RFI : à ne pas négliger !

Le sourcing est un sujet clé au sein des directions achats. Pour aider les acheteurs dans cette étape essentielle de leur mission, il existe un outil : la RFI ou Request For Information (demande d'information). "C'est le travail le plus intelligent que peut faire un acheteur", pense Olivier Wajnsztok, directeur associé d'AgileBuyer. Concrètement, la RFI consiste à récupérer des informations auprès des fournisseurs potentiels pour affiner son sourcing. Utiliser les RFI est intéressant pour les achats de biens ou de prestations réalisés pour la première fois, pour lesquels le marché et les différents acteurs sont mal connus. "Certains de mes clients surnomment les RFI "beauty contest" : l'objectif est, en effet, de demander aux fournisseurs potentiels ce qu'ils ont à proposer, pour identifier les technologies et services qui pourraient être profitables pour son entreprise. C'est un appel au marché", définit Franklin Brousse, avocat spécialisé dans les achats innovants. Pour lui, les RFI peuvent, notamment, être utiles dans les achats en innovation, essentiels en ces temps où les entreprises réalisent leur transformation digitale.

"Les RFI peuvent être des sources d'inspiration incroyables en matière d'innovation", abonde Haïssam Abdul-Wali, directeur de l'équipe Sourcing de Timspirit. À condition, selon lui, que la RFI soit une véritable ouverture au marché. "La RFI est un moyen de s'ouvrir à des fournisseurs qu'on ne connaît pas ou peu, donc de ne pas rester cantonné aux fournisseurs avec lesquels on a l'habitude de travailler", souligne Haïssam Abdul-Wali.

La RFI est ainsi un premier contact avec les prestataires potentiels, un premier pas dans la relation future. "Nous considérons, chez Timspirit, que de bonnes relations pérennes entre client et fournisseurs apportent de la valeur aux deux parties. Cette relation se construit dès le processus de RFI", met en garde Haïssam Abdul-Wali. Il s'agit alors de soigner cette étape, qui est parfois mal traitée. Selon Olivier Wajnsztok, les meilleurs acheteurs sont ceux qui font de bonnes RFI, car ils choisissent les bons fournisseurs. "Alors qu'un appel d'offres permet de sélectionner le meilleur fournisseur, la RFI répond à une question simple et compliquée : qu'est-ce qui fait qu'un fournisseur est structurellement ou stratégiquement bon pour délivrer un appel ou un service, définit-il. Il faut, pour cela, être capable de déterminer les leviers stratégiques de compétitivité ou de compétence, ce qui fait qu'un fournisseur est structurellement bon, au-delà du simple critère de prix", ajoute-t-il.

Un questionnaire pertinent

Comment, alors, construire une bonne RFI Jacques Fayet, expert en achats, rappelle que la rédaction de la RFI intervient après la définition des besoins. "Les RFI permettent de savoir vers quels fournisseurs on va s'orienter en termes techniques et en fonction de la stratégie achats, La RFI doit s'intéresser à des éléments qui répondent à des besoins réels et à la stratégie de l'entreprise." Il faut donc savoir où l'on va avant de lancer la RFI et ainsi avoir consulté les clients internes, voire d'autres services, comme la RSE, la qualité, etc. Même si la RFI peut aussi être l'occasion d'affiner ses exigences et de préciser son cahier des charges.

C'est avec ces différents acteurs internes que sont définies les questions à envoyer aux fournisseurs potentiels. Jacques Fayet conseille "la technique de l'entonnoir" : "Cela permet de recueillir des informations, de débroussailler le terrain grâce à des questions d'ordre général, afin de sélectionner les fournisseurs qui correspondent à nos critères", décrit-il. Il lui est arrivé, dans sa carrière, d'effectuer deux RFI, une très générale et une autre avec des questions plus précises, plus techniques. "C'est plus long, mais cela permet de bien cibler et de travailler avec le meilleur fournisseur", estime-t-il.

Attention aux nombres de questions adressées : Olivier Audino, président de BME Consulting - Sourcing Force, conseille de ne pas dépasser 10 à 20 questions.

"Il s'agit juste de couvrir les informations éliminatoires pour participer à l'appel d'offres : les questions ne doivent pas être trop détaillées, pour ne pas faire perdre de temps et aux fournisseurs et aux personnes qui vont devoir analyser les réponses", souligne-t-il, jugeant que si le questionnaire de la RFI va trop vite sur des questions de type RFP (Request For Proposal, autrement dit des appels d'offres), on perd du temps à analyser des fournisseurs qui ne pourront pas aller plus loin et on prend le risque que certains d'entre eux ne répondent pas. Pour lui, une RFI ne réunit que quelques questions clés, dont les réponses peuvent être analysées dans l'heure.