DossierLes outils au service des acheteurs

4 - Le pilotage des achats

En matière d'analyse des dépenses, les difficultés rencontrées par les entreprises résident essentiellement dans la qualité des données et leur classification. En effet, lorsque les sources sont disparates, les équipes achats perdent en visibilité et donc en fiabilité. Pour les aider...

Le déploiement d'une ou plusieurs solutions e-achats permet de structurer l'organisation et les processus autour de référentiels communs et d'un ensemble de bonnes pratiques. Une fois ces fondations établies, l'analyse des dépenses est la première étape indispensable à la définition de la stratégie achats et à la hiérarchisation des différents projets qui en découlent, chacun ayant ses propres objectifs. Après la consolidation des données issues de différentes sources, puis leur structuration suivant les familles d'achats normalisées et les axes d'analyse définis en amont, elle permet d'identifier les pistes d'optimisation potentielles et de restituer les informations à travers un outil décisionnel. L'analyse des dépenses est également utile pour mesurer la performance afin de détecter par anticipation les éventuelles dérives et d'agir en conséquence.

En matière d'analyse des dépenses, les difficultés rencontrées par les entreprises résident essentiellement dans la qualité des données et leur classification. En effet, lorsque les sources sont disparates (langues, hétérogénéité des bases, granularité, classifications différentes, taxonomie, etc.), les équipes achats perdent en visibilité et donc en fiabilité. Pour les aider, la plupart des solutions d'analyse des dépenses incluent des fonctions et des services d'agrégation, de nettoyage et de normalisation des données multi-sources, y compris les informations fournisseurs. Ces services sont fréquemment assurés par l'intermédiaire d'un prestataire spécialisé dans la mise en qualité, en s'appuyant généralement sur des classifications spécialisées telles Duns (données fournisseurs) ou des standards de type eCl@ss ou UNSPSC (données produits/services).

"La formalisation et le suivi des plans d'actions achats sont ensuite facilités"

Sur base de cette normalisation, il devient ainsi possible d'avoir une vision globale et consolidée des dépenses, de savoir combien a été dépensé, par qui, sur quelles familles de produits, avec quels fournisseurs, sur quelle période etc. Et de définir puis engager les actions d'optimisation induites. Par exemple, il devient aisé d'identifier les familles d'achats couvertes par un nombre important de fournisseurs, donnant lieu à une dépense fragmentée. La rationalisation du panel fournisseurs sur ces familles et la massification des dépenses permet l'obtention de meilleures conditions et la réduction des charges de gestion afférentes à de multiples fournisseurs. Elle facilite la mise en place de processus optimisés et automatisés avec un nombre restreint de fournisseurs référencés.

La formalisation et le suivi des plans d'actions achats sont ensuite facilités par l'utilisation d'outils de gestion de projets collaboratifs dédiés à la fonction achat. Là encore, les outils e-achats du marché disposent de fonctionnalités ad hoc, pour attribuer les rôles, planifier les tâches et suivre l'exécution des activités et actions, en lien avec les objectifs définis par la direction des achats. Cela, tant pour les objectifs stratégiques de la fonction que pour les missions achats au quotidien. Certaines solutions qui font le lien avec la gestion de la performance, permettent de piloter l'activité des acheteurs, ou encore de connaître le portefeuille de fournisseurs et de commodités qu'ils sont à même de prendre en charge. Le module de gestion de projets des outils e-achats peut aussi être utilisé en amont pour définir l'organisation, les processus et les éléments structurels (référentiels, indicateurs, etc.) des achats.

Plus récent, le mouvement de digitalisation de la fonction apporte de nouvelles possibilités en termes de management des équipes achats et de relation avec leurs interlocuteurs. L'ajout d'espaces d'échanges et de mécanismes de mise en relation, à travers un réseau social voire un "serious game", est devenu un moyen de gagner en efficacité et réactivité et de fluidifier davantage les échanges. Généralement intégrées aux portails de type intranet, qui facilitent le partage d'informations et accélèrent les opérations (recherches simplifiées, accès à des modèles de documents, etc.), les nouvelles fonctionnalités sociales et collaboratives permettent aussi un travail simultané, par exemple lors de la rédaction d'un cahier des charges, d'un contrat ou l'organisation d'un appel d'offres.