Comment bien exploiter les données ?

Aujourd'hui, les directions des achats détiennent des informations utiles à toute l'entreprise. Tout l'enjeu est de collecter au mieux les nouvelles données, de les trier et de les exploiter. Une tâche ardue, quand on sait que la quantité de données collectées entre 2018 et 2035 sera multipliée par 45.

"Il y a de la donnée interne liée au fonctionnement de l'entreprise (paiement des factures, par exemple) et de la donnée externe liée aux fournisseurs", explique Pascal Pelon, directeur des achats d'Axa, lors d'un atelier organisé le 21 juin 2022 dans le cadre des Universités des achats du CNA.

Problème : ces données sont dispersées dans beaucoup de systèmes et ne sont pas homogènes. Il est aujourd'hui complexe d'y accéder et de les analyser. "Chez Axa, nous avons mis en place un outil qui va chercher de la donnée dans tous les systèmes d'information en interne et externe et qui va ensuite la mettre en forme", informe Pascal Pelon.

Une meilleure maîtrise des risques

Pour les acheteurs, une bonne exploitation des données apporte plusieurs bénéfices. "Les données sont une formidable mine d'or qui sont peu exploitées aujourd'hui", regrette Pascal Pelon. Elles permettent notamment une meilleure connaissance des fournisseurs et de mieux évaluer les risques de travailler avec eux.

"A titre d'exemple, nous avions sélectionné une entreprise new-yorkaise pour la formation de nos Data Scientist. Celle-ci avaient de très bonnes références sur le marché. Nos contrôles l'ont passé au crible et nous nous sommes aperçus qu'elle avait été victime d'une fuite de données. Nous avons donc décidé de pas travailler avec elle", relate Pascal Pelon.

Une bonne analyse des données offre aussi la possibilité de mieux maîtriser les risques RSE. "Les outils qui permettent d'éviter les risques ESG sont de plus en plus vogue", confirme Jean-David Faure, vice-président Customer solutions partners chez Coupa Software, une société qui édite une plateforme technologique pour la gestion des dépenses des entreprises.

"Une des données qui deviendra primordiale dans les années sera le bilan carbone du fournisseur et du produit ou du service que l'on achète", ajoute Pascal Pelon.

Une efficacité opérationnelle

Par ailleurs, l'exploitation des données pourraient également permettre de modifier les typologies de certains contrats. A l'instar des données issues des capteurs de présence dans les bureaux qui pourraient être utilisées pour variabiliser la facturation de certains services. "Quand il y a une occupation des bureaux de 100 %, nous payerons 100 % au fournisseur et 50 % quand il y a une occupation de 50 %. Cela va révolutionner le monde des services", estime Pascal Pelon.

L'analyse des données offre également la possibilité de se comparer aux autres. "Nos clients peuvent utiliser la donnée pour se benchmarker en interne et en externe", souligne Jean-David Faure. Cela contribue aussi à améliorer l'efficacité opérationnelle. "Grâce aux outils de collecte et d'analyse des données, l'acheteur perdra moins de temps sur des tâches purement administratives", souligne Jean-David Faure.

De son côté, Pascal Pelon constate qu'une "meilleure connaissance des fournisseurs et le monitoring de l'activité de manière plus précise permet de prendre des bonnes décisions". Les données servent aussi à alimenter des outils basés sur l'intelligence artificielle. "Le but de l'intelligence artificielle n'est pas de remplacer l'acheteur mais d'apporter une aide à la décision et de lui fournir des pistes d'optimisation à exploiter", détaille Jean-David Faure.

"Pour le moment, je n'ai rien vu de probant. Le danger est aussi de trop faire confiance à la machine et de prendre des mauvaises décisions", met cependant en garde Pascal Pelon.