MICE : De bons réflexes pour des achats optimisés

Faire mieux avec moins. Tel serait en résumé le souhait d'un grand nombre d'acheteurs de prestations MICE si l'on en croit les intervenants du récent Carrefour des experts Travel & MICE organisé par l'association GBTA. L'événement a été l'occasion d'évoquer les défis qui se posent actuellement aux décideurs et les choix pertinents à privilégier dans une démarche de recherche d'économies.

Bien sûr, les offres low cost suscitent un fort intérêt, en particulier dans le secteur aérien. " Avec le domaine de l'hôtellerie, ce dernier représente de loin les dépenses les plus lourdes dans l'événementiel. Les développements low cost sont devenus importants dans ce but, mais il ne suffit pas non plus une réponse toujours adaptée. D'ailleurs, les compagnies aériennes l'ont bien compris en complétant les offres low cost par des solutions plus qualitatives avec des prix malgré tout compétitifs ", indique Marie Coupteau-Leprestre, directrice France de BDC Meetings & Events.

L'optimisation d'une multitude de postes de coûts dans l'organisation d'un événement devient dans ce contexte un réflexe répandu. Patricia Pichon, directrice M&E France chez Amex GBT Meetings & Event, met en garde contre les dérives possibles : " on ne peut pas rogner tous les domaines, au risque de porter atteinte à l'aspect qualitatif. Il est préférable, par souci d'économies de prendre de la hauteur, et de voir par exemple si d'autres leviers ne peuvent pas être actionnés comme la diminution de la durée de l'événement, qui permet de réaliser des gains substantiels sans lésiner sur la qualité et les contenus. "

Préserver les fondamentaux

Il existe désormais des plateformes technologiques indiquant quelle peut être la meilleure destination, en fonction de données pondérées comme par exemple la provenance géographique des personnes, leur moyen de transport. Mais la pertinence de celles-ci ne doit pas être exagérée, à en croire les spécialistes. " Elles sont intéressantes pour dégrossir les recherches, mais l'intérêt ne va pas au-delà car le côté humain et ses conséquences priment dans ce genre de démarche : le système ne peut pas connaître l'ancienneté existant entre un client final et un lieu. Il ne maîtrise pas non plus les autres enjeux déterminants dans le choix final telles que la période de l'année, la relation entre le lieu et les motivations de l'événement, la nature des offres mises en avant ", explique Vincent Debrabant, acheteur au sein de l'agence de communication Hopscotch. L'hôtel doit d'abord être choisi en fonction de sa thématique. Il doit être adapté aux attentes, voire à certaines fonctionnalités. La révélation d'un nouveau produit a par exemple besoin d'un environnement particulier capable de le mettre en valeur.

Dans une logique de recherche du meilleur rapport qualité-prix, Vincent Debrabant souligne aussi " l'importance de faire preuve de pédagogie vis-à-vis des entreprises clientes, quant à la nécessité de valider rapidement les propositions des agences. Une option très attractive concernant un lieu n'est souvent valable que quelques jours. Au-delà, les tarifs ne sont plus du tout les mêmes. " La quête d'économies ne doit par ailleurs pas affecter les engagements RSE. La lutte contre le gaspillage alimentaire au cours des événements professionnels fait ainsi partie des démarches de plus en plus recherchées par les acteurs du MICE.