013-2016, afin de répondre aux nouveaux enjeux internes de maîtrise des coûts", détaille Franck Barrailler, responsable achats de l'INPI [photo ci-contre]. Une mission d'envergure pour cet ancien responsable du pôle achats au sein de l'agence nationale de l'habitat. La feuille de route achats a été signée dès septembre 2014 par le directeur général Yves Lapierre. "Une direction générale très motrice", s'enthousiasme le responsable achats. Avec un objectif final d'un million d'euros de gains achats par an.

Les achats étaient autrefois gérés par le pôle marchés publics "très axé juridique". Un service composé de quatre juristes et responsables des marchés publics. Le nouveau service achats a intégré ces 4 experts juristes et a recruté une assistante achats en mobilité interne ainsi qu'un acheteur extérieur issu du privé. Dans l'objectif de professionnalisation de la fonction achats, les juristes ont notamment pu bénéficier d'une formation sur des sujets spécifiques comme le sourcing ou la négociation.

Le pilotage achats s'articule autour de 5 axes : acheter mieux, instaurer un dialogue avec les fournisseurs, mettre en place une démarche RSE et promouvoir l'innovation mais aussi professionnaliser les achats et les contrôler pour plus d'efficacité. Cela passe par "l'intégration de nouvelles activités achats comme la négociation, le sourcing, ou la définition des besoins", explique Franck Barrailler.

1,6 million d'euros de gains

Et les résultats ne se sont pas fait attendre. Suite à la création du service achats, la "modification des processus achats rationalisés, optimisés et le levier de la négociation ont permis de réaliser 1,6 millions d'euros de gains", se félicite le responsable achats de l'INPI.

Dans la même lignée, le service achats a formé 130 prescripteurs sur 2 thèmes : la définition des besoins et la négociation. Enfin, les achats travaillent sur le dialogue avec leurs fournisseurs et non uniquement sur "le fait d'apporter des réponses sur la consultation et l'exécution des marchés", précise Franck Barrailler.

Toujours côté fournisseurs, les achats ont créé une vraie dynamique en organisant le 19 juin dernier la première convention fournisseurs au sein de l'établissement. L'Institut a réuni à cette occasion une soixantaine de fournisseurs stratégiques "qui représentent 80 % du chiffres d'affaires", une quarantaine de prescripteurs, le service achats et le comité de direction. Au total, plus d'une centaine de personnes étaient présentes. La raison? "D'une façon générale, les problèmes sont remontés aux prescripteurs mais pas au service achats. Et les questions sur les problèmes liés à l'exécution des marchés, aux sous-traitants, ou aux règlements des factures n'obtenaient pas forcément de réponses", explique Franck Barrailler. L'objectif de cette convention était donc de "présenter les fournisseurs au service achats mais aussi de présenter les acheteurs et communiquer sur ce que fait le service". Franck Barrailler a pris conseil auprès de Marc Sauvage, président de la Cdaf pour l'organisation de cette demi-journée. "Nous avons mis en place des ateliers sur des thématiques comme la sous-traitance, l'analyse des offres, les règlements financiers ou les accords-cadres", confie ce dernier. Le dg de l'INPI y a également présenté la vision stratégique de l'Institut sur les 5 ans à venir. Face au succès rencontré, cet événement a l'ambition d'être annuel. Et le responsable achats "d'envisager une prochaine rencontre avec les PME".

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