Les logiciels e-achats deviennent des solutions e-business

Publié par Anne-Sophie David le 29 avr. 2016 | Mis à jour le 31 mars 2017 à 10:44

Un logiciel e-Achats est un outil essentiel pour l'automatisation des processus achats et financiers. Il simplifie et automatique les processus achats dans le but de réduire le temps et les coûts liés aux processus manuels et permet, in fine, de décentraliser l'information budgétaire.

Je m'abonne

Imprimer

Le Livre Blanc de PayStream Advisors, cabinet d'études et de conseil en technologies, réalisé en partenariat avec la société Determine, spécialisé en logiciels e-achats, s'est intéressé de près à l'impact des logiciels e-achats sur le business des entreprises.

Une visibilité budgétaire vitale

L'étude pointe qu'une gestion budgétaire peu efficace découle souvent de l'incapacité de l'entreprise à synchroniser ses efforts budgétaires avec le contrôle des achats, en raison d'un manque de transparence entre les dépenses d'achats et l'évolution des niveaux budgétaires.

Et même si les organisations mettent en oeuvre des stratégies efficaces de gestion des achats, les auteurs du livre blanc rappellent que ce décalage peut avoir des effets néfastes à la fois sur la maîtrise des coûts de back-office et les résultats.

Conclusion : la visibilité en ce qui concerne la gestion du budget est donc particulièrement vitale pour les organisations, notamment celles qui réalisent des opérations internationales complexes.

C'est pourquoi les principales raisons qui poussent les organisations à adopter un SI achats électroniques ont trait à la maîtrise et à la visibilité accrues des processus achats.

Maîtrise des coûts et des processus achats

PayStream a mené une enquête auprès de 160 personnes travaillant dans des secteurs d'activité variés, dont une majorité de responsable des achats, directeur financier, PDG ou vice-président des finances. A la question : sur quel sujet achats souhaitez vous voir d'importantes améliorations au sein de votre organisation ? 30 % ont exprimé un désir d'un meilleur contrôle des coûts et négociations avec les fournisseurs, 21% souhaitent que les écritures comptables soient intégrées au processus achats et 17 % en faveur d'une réduction des dépenses hors contrat.

Les auteurs du livre blanc explique que ce besoin d'une meilleure maîtrise des coûts trouve un écho dans de nombreuses organisations car près de 50% des entreprises qui envisagent une solution E-Achats citent la visibilité accrue concernant les processus et la meilleure maîtrise des coûts parmi les principales causes les ayant incitées à automatiser.

Vers des solutions e-business

Les fournisseurs de solutions de gestion budgétaire avancée tiennent compte des besoins complexes des entreprises internationales et leurs produits sont conçus aujourd'hui pour garantir la transparence et la gestion en temps réel des budgets en vue d'améliorer le contrôle des dépenses. "Les solutions e-achats proposées aujourd'hui sont de véritables solutions e-business, estime Xavier Pierre-Bez, responsable du développement chez Determine. Les projets achats sont de plus en plus liés au business donc à la stratégie globale de l'entreprise".

Parmi les fonctionnalités des outils avancés de gestion budgétaire, on trouve la planification budgétaire, le suivi des dépenses en temps réel ainsi que l'analyse des dépenses et le reporting. L'outil permet aujourd'hui à l'utilisateur de réaliser des prévisions à différents niveaux, depuis les centres de coûts jusqu'aux postes budgétaires. Des possibilités de prévision qui s'inspirent des solutions BPM (Business Performance Management ou gestion de la performance opérationnelle). "Ces solutions BPM ont pour objectif le maintien de la marge donc le contrôle des coûts", ajoute Xavier Pierre-Bez.

De plus en plus complets et stratégiques pour les organisations, les outils e-achats permettent aussi et surtout une décentralisation de l'information budgétaire, chaque BU étant généralement rattachée à l'outil pour une vision et un suivi en temps réel.

Une implémentation, conclu l'expert Determine, qui doit s'accompagner d'un travail de conduite du changement auprès des collaborateurs pour "les responsabiliser aux dépenses de leurs organisations qui deviennent de plus en plus transverses".

Je m'abonne

Pub