Infographie Comment diviser le coût des « achats sauvages » par 3 ?

Lorsqu'il est question d'achats indirects et notamment d'achats sauvages, il est essentiel d'analyser le coût total d'acquisition (TCO ou Total Cost of Ownership).

En effet, bien que ces achats pèsent peu dans le volume d'achat global des entreprises, ils représentent pourtant l'essentiel des coûts cachés car ils sont souvent commandés en dehors du processus mis en place par le service achat. Sous le prisme du coût total d'acquisition, la lumière se fait sur les achats sauvages et les économies substantielles qu'ils représentent...

Comment identifier un achat sauvage ?

Dans cette infographie, nous avons pris l'exemple des bouteilles d'eau mais les achats sauvages, aussi intitulés achats ad hoc, peuvent prendre toute forme : petit outillage, équipement de protection individuelle, fourniture de bureau...

Le caractère commun à l'ensemble de ces achats est qu'ils sont réalisés hors processus, le plus souvent dans l'urgence, échappant ainsi au contrôle des services achats.

Concrètement, un achat sauvage peut naître d'une situation de ce type : un utilisateur a besoin d'acheter, dans notre cas précis, des packs d'eau dans le cadre de l'organisation d'une conférence. Il décide de ne pas suivre le processus établi par le service achat pour plusieurs raisons :

- Pour être honnête, il ne sait pas exactement comment suivre ce processus

- Il préfère se rendre dans un magasin à proximité pour réaliser des économies ou bien parce qu'il connaît le vendeur...

Les raisons sont multiples mais pas toujours justifiées car « achats sauvages » rime avec « coûts cachés »...

Achats sauvages = 97 % de coûts cachés

L'utilisateur qui achète en dehors du processus établi ne pense pas toujours aux coûts supplémentaires que cela engendre... et qui pourraient être évités :

- La main d'oeuvre : 22 €

L'utilisateur passe 1 heure de temps travaillé pour se déplacer au magasin d'à côté avec sa voiture et acheter ses produits. Si l'on rapporte cela au taux horaire moyen, les coûts de main d'oeuvre (charges comprises) représentent 22 €.

- Le transport : 2,5 €

Ayant pris sa voiture, l'utilisateur souhaite à juste titre se faire rembourser ses frais kilométriques. Si l'on rapporte l'indemnité kilométrique moyenne (0,5 €/kilomètres) à une distance raisonnable (5 kilomètres), les coûts de transport représentent 2,5 €.

- La gestion des frais : 53 €

Ayant avancé les frais des produits, l'utilisateur envoie sa note de frais au service comptabilité pour se faire rembourser. Si l'on se base sur le coût de traitement moyen d'une note de frais*, les coûts de gestion des frais représentent 53 €. C'est sans compter le taux d'erreur qui s'élève en moyenne à 19 % pour ce processus et revient à 48 € additionnels.

Lorsque l'on met l'ensemble des frais bout à bout, on se rend compte de l'ampleur du phénomène. Les bouteilles d'eau, achetées hors processus, se chiffrent finalement à 79,66 €, dont 97 % de coûts cachés.

En parallèle, les bouteilles d'eau achetées auprès d'un fournisseur référencé, à travers un canal digital, reviennent à 27,17 €.

Cela donne envie de rationaliser ses achats sauvages, n'est-ce pas ?

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* GBTA Foundation et HRS