Allier contrôle des dépenses et développement durable

@ FOTOLIA/THOMAS LAUNOIS

Selon la dernière étude Acte-KDSCette enquête en ligne, réalisée entre décembre 2009 et janvier 2010 a recueilli les opinions de 317 voyageurs d'affaires, directeurs voyages et responsables achats en entreprise, les entreprises n'ont pas mis de côté leur politique RSE (responsabilité sociale) en matière de voyages d'affaires, en dépit de la crise. Ainsi, pour 19 % des répondants, la réduction du nombre de voyages d'affaires dans leur organisation visait à réduire les coûts, mais aussi à atteindre leurs objectifs en matière de développement durable. Deux ambitions qui ne s'avèrent pas forcément incompatibles.

Jean-Louis Haie, Factea Durable

«Le déplacement le plus responsable est celui que l'on évite. »

Evaluer le ROI du voyage

Avant même d'élaborer les lignes directrices d'une politique de voyages verts, « l'une des toutes premières démarches consiste à analyser le besoin réel: ce voyage est-il indispensable et quel ROI dégage-t-il? », rappelle Etienne Pénaud, spécialiste en travel management chez Atlans. Avec la crise, les entreprises se sont sérieusement penchées sur la question de l'intérêt du voyage d'affaires: « Elles essaient de mesurer le coût complet d'un voyage et son intérêt en termes de business », constate Laurent Engrand, responsable commercial entreprises chez Amadeus. « L'entreprise et ses collaborateurs doivent prendre conscience que le déplacement le plus responsable est celui que l'on évite », résume Jean-Louis Haie, manager chez Factea Durable, conseil en développement durable.

Une fois que l'utilité du voyage a été démontrée, intervient le deuxième levier: définir des règles précises afin de privilégier les modes de transport les moins polluants. Factea Durable estime qu'une entreprise divise par cinq, voire par 20, ses émissions de gaz à effet de serre en utilisant le train plutôt que l'avion. De même, ces rejets peuvent être divisés par cinq en privilégiant le bus au taxi.

Ainsi, dans les entreprises ayant commencé à mettre en place des grilles d'évaluation, on constate qu'une vraie tendance se dessine: le train devient obligatoire pour les déplacements en métropole d'une durée inférieure à trois heures. Pour des déplacements à l'étranger en avion de moins de cinq heures, la classe économique est obligatoire, car l'émission de CO2 par siège y est plus faible qu'en classe affaires. Parallèlement, il est possible de choisir les compagnies aériennes dont les flottes sont les plus récentes et donc les moins polluantes. Attention toutefois à ne pas rendre le voyage trop inconfortable: en effet, certains collaborateurs sont amenés à se déplacer très fréquemment ou très loin. Le voyage est parfois considéré comme lié au statut et l'application de règles précises doit passer par une sensibilisation préalable, afin d'éviter les comportements contre-productifs et de limiter le sentiment de frustration. Comme le souligne Jean-Louis Haie, « certaines entreprises choisissent de passer par la «petite porte» et de s'attacher à la sensibilisation de leurs collaborateurs, sans imposer de règles ».

Cette mise en garde des salariés se fait généralement en interne, avec l'aide des équipes RSE et communication. Les agences de voyage et plateformes de réservation en ligne proposent aussi des outils pour sensibiliser les voyageurs: « L'impact en CO2 des différents modes de transport est indiqué dès la réservation. Nous proposons aussi des reportings réguliers sur le nombre de voyageurs, leur destination et les moyens de transport utilisés », explique Laurent Engrand. Et pourquoi ne pas organiser un concours du service le plus « éco-voyageur»? Une bonne manière de récompenser ceux qui jouent le jeu du développement durable...

Développer la téléconférence

Enfin, pour les entreprises qui n'autorisent que les voyages prioritaires, les solutions de visioconférence représentent une alternative intéressante. « Depuis deux ans, même si l'on ne peut pas considérer qu il s'agit d'un véritable décollage, l'intérêt pour les solutions de communication à distance se confirme. Les entreprises entament une réfexion sur leur mode de communication », observe Jean- Paul Martin, gérant de CanalVisio, spécialiste des solutions de visioconférence. Mais les entreprises, même importantes, ne sont pas forcément équipées de dispositifs dans toutes leurs filiales. C'est pourquoi la promotion de ces solutions passera par la multiplication des services de proximité à disposition des entreprises, notamment dans des centres d'affaires ou des structures hôtelières qui s'équipent progressivement. Pour garantir le succès de ces solutions, Jean-Paul Martin conseille de les aborder sous l'angle des usages plutôt que d'un point de vue technologique. Et de ne pas lésiner sur la qualité des matériels et des supports techniques. Pour convaincre les utilisateurs, les installations doivent être parfaitement opérationnelles. Au point que dans certaines salles, des écrans installés à la place des participants créent une ambiance de travail très réaliste. Pour preuve, CanalVisio compte parmi ses clients une compagnie de transport aérien qui a organisé une réunion en téléconférence entre plusieurs villes d'Europe et d'Afrique.