Digitalisation Achats : comment réduire les coûts

Économie, efficacité, création de valeur : la digitalisation des Achats est pleine de bénéfices. Mais pour en voir la couleur, il y a des indispensables. Voici 4 leviers pour réduire les coûts de votre digitalisation des Achats et accélérer l'adoption de votre SI Achats.

Digitalisation des Achats : quels coûts pour les entreprises ?

Coûts opérationnels, financiers ou concurrentiels : voilà à quoi s'exposent les entreprises qui n'opèrent pas une digitalisation des Achats efficace. Pour favoriser sa réussite et augmenter son ROI, l'adoption du SI Achats est fondamentale.

Voici 4 leviers pour accélérer l'adoption utilisateur et réduire les coûts de votre digitalisation des Achats.

La communication auprès des parties prenantes

Le premier levier de réduction des coûts, c'est la communication. Selon le Project Management Institute, 1 projet sur 3 échoue en raison d'une communication inefficace. Communiquer permet donc de ne pas investir des milliers d'euros dans un projet de digitalisation des Achats qui sera uniquement source de coûts et non pas de profit (quel qu'il soit).

Si la communication est importante, c'est qu'elle permet d'emporter l'adhésion des différentes parties prenantes au projet, qu'il s'agisse de la Direction ou des utilisateurs finaux. Comment ? En donnant du sens à la transformation. De fait, ce n'est qu'en ayant conscience de la valeur ajoutée du projet de digitalisation des Achats que les parties prenantes pourront y adhérer et en être des ambassadeurs.

La formation des utilisateurs finaux

Dans la réduction des coûts d'un projet de digitalisation des Achats, la formation des utilisateurs finaux est fondamentale. Elle favorise la bonne prise en main du SI Achats et permet d'améliorer la qualité des processus Achats. Un élément non négligeable lorsque l'on sait que les directions Achats des entreprises internationales digitalisées enregistrent 2 à 3 fois moins d'erreurs de transactions grâce à la qualité d'exécution des processus (source : The Hackett Group).

Par ailleurs, la formation aux utilisateurs finaux permet de réduire les résistances et les frustrations liées au digital, ce qui améliore l'adoption du SI Achats sur le long terme !

Le support applicatif

Pour réduire les coûts de la digitalisation des Achats, il est essentiel d'accompagner les usages sur le SI Achats après le déploiement. Dans cette optique, le support utilisateur joue un rôle crucial : il permet d'apporter une assistance adaptée aux utilisateurs au fil des évolutions du SI Achats. Plus cette assistance est adaptée, plus elle permet aux utilisateurs d'être autonomes. En résulte alors une réduction des demandes de support et donc des coûts de support.

Parmi les différents dispositifs disponibles, on compte notamment les supports en self-service qui permettent aux utilisateurs d'accéder à la documentation à la demande et en toute autonomie. Selon Zendesk, les entreprises qui utilisent le Self-Service et les canaux en direct résolvent 32 % de tickets en plus.

La personnalisation

Dernier levier de réduction des coûts, et non des moindres : la personnalisation de l'accompagnement. La digitalisation des Achats implique des acteurs divers qui n'ont ni les mêmes enjeux métiers, ni les mêmes usages sur le SI Achats. Raison pour laquelle l'accompagnement du changement et des usages ne peut être générique.

Selon PwC, 79% des Directions Achats déclarent percevoir des améliorations de leur performance métier et des bénéfices organisationnels suite au déploiement d'une solution digitale. Ce chiffre augmente considérablement pour les entreprises dont la solution est fortement adoptée par les utilisateurs et les fonctionnalités largement exploitées.

En créant un accompagnement sur-mesure, vous favorisez l'accélération de l'adoption du SI Achats et donc une meilleure performance Achats sur le long terme !

En somme, l'optimisation des coûts de la digitalisation des Achats repose essentiellement sur un accompagnement personnalisé de la transformation. En communiquant auprès des parties prenantes, en formant les utilisateurs finaux et en les assistant en temps réel selon leurs enjeux métiers et leurs usages du SI Achats, les entreprises peuvent réduire leurs coûts directs et indirects drastiquement.

Clarisse Aglae, Lemon Learning