« Nous avons réussi à baisser les coûts de la fonction support de 10 % en 4 ans »

« Nous avons réussi à baisser les coûts de la fonction support depuis 4 ans, en passant de 520 millions à 470 millions d’euros. Soit une baisse de 10 % », a expliqué Christophe Gégout, directeur financier du commissariat à l’énergie atomique (CEA) et directeur du pôle achats le 22 février dernier à Bercy à l'occasion de la journée de présentation des travaux Aïda. Les achats y représentent 2,5 milliards euros par an soit les 2/3 du budget du CEA.

Des économies chiffrées

Les agents du CEA ont participé à 4 des 6 groupes de travail d’Aïda. Le CEA a entamé sa marche de gains achats avec succès. Des économies chiffrées comme 1,5 millions d’euros d’économies par an grâce à l’achat de cartouches d’encre génériques, une économie de 2 millions d’euros par an sur les achats d’électricité ou encore une baisse de 15 % des achats de véhicules en s’appuyant sur la centrale d’achats Ugap, etc…

Au CEA, le service central des achats est sorti du giron du service juridique pour devenir une entité à part entière début 2000. Il est ensuite devenu le pôle gestion avec la DAF. Le DAF s’appuie sur un réseau de 150 acheteurs. Chaque acheteur gérant un portefeuille de 16 millions d’euros d’achats.

Des leviers d'optimisation identifiés

Parmi les leviers d’optimisation utilisés, la massification « est un levier puissant car elle augmente le pouvoir de négociation et permet une meilleure visibilité en termes de quantité achetée ». La massification permet de baisser les coûts en « améliorant les services du fournisseur ». En parallèle le CEA tente de réduire achats importés. « Ce qui engendre un effet macro-économique moins douloureux que la réduction d’effectifs », admet le DAF. Acheter moins est également un axe mis en avant. « Les économies achats ne sont pas réalisées uniquement sur les prix mais aussi sur les volumes ». De plus, grâce à un reporting automatisé, des actions correctrices sont rendues plus faciles. Ainsi, corriger les erreurs de facturation est également un élément à ne pas négliger. Grâce à cet outil, le CEA a pu par exemple, rééquilibrer la facturation de son opérateur de téléphonie qui surfacturait.  Cela inclus également des travaux de mises aux normes réglementaires des bâtiments pour éviter la surconsommation de chauffage ou d'électricité.

« Il s'agit également d'associer les acteurs de terrain qui connaissent besoins de nos unités», explique le DAF et directeur du pôle achats du CEA. Un autre levier d’optimisation cité est d’acheter moins sophistiqué. Cela revient à acheter des biens et des services qui répondent aux stricts besoins. A titre d’exemple, une assistante et un ingénieur n’ont pas forcément besoin d’un même ordinateur high-tech pour travailler. La mise en place d’une équipe projet doit impliquer la ligne fonctionnelle des achats dès le début du projet avec le contrôleur de gestion pour éviter la surspécification. De même, il importe de fixer des plafonds de dépenses pour certains types d’achats notamment en termes de politique voyages. Enfin, un dernier levier est celui de remplacer des achats par des partenariats notamment sur des innovations technologiques.

« Au final, grâce au SAE, nous avons gagné une nouvelle visibilité auprès de notre direction générale. Cette mise en lumière a donné un coup d'accélérateur à nos actions», conclut avec enthousiasme Christophe Gégout du CEA.