Les remises de fin d'année (RFA) permettent de partager les risques

La remise de fin d'année, ou RFA. Les acheteurs sont souvent réticents à en parler car dans les médias, elle est trop souvent confondue avec la célèbre et très décriée pratique des marges arrières, qui sévit principalement dans le secteur de la grande distribution. La RFA désigne la somme d'argent que le fournisseur versera à l'acheteur dès lors que les conditions de cette remise seront atteintes. Le plus souvent lorsque qu'un certain volume ou montant d'achat est atteint durant l'exécution du contrat. Ce mécanisme peut, par exemple être prévu lorsque les acheteurs ont des incertitudes quant aux volumes dont ils auront besoin au cours de l'année.

C'est pourquoi elle est très utilisée en centrale d'achat ou dans le cadre d'un réseau de franchises, car on sait rarement combien de parties prenantes vont réellement utiliser les produits achetés durant l'année qui vient. Les modes de versement et de mécanismes sont en principe décidés d'un commun accord entre l'acheteur et son fournisseur lors de négociations serrées.

"Plutôt que de mettre le fournisseur en tension sur le prix d'entrée de jeu, on peut déterminer avec lui un montant qui sera reversé en cas de dépassement d'un certain volume d'achat", analyse Véronique Bertrand, responsable du département achats biomédicaux et associés, à la direction des achats, Hospices Civils de Lyon. C'est une variable d'ajustement qui sert aux deux parties." Un partage des risques, en somme.

Des conditions de déclenchement variables

Certaines RFA seront conditionnées à la performance du groupe, d'autres à la performance de ses points de vente. Elles peuvent donc être individualisées ou centralisées. Mais il existe aussi des RFA inconditionnelles qui sont activées, quel que soit le chiffre d'affaires. Il est difficile de définir un montant moyen des marges arrières qui seraient pratiquées dans l'Hexagone tant ce chiffre dépend de la négociation entre un acheteur et son fournisseur. "Si l'optimisation est réalisée, le montant de la remise est déterminé en fonction du contexte, du montant global, de la marge, des frais fixes...", explique Véronique Bertrand. Il n'existe pas de règle de calcul unique."

En principe, les remises de fin d'années sont négociées au moment de l'élaboration de la stratégie d'achat et du du contrat avec le fournisseur. "Les négociations se déroulent de septembre à décembre afin que les contrats soient signés au 31 janvier", révèle Jean-Luc Favene, directeur achats du groupe Optic 2ooo. "Sachant que certains contrats commencent à être discutés dès juillet, comme c'est par exemple le cas pour notre filiale Audio 2000". Concrètement, les RFA négociées en 2015 seront appliquées en 2016. Attention cependant, si les RFA courent en général sur 12 mois, il ne s'agit pas forcément d'année civile. Autre subtilité : contrairement à ce que leur nom indique, les RFA ne sont pas toujours payées en fin d'année, mais parfois au trimestre.

Une flexibilité de bon aloi

La pratique des remises de fin d'année devrait se développer dans certains secteurs où la consommation est incertaine et dépend de facteurs multiples ou imprévisibles. Par exemple, les besoins en matériels médicaux d'un hôpital (seringues, blouses de patients...) évolueront drastiquement à la hausse si la région doit faire face à une épidémie de grippe particulièrement féroce ou à une canicule...

Au contraire, quand aucun événement sanitaire d'envergure ne frappe, les RFA permettront à l'hôpital de retrouver de la flexibilité. "Dans un contexte de contraintes budgétaires fortes, les RFA sont une occasion de générer des recettes supplémentaires qu'on peut directement rebasculer à des activités nouvelles", explique Véronique Bertrand. "Cela nous donne des marges de manoeuvres en cours d'année." Dans le cadre d'un réseau comme Optic 2ooo, les remises de fin d'années ne seront pas retenues par la central, mais reversées aux magasins qui le constituent.

Mais cette pratique des RFA n'est pas pour autant idéale et n'est pas systématiquement utilisée car elle constitue aussi une complication contractuelle et contribue parfois à un certain flou artistique. Dans certains cas, il est donc souhaitable de négocier tout de suite l'ensemble du contrat en net avec le prix le plus bas. "L'impact est immédiat pour le fournisseur car il aura tout de suite de l'argent frais, mais aussi pour l'acheteur qui bénéficie immédiatement de la remise", analyse Jean-Luc Favene.

Cette méthode a le mérite de rendre les choses claires pour tout le monde dès le départ. Car les conditions d'activation des RFA sont parfois si peu lisibles ou déséquilibrées en faveur d'une des parties prenantes qu'elles tombent sous le coup de la justice (lire l'encadré en début d'article). De plus, les RFA ne seront pas forcément synonymes de ristourne pour le consommateur final car elles peuvent être déduites du prix de vente. Donc l'impact pour le consommateur n'est pas, non plus, forcément positif.