La facturation électronique : un levier de performance pour les services achats

Entre la récupération et l'exploitation des données, un cycle de vie accéléré et la mise en place de politiques RSE, les avantages de la facturation électronique sont pléthores pour les services achats. Et les marges de progression restent potentiellement très grandes.

La facturation électronique fait bouger les lignes, son potentiel est immense ! À commencer par la richesse des données qui sont récupérées des factures. En effet, ces données seront intégrées directement dans le Système d'Information et non pas simplement en mode "en tête et pied de page". « La richesse est portée par les lignes de facture avec des données qui auparavant n'étaient pas forcément traitées et digitalisées en tant que telles », confirme Christophe Adam, Product Marketing Manager de Sage. Une richesse de données qui apporte une information en temps réel ce qui implique un raccourcissement des délais de paiement... non sans impacter la trésorerie. « Nous sommes entrés dans une période à forte inflation. Or, la gestion du cash est plus que jamais primordiale pour les acheteurs. Autant avoir une bonne trésorerie et disposer d'un pilotage avec des prises de décision accélérées puisque les données vont transiter à travers les SI en étant réexploitées dans les solutions de BI et/ou de reporting de notre solution ERP Sage », souligne, Christophe Adam.

Le cycle de vie des factures en mode accéléré

Une facturation électronique qui impacte également positivement le cycle de vie de la facture. Aujourd'hui, la prise en compte des factures papier et PDF peut prendre du temps ; Demain la facture électronique sera plus facilement intégrée. « Certes, de nombreux outils de dématérialisation existent et permettent d'intégrer de façon automatique les factures. Mais ce processus ne peut pas être assimilé à une automatisation du cycle de vie de la facture. En effet avec la facture électronique, les statuts de la facture seront remontés et permettront aux différents services de l'entreprise de visualiser son état d'avancement », souligne Bertrand Tack, Ingénieur avant-vente chez Sage. Mieux, ce cycle de vie fluidifié de la facture va jouer sur l'aspect qualitatif puisque le nombre de litiges à traiter devrait diminuer sensiblement. « Avec cette standardisation et les formats compatibles avec la réforme fiscale, exit les factures comportant des anomalies ou des informations manquantes. Nous pouvons dire que meilleure sera la fiabilité des données. », poursuit Bertrand Tack.

Des perspectives RSE intéressantes

Quid du volet RSE ? En capitalisant sur les données extraites des factures, les services achats sont désormais en mesure de les réexploiter à des fins vertueuses de type RSE ou empreinte carbone. Et les leviers existent. À commencer par la mise en place d'indicateurs plus précis sur l'origine des marchandises, sur le choix des fournisseurs et de leurs localités... en favorisant par exemple des filières plus courtes. « Même si un système de notation existe plus ou moins actuellement vis-à-vis des fournisseurs, la facturation électronique permet d'affiner considérablement ce "référencement" des fournisseurs avec de nouveaux indicateurs et ce, sur des critères RSE encore plus précis », explique Christophe Adam. Une avancée majeure qui contribue à mettre "sur la touche" des fournisseurs qui ne sont plus en phase avec les politiques environnementales des entreprises.

Finalement, en fonction des futurs ajustements qui ne manqueront pas d'être mis en place, la facturation électronique propose déjà des gains significatifs. Aux services achats désormais d'en exploiter tout le potentiel et d'en tirer un maximum de bénéfices.