Comment Air France a externalisé ses process supply chain avec succès

Publié par Sonia Puiatti le 6 oct. 2017 - mis à jour à 10:19

Depuis avril 2017, Docsourcing prend en charge la chaîne logistique de détail d'Air France et a implémenté Tradeshift, déjà utilisé par la compagnie pour la dématérialisation de ses factures. Grâce à ce "triangle amoureux" parfaitement intégré, Air France a réussi à simplifier ses process.

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C'est la chaîne logistique de près de 1800 références, pour 300 escales en zones aéroportuaires, qu'Air France a confiée à Docsourcing, société de service spécialisée dans l'externalisation hors production et l'e-procurement, pour le matériel au sol destiné aux agents aéroportuaires. Ainsi, depuis avril 2017, ces derniers commandent sur e-catalogue auprès des fournisseurs dans l'outil MyLink. Les flux financiers de Docsourcing entrent ensuite de manière dématérialisée (EDI) dans Tradeshift, la plateforme de facturation.

Dès 2009, Air France teste une solution de dématérialisation de ses factures, contrat qui n'a pas été poursuivi au-delà de 5 ans. "Nous avions finalement enrôlé peu de fournisseurs, et n'étions pas parvenus à atteindre une certaine typologie de fournisseurs", explique Jean-Charles Cassé, directeur des achats indirects d'Air France. Dans le nouveau cahier des charges, Air France met donc en avant un nouveau modèle économique afin d'évoluer vers la gratuité de la plateforme pour les fournisseurs, mais aussi que cette dernière soit ouverte à un maximum de fournisseurs et capable de s'intégrer à différents outils, et qu'elle soit facile et conviviale dans l'utilisation. Tradeshift est implémenté au premier semestre 2015.

D'un EDI classique, le mode de commande évolue vers celui du punch out.

Pour la chaîne logistique, avant avril 2017 et l'externalisation à Docsourcing, l'activité était la même en termes de produits mais Air France était alors propriétaire du stock. À l'occasion de l'appel d'offres, Air France entame une remise à plat pour faire évoluer le modèle en vendant le stock à Docsourcing et en dématérialisant la facturation. D'un EDI classique, le mode de commande évolue vers celui du punch out. La solution My Link de Docsourcing héberge les catalogues et les utilisateurs (escales du réseau) passent commande. Sans révolutionner l'activité (le besoin est le même, les caisses à animaux pour les soutes par exemple), le modèle de back office est nouveau, simplifié et offrant une meilleure visibilité des produits.

Dans le modèle antérieur, les stocks étaient gérés dans l'ERP d'Air France et le physique par un prestataire. "La partie EDI requiert de la surveillance, alors que l'externalisation à Docsourcing les laissent gérer l'approvisionnement, le tout avec un seul système de gestion. On a gagné en simplicité", se réjouit Jean-Charles Cassé. "Par le passé, des changements de process réguliers n'ont jamais mené à une qualité de service satisfaisante. Nous devions rattraper ces multiples dysfonctionnements. Avec Docsourcing le changement a été plutôt simple, nous avons fait transiter un stock de 2 300 palettes dans leur entrepôt et leur système a intégré les références, nous n'avons pas eu besoin de tout reconnecter", relate-t-il. Ce qui collait in fine à une démarche de rationalisation des effectifs supports. Cette externalisation a donc permis un véritable gain au niveau du TCO.

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Les fournisseurs ont une visibilité totale sur les flux entrants et les flux de règlement

En pratique, Docsourcing se substitue à Air France pour acheter la marchandise et la lui revend. Docsourcing est approvisionneur et non acheteur, c'est Air France qui sélectionne les fournisseurs présents sur la plateforme. Tradeshift gère le contrat et produit le bon de commande auprès du fournisseur qui va livrer Docsourcing. Air France a choisi de faire transiter toutes les factures dans le modèle Tradeshift.

Chaque acte requérant une facture, la solution de la dématérialisation s'est en effet avéré la voie la plus efficiente. À titre d'exemple, 1467 factures ont été produites à septembre 2017, depuis l'implémentation Docsourcing/Tradeshift, pour un total de plus de 2 millions d'euros. Sur la plateforme Tradeshift, le fournisseur a une visibilité totale sur les flux entrants et les flux de règlement. "En combinant ainsi flux logistique et flux de facturation, nous nous évitons un enfer administratif, avec une projection de 3 millions de factures par an", souligne Jean-Charles Cassé.

Ainsi, après 6 mois pour mettre en place l'organisation interne, 415 fournisseurs ont été enrôlés. Depuis mai 2017, le rythme d'enrôlement est d'environ un par jour (qui s'inscrivent/disent oui). 320 fournisseurs facturent réellement. Air France veut accélérer et dépasser les 1000 fournisseurs à fin 2018, tant que la conjoncture est positive. "Les fournisseurs de films dans les avions se plaignaient des retards de paiement d'Air France, depuis la dématérialisation dans Tradeshift ce problème ne remonte plus", s'amuse Jean-Charles Cassé. Cela s'explique aussi par un gain de visibilité, il y a moins de risques de perdre la facture, qui est postée et reste visible, tout comme son état d'avancement. Un projet amené à se déployer sur d'autres familles d'achats, pour la gestion des intérims notamment.