[Tribune] Optimiser la gestion des comptes fournisseurs grâce à l'intelligence artificielle

Plus de 20 millions d'appareils Amazon Alexa ont été vendus en 2017, et Google a vendu un assistant Google Home chaque seconde depuis que l'expédition de la version Mini a commencé en Octobre, rendant l'intelligence artificielle à commande vocale accessible au plus large public jamais touché. La météo, une blague amicale ou des anecdotes aléatoires sont faciles à retrouver pour Alexa et Google. Et lorsqu'elles sont à cours de réponse, la déclaration, "Je ne peux pas vous aider sur cela, mais j'apprends toujours ", nous rassure et prouve que l'appareil est en apprentissage permanent.

Imaginons demander : "Google, quels comptes sont en retard de paiement de 30 jours ?"

Cette même fonctionnalité ne serait-elle pas excellente au sein d'un service de gestion des comptes fournisseurs ? Imaginons demander : "Google, quels comptes sont en retard de paiement de 30 jours ?"

Les entreprises témoignent des capacités de l'IA et de leurs bénéfices en interne. Selon un sondage de Forrester, les investissements liés à l'IA sont passés de 40 % en 2016 à 51 % en 2017. Toutefois, 55 % des répondants ont avoué n'avoir pas encore obtenu de résultats opérationnels tangibles. Les entreprises réalisent que les technologies d'IA, y compris le machine learning, ne donnent pas toujours des résultats immédiats et ne sont pas aussi simples que les options plug-and-play comme Amazon Alexa ou Google Mini.

Selon PwC, l'entreprise des Big Four, le plus grand défi à relever pour obtenir des résultats rapides est la disponibilité de volumes importants de données étiquetées pour former le système. Les factures sont un excellent exemple de gros volumes de données étiquetées et représentent un domaine où il est opportun d'implémenter une technologie d'IA. Voici des mesures concrètes pour améliorer la gestion des comptes fournisseurs et obtenir des bénéfices immédiats.

Au-delà de l'automatisation des factures

L'élimination du papier est le premier pas vers la transformation numérique des comptes fournisseurs. De nombreuses entreprises ont intégré une technologie de capture de pointe capable d'extraire, valider et comparer automatiquement les données des factures et alimenter de manière transparente le flux de travail de comptes fournisseurs, le système ERP ou l'application métier.

La prochaine génération de machine learning en gestion des comptes fournisseurs comprend l'extraction intelligente de lignes et de champs de données. Cette technologie intègre la compréhension de la structure globale d'une facture. Le machine learning permet au système de reconnaître les modèles, par exemple lorsqu'un certain code du registre général est appliqué à une facture, et d'apprendre la structure globale d'une facture afin d'extraire automatiquement l'ensemble des données significatives. Le système mémorisera ces modèles, proposera des codes aux utilisateurs qui les coderont ou trouvera tous les totaux, montants et détails contenus dans la facture. L'intelligence artificielle reconnaît le résultat et sait comment traiter, valider et recommander ces données. Cela réduira le temps que les comptables consacrent à la saisie et à la correction des données.

Un support informatique allégé

Un personnel informatique important capable de coder et d'implémenter des algorithmes et des flux de travail fastidieux n'est pas un luxe que la plupart des entreprises peuvent se permettre. C'est là que l'automatisation robotisée des processus et l'IA accélèrent le processus en permettant aux gestionnaires des comptes fournisseurs de former des systèmes via des interfaces conviviales. L'apprentissage permet à l'utilisateur d'agir en tant que facilitateur du renseignement dans l'application, éliminant ainsi le besoin de ressources informatiques.

De l'intérêt du machine learning

La fonctionnalité d'IA la plus attrayante est sa capacité à fournir des données automatisées sur les comptes fournisseurs. En intégrant l'automatisation avancée des factures pour éliminer le traitement manuel, et la technologie de machine learning pour apprendre et reproduire ce que les comptables effectuent dans leurs tâches quotidiennes, les systèmes d'automatisation de comptes fournisseurs optimiseront la visibilité sur l'état des comptes.

Les responsables peuvent savoir quand les factures arrivent, peu importe le format ou le support, et les mettre en file d'attente pour traitement immédiat. Ils peuvent également mieux contrôler le cycle d'approbation grâce à l'intelligence des données de facturation saisies et acheminer automatiquement les factures aux bons approbateurs. Les responsables peuvent prendre de meilleures décisions grâce à l'utilisation de tableaux de bord graphiques qui fournissent aux utilisateurs un aperçu en temps réel de la productivité du personnel, de l'état des factures, de la source des exceptions, des charges à payer et des passifs, des principaux indicateurs de rendement, des dépenses de l'entreprise et d'autres paramètres critiques. Les informations générées par l'intelligence artificielle permettent de détecter les problèmes et les causes des exceptions afin que les responsables puissent les résoudre immédiatement.

L'intégration de l'IA dans les comptes fournisseurs (ou dans n'importe quel service de l'entreprise) est aujourd'hui possible, à condition que les larges volumes de données puissent être formées.