Aides - "Il n'y a pas que les grands groupes qui centralisent les achats"

Jusqu'en 2018, les achats des quelque 75 sites de Aides (Association de lutte contre le VIH et les hépatites virales) sont décentralisés et indépendants. Il n'en découle pas moins de 1 100 factures annuelles, plus de 500 références de produits de réduction des risques consommées, près de 60 000 euros de frais de port pour un budget de 1,02 million d'euros. La conception d'une plateforme logistique dédiée, incluant la commande en ligne, apparaît opportune pour massifier les achats et mieux gérer les variations de commandes d'après la saisonnalité. Un appel d'offres est lancé et se voit réservé aux entreprises du secteur adapté. Étape 43 remporte le marché sur trois ans, se voyant confier le stockage, le picking et l'expédition des articles. "Cette entreprise, recherchant un client pilote sur le e-commerce afin de se diversifier, nous a offert le portail web. C'est ce que l'on peut nommer un échange gagnant-gagnant", souligne Jérémy Picard, acheteur sénior chez Aides.

Centralisation et externalisation

En activité depuis novembre 2019, la plateforme en ligne met à disposition un catalogue comportant une centaine de références.

"Nous pensions l'élargir d'après les retours des utilisateurs présents sur le terrain. Finalement, ils parviennent aisément à réaliser des substitutions." L'acceptation interne a été facilitée par l'ergonomie de l'espace, les prestations déployées et la simplification du processus administratif et financier existant. "Il n'était pas adapté aux besoins des utilisateurs car trop chronophage". À présent, il suffit que le responsable des commandes du site se connecte depuis l'espace web pour accéder aux références et aux stocks affichés en temps réel et confirmer sa volonté d'approvisionnement en renseignant un code analytique. Alerté, le contrôleur de gestion vérifie si cet achat a été ou non budgété et ponctue la procédure en conséquence. "En fin de mois, un fichier d'export directement intégrable dans le logiciel comptable récapitule l'ensemble des codes saisis. Au fur et à mesure, les factures des commandes groupées placées sur un compte d'attente viennent se dégrever." Dorénavant, les livraisons respectent une fréquence mensuelle, diminuant les frais de transport, la gestion des factures et les contraintes relatives à l'entreposage et à la distribution.

Des gains achats, pas uniquement ?

"Nous avons amélioré l'empreinte carbone en limitant drastiquement le nombre de sites expéditeurs différents." Après plus d'un an d'utilisation, le bilan est positif. Aux économies de CO₂ s'ajoutent une baisse des frais de livraison de 15 000 euros et 60 000 euros de gains achats. Aides a, en effet, pu négocier des tarifs uniques, obtenant jusqu'à 51% sur le tampon alcool Apothicom, 14,3% sur le préservatif Manix... "Nous avons économisé 10 000 euros sur un an en nous approvisionnant en produits d'hygiène directement chez des fournisseurs spécialisés", ajoute Jérémy Picard. L'ONG veut encore optimiser les livraisons de ses fournisseurs, en imposant par exemple un rythme trimestriel sur toutes les catégories. Elle réfléchit aussi à élargir les usages de la plateforme. C'est sur cet outil qu'elle s'appuyait pour équiper ses antennes de kits Covid, utiles au déconfinement. En décembre 2020, elle y intégrait toute la documentation externe, représentant pas moins de 150 commandes annuelles. Prochainement, les goodies pourraient aussi venir s'y ajouter.