Démat' de la commande publique, que s'est-il passé depuis le 1er octobre?

La commande publique poursuit sa transformation. Depuis le 1er octobre dernier la full démat' s'impose aux acheteurs comme aux opérateurs économiques, comment se sont passés les premiers marchés dématérialisés au sein des différents organismes publics, quelles ont-été les remontées de part et d'autres, les écueils rencontrés? La dernière conférence annuelle de l'Association des Acheteurs Publics (AAP) qui s'est tenue vendredi dernier fut l'occasion de faire le point et d'échanger conseils et bonnes pratiques.

"Nous n'avons pas eu de remontées au sujet de difficultés particulières, note Laure Bédier, DAJ du ministère de l'Economie et des Finances. Depuis le 1er octobre 15834 DUME ont été créés par les acheteurs ce qui est plutôt positif. Coté entreprises le principal problème remonté par les opérateurs économiques est que les différentes plateformes publiques et profils d'acheteur se présentent sous des formes diverses et variées ce qui complexifie la lisibilité des démarches à mener."

En fait de big bang numérique, le plus gros changement a été la diffusion de DCE (dossier de consultation des entreprises) sur le profil d'acheteur. Pour les candidatures, la dématérialisation a donc plutôt été bien accueillie et bien appliquée. En revanche si l'on regarde du côté des réponses aux marchés les choses se corsent, notamment en raison de la signature électronique loin d'être en place de façon généralisée. La signature électronique et les certificats qui vont de pair, continuent de cristalliser toutes les craintes : de nombreuses entreprises préférant répondre en version papier ou doublant leur réponse électronique d'un envoi postal de peur de voir leur offre rejetée. Or, "la signature électronique n'est pas obligatoire! rappelle Laure Bédier, ni au moment de la candidature ni au moment de la transmission des documents de l'offre."

Pour les acheteurs publics aussi la signature électronique est source de complexité pour le moment : "La dématérialisation ne concerne pas uniquement la passation des marchés mais aussi leur exécution et donc ce n'est pas uniquement l'affaire de la partie achats mais aussi de la partie finance. Cela bouscule les organisations et impose de revoir les délégations de signature pour limiter le nombre de signataires et à terme simplifier la transmission des documents d'un service à l'autre", estime Véronique Queru-Fernandez, directrice de la commande publique de Versailles.

Tant que la signature électronique n'est pas obligatoire, mieux vaut donc ne pas s'en encombrer. "Il est important de marteler dans le RC (règlement de consultation -Ndlr) que la signature n'est pas demandée. N'hésitez pas à écrire noir sur blanc : "vous ne devez pas signer la candidature ni les documents de l'offre", insiste maître Raphaël Apelbaum, du cabinet LexCase. De même pour les collectivités qui disposent de logiciels de rédaction de RC, il est autorisé voire recommandé d'en modifier la forme. Lorsqu'un éditeur propose un modèle type de 50 pages, l'acheteur est libre d'enlever tout le superflu pour recentrer et clarifier les attendus. "Pourquoi ne pas réduire le RC au minimum en renvoyant à un numéro de téléphone pour gérer directement le conseil aux opérateurs", suggère maître Apelbaum qui conseille également aux acheteurs de préparer dès à présent 3 types de DUME, 1 pour les marchés de travaux, 1 pour les marchés de fournitures et 1 pour les marchés de services avec pour chacun les bonnes typologies.