Un trop plein dans les portefeuilles achats ?

Un processus achat sur dix ne consomme pas de contrat. C'est l'une des informations que révèle l'éditeur de solutions logicielles Proactis, à la suite d'une enquête menée auprès de 3 200 organisations représentant près de 300 millions d'euros d'achats. L'analyse a conclu qu'au cours d'un exercice fiscal, seuls 93 % du budget initial alloué sont réellement utilisés par l'activité achat. Mais quelle réalité se cache derrière ces chiffres ?

Si le fait de bloquer de l'argent peut s'apparenter à une bonne pratique de gestion, les fonds immobilisés constituent un frein pour l'entreprise. "Les système d'information généralement utilisés au sein des directions achats n'indiquent pas les consommations en temps réel. Il existe souvent un décalage. Au cours des mois de novembre et décembre, les négociations portant sur d'éventuelles remises contribuent également à figer les dépenses", explique Olivier Jung, directeur de Proactis France.

Pris individuellement, les écarts correspondant à chaque contrat sont relativement faibles. "Mais mis bout à bout, ils finissent par représenter des montants non négligeables", poursuit Olivier Jung.

Un manque de collaboration inter-services

Il précise qu'il s'agit en réalité d'une illustration concrète pertinente des carences en matière de fonctionnement collaboratif : "faire mieux travailler ensemble les fonctions finance et achats permet d'éviter ce problème. Avec la suite logicielle que nous proposons, le suivi budgétaire peut se faire semaine après semaine en permettant d'être au plus près de la réalité des mouvements d'argent et en apportant aux directions financières une visibilité sans faille. Celles-ci peuvent alors proposer de réaffecter les fonds là où ils sont le plus nécessaires. La modernisation des achats permet aussi de mettre en lumière ce type de réalité."

Bon nombre d'initiatives envisagées sont en attente de lancement dans des entreprises de tous secteurs, à l'image des projets de transformation digitale, d'évolutions des systèmes. Nul doute que ceux-ci verraient d'un bon oeil la mise à disposition de ces fonds. "C'est particulièrement vrai dans un climat de tension économique où les investissements, les coûts sont scrutés de près", ajoute Olivier Jung.

Les analyses de Proactis mettent en évidence l'ampleur des variations et des opportunités qui peuvent exister au sein du cycle Source-to-Contract. Entre les processus achats qui ne consomment pas de contrat et l'utilisation des budgets en fin d'exercice financier, les équipes Achats sont en mesure d'apporter de la valeur ajoutée dans différents domaines. Certes, les critères de décision varient d'une organisation à l'autre. Mais la stratégie de l'entreprise doit permettre de déterminer les choix à privilégier, comme la préservation d'un équilibre de trésorerie ou la priorité aux opportunités d'investissement.