GED : faire de la donnée une valeur ajoutée

La GED fait-elle entrer la gestion des données et des documents dans une nouvelle ère ? A en croire les discours des spécialistes, cela ne fait aucun doute. La société Smile est un intégrateur majeur de solutions open source dans le domaine de la GED, mais aussi de la Business Intelligence et du Big Data. Des champs d'activité qui n'ont jamais été aussi rapprochés.

"L'interface normalisée d'un système telle que nous l'avons connue par le passé est en train de disparaître. Aujourd'hui, nous allons vers un traitement de plus en plus intelligent et dynamique de la donnée. On accède désormais à la GED via des portails, via des Intranet, mais aussi par le biais de solutions d'agrégation, par des interfaces web personnalisées. Nous ne sommes pas encore au stade où il existe une interface pour chaque client, mais nous nous en approchons à grands pas", explique Bernard Olivier, responsable GED et ECM au sein de l'entreprise. La convergence des données se traduit en conséquence par une efficacité toujours plus appréciable.

L'arrivée récente de nouvelles analyses portées par des moteurs de recherche au sein des GED est une tendance de fond qui témoigne de l'agilité apportée par l'innovation des systèmes. De nombreuses données peuvent être remontées afin d'obtenir des informations sur les documents les plus populaires, sur les recherches effectuées par tel collaborateur à tel moment, dans tel contexte.

Des tableaux de bord permettent ainsi de faire émerger de nouvelles données, et fournissent des contenus plus personnalisés. "La GED est devenue un bon outil pour fournir des espaces de travail agiles et adaptés aux documents. On doit aujourd'hui au sein de chaque organisation pouvoir stocker des photos, des plans, des cartes, afin de faire de la GED un instrument véritablement collaboratif, en plus d'être une GED formelle incluant des fonctionnalités de gestion de documents probants et d'archivage", poursuit Bernard Olivier. Autre réalité : la GED est toujours plus présente en toile de fond. "Souvent, on ne la voit pas. On y a accès sans le remarquer via le logiciel de gestion RH par exemple", ajoute-t-il.

Un potentiel sans frontière

De nouvelles formes de documents s'apprêtent également à être gérées, comme des posts, des billets, des tchats, ou d'autres éléments issus des réseaux sociaux notamment. La GED s'avère être un outil des plus adaptés pour ces nouvelles métadonnées. La simple gestion de quelques documents word ou excel paraît dès lors bien loin. Les systèmes GED à venir s'apparentent plutôt à des super bases de données intelligentes et agiles, permettant de faire communiquer des acteurs, de les faire avancer.

"Le fait de mettre à profit les contenus des réseaux sociaux au sein des GED est peu fréquent pour l'instant. Il s'agit toujours à l'actuelle d'usages informels, de l'instant, mais cette approche va vite évoluer. Une part importante de la connaissance d'une entreprise transite déjà via ces plateformes. Il va donc rapidement se poser la question de la protection de ces informations, de leur conservation. La solution est d'importer ces éléments dans une GED ou d'implémenter dans ces outils des mécanismes de type GED", assure Bernard Olivier.