Digitalisation des achats : une progression par étapes

La création de valeur à partir de la donnée achats était l'une des thématiques centrales de l'édition 2022 d'Ivalua Now qui s'est tenu à Paris les 5 et 6 avril. Si bon nombre de décideurs sont conscients de la pertinence des démarches de digitalisation, la méthode pour en faire une réussite est souvent source d'inquiétudes et de questionnements. Comment exploiter les données pour obtenir un réel impact stratégique ? Quelles sont les étapes qui mènent au succès ?

Procéder par étapes successives

L'exemple du géant de la construction Eiffage, détaillé au cours d'une des sessions, apporte quelques éclairages. « Notre démarche d'intégration aux côtés d'Ivalua a débuté en 2017, avec une ambition forte : la mise en place de centres de services partagés pour la gestion des facturations, le traitement des commandes associées. Il fallait bien sûr procéder par étapes successives », souligne Laurent Guthmuller, directeur projet au sein du groupe.

« Dans un premier temps, nous avons intégré au système les tarifs négociés au préalable avec les fournisseurs, en invitant les opérationnels à agir, avec leurs propres données de terrain pour enrichir les bases d'informations, et ainsi les rendre toujours plus pertinentes : il s'agissait pour eux d'ajouter des photos de produits, des mots-clés, des données techniques additionnelles. Ce sont eux les plus légitimes pour cela ; ils détiennent les éléments et la connaissance techniques pour renseigner au mieux les produits et détailler leurs caractéristiques. »

La problématique des spécificités sectorielles

Le projet de transformation a commencé en 2017. La phase de déploiement massif s'est étalée de mi-2018 à 2020 pour l'essentiel. La digitalisation concerne quelque 150 000 commandes par mois, impliquant jusqu'à 20 000 utilisateurs et près de 630 000 produits.

Au-delà des volumes considérables, l'une des difficultés est de prendre en compte les spécificités du secteur. « Dans le BTP, il n'existe pas de site industriel permanent dans lequel ont lieu les productions. La production se fait par définition toujours chez le client. Il faut donc composer avec les lieux dans lesquels on se trouve et ses particularités, rendant les prévisions difficiles », décrit Laurent Guthmuller.

Par ailleurs, les offres de catalogue et le contexte contractuel sont très changeants. « On réfléchit parfois à l'échelle nationale, parfois à l'échelle régionale. Le tarif peut lui aussi se jouer localement : un parpaing a un prix différent en fonction des régions et ne peut donc pas se gérer nationalement », précise Julien Blazy, directeur Méthodes et Performances achats chez Eiffage.

Offrir une réponse complète aux opérationnels

Si au niveau structurel le système est en place, il convient désormais d'affiner les innombrables informations au fil du temps, afin de donner une valeur toujours plus forte à cette offre d'achat digitalisée, de sorte que l'opérationnel puisse pleinement se l'approprier. « Le but est de pouvoir proposer aux acteurs de terrain une réponse du système à toutes les situations auxquelles ils sont confrontés. À l'avenir, quel que soit le catalogue (interne, externe...), il faut qu'on puisse comparer le prix, la disponibilité, les caractéristiques techniques, environnementales, de manière à faire ses choix de façon éclairée, en fonction des contraintes, du contexte local », ajoute Laurent Guthmuller.

Parallèlement, Eiffage élargit ses innovations relatives à la fonction achats, en déployant actuellement un volet autour de la location de produits, et un autre autour de la sous-traitance. À terme, l'organisation digitalisée doit représenter une boîte à outils complète, toujours plus pertinente.