Chercher une information vous coûte cher !

Les organisations produisent de plus en plus de documents au format numérique. Le temps passé par vos collaborateurs à chercher ces informations a un coût non négligeable. Ne pas les trouver peut engendrer des conséquences importantes en termes de coûts et causer des dysfonctionnements très graves.

Plusieurs cas de figures sont possibles :

Vous cherchez une information et vous la trouvez !

Les évaluations de cette situation sont très variables, allant de quelques minutes par jour à quasiment une journée par semaine, pour les plus pessimistes.

En fait, ce temps-là n'est pas souvent considéré comme du temps vraiment perdu mais comme du temps de travail " normal ".

Il n'en reste pas moins qu'il y a là un gisement de productivité très loin d'être négligeable.

Chacun a en effet pu faire l'expérience de ce temps " perdu " à trouver soit une proposition ancienne, soit la synthèse des résultats d'un projet sur lequel on souhaiterait travailler à nouveau, soit un article sur un sujet du jour, etc.

En évaluant le temps passé à rechercher de l'information à 20 à 30 minutes par jour, le coût effectif sur une année, pour un salaire au SMIC par exemple, est de l'ordre de 1 000 à 1200 € par an pour une personne payée à ce salaire (ce qui correspond à environ un jour par mois). Si l'on parle d'un ingénieur ou d'un cadre, ce coût est plutôt de l'ordre de 4000 ou 5000 € par an.

Vous cherchez et vous ne trouvez pas !

Prenons l'exemple d'une proposition commerciale pour une société de conseil ou d'ingénierie. Il est probable que des documents similaires aient déjà été rédigés par le passé. Si les collaborateurs ne le savent pas ou ne peuvent pas accéder facilement à ces travaux antérieurs, il est probable qu'ils recréent des éléments déjà existants. C'est le syndrome de la ré-invention de la roue !

Vous n'avez pas le temps de chercher !

On n'a pas le temps de chercher, car la situation est urgente (panne d'un matériel, catastrophe naturelle ou industrielle, ...) et requiert une intervention rapide.

Il est évident que les conséquences seront graves, aussi bien sur le plan humain que sur le plan financier. Par exemple, il est important de pouvoir accéder en cas d'urgence aux procédures ou manuels de gestion des incidents graves sur un site industriel classé Seveso.

Il ne s'agit plus de quelques milliers d'euros mais des millions voire bien plus qui peuvent être en jeu.

Négliger l'accessibilité à l'information interne à une organisation peut être considéré au mieux comme une erreur de management au pire comme une faute aux conséquences éventuellement lourdes.

ANT'box d'ANT'inno vous permet de faciliter et de sécuriser l'accès aux informations importantes au succès de votre organisation. N'hésitez pas à nous solliciter !

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