L'Alpha des achats au ministère des Armées

Le 16 mars, la ministre des Armées, Florence Parly, a inauguré Alpha, nouveau système d'information de gestion des achats (hors armement) unifié qui équipe à présent le ministère des Armées. Basé sur le progiciel Oalia Marchés Publics, Alpha remplace une dizaine de systèmes de gestion des achats. L'objectif de cet outil est d'harmoniser et de simplifier les processus. Il doit aussi assurer l'interopérabilité, en particulier avec Chorus. Florence Parly s'est réjouie de la mise en place de ce nouveau système qui "contribue à l'avancée de la transformation numérique et de la modernisation de l'administration". Il offre, a t-elle précisé "une nouvelle source de gains significatifs de productivité et de performance économique pour le ministère"; déclaration qui faisait écho aux propos du chef de la mission achats du ministère des Armées, Jean Bouverot, qui venait d'expliquer que les acheteurs, à présent dotés d'un système plus performant et automatisé pourront davantage se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée.

L'installation de ce nouveau système s'inscrit dans le cadre d'un programme de rationalisation et professionnalisation des achats du ministère lancé en 2008. Une réforme pilotée aujourd'hui par Jean Bouverot, chef de la mission achats du ministère des Armées. "Notre volonté est de dégager des marges de manoeuvre aux acheteurs pour qu'ils investissent davantage la stratégie, car les gains achats se font en amont du processus", a t-il commenté. En amont, il est revenu sur le diagnostic fait au ministère avant la réforme et avant Alpha qui démontrait notamment "un sous investissement chronique de la stratégie, un sur-investissement de la contractualisation, un nombre trop important de procédures et un sous investissement aval, notamment dans le contrôle des achats". "Alpha", a commenté Jean Bouverot, "permettra notamment une industrialisation des process et des documents (avec une dématérialisation de bout en bout, de l'expression du besoin à l'archivage), un dialogue renforcé entre les acheteurs et les prescripteurs, ces derniers bénéficiant d'une visibilité sur tout le parcours de la réponse apportée à leur besoin, et une fluidification des circuits d'approvisionnement ainsi qu'une mobilité renforcée". Coût total du projet intégrant les ressources internes : "Moins de 10 millions d'euros, une somme compensée en partie par l'abandon des autres applications. Le ROI de ce projet, a ajouté Jean Bouverot, se fera sur peu plus de deux ans".

Deux fonctions vont bientôt être ajoutées à Alpha: les catalogues électroniques et la signature électronique. En 2019, Alpha sera aussi interfacé avec le système interministériel de planification des achats qui va être proposé par la DAE

Groupement d'entreprises

Alpha a été développé par trois entreprises que sont IBM, l'éditeur de logiciels Oalia et Klee Group. Ces deux dernières étant des PME françaises. Sur les 18.5 milliards d'achats annuels réalisés par le ministère auprès d'entreprises de toutes tailles, plus de 30% des commandes sont réalisées auprès des PME qui composent 80% des fournisseurs. Le ministère compte 29 000 fournisseurs avec lequel il s'efforce de bâtir des relations responsables puisque, comme l'a rappelé Florence Parly, le ministère a été labellisé Relations Fournisseurs & Achats Responsables. Les fournisseurs qui, assure le ministère sont payés en moyenne en 22,8 jours. "Le ministère des armées", a indiqué Florence Parly, "est un bon acheteur. C'est d'ailleurs le seul à avoir reçu le label Relations Fournisseurs & Achats Responsables et le prix des délais de paiement en 2017. Nous respectons nos fournisseurs et comprenons leurs contraintes. Ce SI est aussi un signal qui leur est envoyé: 'n'ayez pas peur du marché des armées, car ici, vous serez bien traités'."