Délais de paiement : il faut travailler les litiges sur facture

Le respect des délais de paiement n'est plus un tabou. Au contraire, favorisée par les différentes actions de l'Etat, la prise de conscience quant à l'impact des retards de paiement sur la compétitivité des entreprises est générale. Preuve en est s'il en faut, cette année la CPME et le Medef se sont associés aux Prix des Délais de Paiement. Le Medef a même accueilli la 5e édition des Assises des délais de paiement qui se sont déroulées jeudi dernier au siège de l'organisation. Pour Jeanne-Marie Prost, présidente de l'Observatoire des délais de paiement c'est "un symbole fort et un signal très positif de l'évolution des mentalités sur le sujet." La situation s'améliore donc avec des retards de paiement qui n'ont jamais été aussi bas en France à 10,6 jours en moyenne. Pour autant ce n'est pas le moment de faiblir. "Attention, prévient Pierre Pelouzet, Médiateur des Entreprises, nous vivons un changement de culture et c'est justement parce que cela va mieux qu'il faut poursuivre les efforts."

Malgré tout la dynamique impressionne : "Depuis la Loi de Modernisation de l'Economie (LME) en 2008, on a gagné un jour par an en matière de retard avec un délais moyen de règlement des fournisseurs à 51 jours actuellement. Bien sûr s'il fallait attendre 20 ans pour atteindre le délais de 30 jours imposé par la loi cela ne serait pas jouable. Néanmoins, les entreprises qui se sont astreintes à agir sur leurs délais de paiement ont toutes progressé et leurs partenaires avec", indique Thierry Millon, directeur des études chez Altares, en charge du baromètre annuel de l'Observatoire des délais de paiement.

Litiges sur facture, la bête noire des PME

Le point de blocage reste le nombre de litiges sur factures et le temps de résolution de ces derniers. En effet, "pas moins d'1/4 des médiations concerne des retards de paiement mais bien souvent ce n'est pas un fait exprès, c'est du à un blocage de la facture dans le système d'information du client, indique Pierre Pelouzet. Il est temps de s'interroger sur la cause de ces blocages!" Les résultats du 3e baromètre Médiateur des Entreprises / Sidetrade montre que toujours une facture sur sept reste bloquée. Aucune amélioration de ce côté donc. En revanche, le délais de résolution de ces litiges a sensiblement diminué passant de 51 à 47 jours. "Cela reste très long. Il est nécessaire que les systèmes de contrôle des factures soient de vrais systèmes de contrôle et non pas des systèmes de blocage", insiste le médiateur des entreprises.

Pour agir sur ce point particulier Hervé Guines, directeur financier de Terreal, lauréat 2016 du prix ETI des délais de paiement, rappelle l'importance de procédures bien cadrées : "Nous avons mené différentes actions pour viser l'exemplarité en matière de paiement et notamment nous avons travaillé sur la naissance des litiges en instaurant une procédure qui nécessite de qualifier la nature du litige afin d'éviter de tomber dans l'arbitraire."

Pour le médiateur des entreprises la première étape pour agir concrètement sur les litiges est de mesurer le taux de blocage des factures afin de prendre conscience de l'étendue de la tâche. Il importe ensuite de partager les bonnes pratiques. Ce que fait la Médiation via l'élaboration de cahiers disponibles sur son site. "Nous travaillons également sur la facture simplifiée pour à terme pourquoi pas avoir un système harmonisé au sein de toutes les grandes entreprises. Enfin on peut adapter les systèmes de traitement et de validation suivant les montants des factures par exemple", détaille Pierre Pelouzet. Alors que le crédit inter-entreprises (635 Md€ source FIGEC) représente deux fois le montant du crédit bancaire, les actions pour éviter le blocage des factures doit devenir un axe prioritaire.

Les bonnes pratiques récompensées

La 5e édition des Assises des délais de paiement ont donc été l'occasion de faire le point sur l'évolution des pratiques en matières de paiement, d'alerter sur les points d'attention à porter mais aussi de mettre en avant les bonnes pratiques avec l'attribution aux meilleurs élèves du prix des délais de paiement. Cette année les lauréats sont :

• Prix PME : le groupe Equity. Société d'intermédiation RSE entre clients grands comptes et prestataires numérique et digital, Equity a la particularité d'être à la fois émetteur et encaisseur de factures. Grâce à un suivi en temps réel, à l'identification des interlocuteurs dédiés à chaque étape, à la formation des équipes et notamment à une écoute active des fournisseurs, le groupe arrive à tenir un délais moyen de paiement à 5.25 jours avant l'échéance contractuelle et 100% des factures payées à échéance. Son objectif pour 2018 est d'arriver à un délais de traitement de 2 jours.

• Prix Territoire : Toulouse Métropole. Sous l'impulsion d'une charte des marchés publics, la métropole toulousaine qui regroupe 37 communes, un budget de 1,13 Md€ et 10 000 fournisseurs, a pu diviser par 2 en deux ans ses délais moyen de paiement (aujourd'hui à 18,75 jours). Elle propose également des mesures assouplies en versant des avances à ses fournisseurs BTP à hauteur de 30% pour tout marché inférieur à 1M€ HT.

• Prix Organisme public : le ministère de la Culture. "C'est une belle histoire, explique Pierre Pelouzet. Car lors du 1er baromètre de l'Observatoire des délais de paiement, ils ne faisaient pas partie des bons élèves. Cela les a fait réagir. Ils ont mesuré leurs délais et ont travaillé à un plan d'action aujourd'hui récompensé." Un indicateur a été créé pour mobiliser tous les acteurs de la chaîne, le processus a été modernisé (réception en un point unique, relance hebdomadaire...) et des contrôles aléatoires et a posteriori ont été organisés pour vérifier la fiabilité des délais de paiement aujourd'hui à 20,2 jours en moyenne.

• Prix ETI/Grand groupe : Crédit Agricole Centre-est. La caisse régionale qui gère 1 800 fournisseurs et 20 000 factures par an a réduit ses délais de paiement de 6 jours en 2 ans grâce à un plan d'action très bien mené. De nouveaux dispositifs de dématérialisation ont notamment été mis en place avec lecture automatique des factures et refonte des circuits de validation internes. De plus, un portail de dépose des factures digitales sera déployé au 2e trimestre 2018.

• Prix coup de coeur organisme public : le centre de services partagés des dépenses du service santé des Armées. Il est à rappeler que l'an dernier le ministère des Armées avait été primé organisme public. Ce coup de coeur pour l'une de ses entités montre que toutes les entités du ministère ont été embarquées dans le projet sur les délais de paiement. Le centre de services partagés a notamment fait un gros travail de centralisation des factures et de rationalisation des contrôles en optimisant ses circuits de validation, en généralisant la signature électronique et en interfaçant le SI logistique avec le logiciel financier.