Comment mettre en place une équipe agile ?

1. Bien définir l'agilité

" La capacité d'une organisation à satisfaire ses clients et ses employés, tout en s'adaptant, à temps, aux changements de son environnement ". Voilà la définition d'une entreprise agile selon Sylvie Moumen, coach chez Devenance. Elle est régie par quatre principes : l'importance des interactions entre individus, le focus sur des logiciels (et, par extension, des services) opérationnels, l'adaptabilité aux changements et la collaboration avec les clients plutôt que la négociation contractuelle. Le but consiste à responsabiliser les équipes et à leur donner plus d'autonomie pour atteindre leurs objectifs, tout en délivrant une plus grande valeur aux clients.

2. Mettre en place des méthodes sans s'en contenter

Les méthodes pour mettre en place une organisation agile sont importantes : " si l'on demande aux équipes d'être plus autonomes sans leur donner de méthode, elles vont probablement reproduire ce qu'elles connaissent déjà ", explique Sylvie Moumen. Ce qui est l'inverse du but recherché.

Il faut les guider petit à petit vers plus d'autonomie. Cependant, l'erreur consiste à se contenter de ces méthodes : " le cadre donné a pour objectif de changer d'état d'esprit. L'intérêt des méthodes est d'obliger les salariés à réfléchir à pourquoi ils agissent d'une certaine façon et à trouver par eux-mêmes les processus les plus pertinents dans leur travail ". Impossible donc de se contenter d'appliquer une méthode : les équipes doivent comprendre celles-ci avant de s'en défaire pour créer leurs propres règles.

3. Toujours apporter de la valeur

L'objectif affiché d'une organisation agile est de délivrer plus vite de la valeur au client. Cela passe souvent par des livraisons plus fréquentes et des services qui sont améliorés d'une livraison à l'autre. Les commerciaux doivent donc être en communication constante avec leurs clients et non plus dans une optique de négociation contractuelle.

Ils les aident ainsi à définir leurs besoins réels , qui peuvent évoluer au cours du temps, et les challengent pour concevoir l'offre leur apportant le plus de valeur. Un feedback continu doit s'instaurer pour pouvoir produire rapidement des solutions fonctionnelles qui sont ensuite améliorées lors de livraisons successives.

4. Améliorer constamment les processus des équipes

Si la valeur produite doit sans cesse être questionnée et les solutions améliorées, il en va de même pour la façon de produire. Les équipes, incitées à s'auto-organiser, doivent réfléchir à leur façon de travailler. Cela doit être un processus permanent. " L'amélioration continue n'existe pas hors de l'agilité ", juge Sylvie Moumen.

Dans ce système, un rendez-vous régulier, nommé la rétrospective (voir plus bas), est clairement défini pour que les équipes réfléchissent à comment s'organiser de manière plus efficace. Mais attention, " une rétrospective n'a rien à voir avec un retour d'expérience, avertit l'experte : elle vise à améliorer un processus en cours, et non à réfléchir à comment mieux travailler sur un hypothétique futur projet ".

5. Accompagner les managers dans leur transition

Plus une entreprise tend vers une organisation agile, plus les équipes sont responsables de leur façon de travailler. Les managers adoptent donc un nouveau rôle, qualifiés par certains de " host manager ", le manager étant comparé à l'hôte d'une soirée : " il l'organise, choisit les invités et le thème, s'assure que tout le monde est dans les bonnes conditions, intervient en cas de problème, détaille la coach. La question qui doit devenir systématique vis-à-vis de leurs équipes est 'de quoi avez-vous besoin pour remplir vos objectifs ?' ".

Or, cela induit une certaine perte de contrôle, qui peut être difficile à vivre si elle est trop brutale. Il est donc primordial que le passage vers l'agilité se fasse progressivement, et que les managers, ainsi que leurs équipes, discutent de l'objectif à atteindre et de comment y parvenir.

Enfin, l'agilité, ce n'est pas la fin du reporting. Les managers gardent un suivi régulier des avancées de leurs équipes, et il est très important qu'ils discutent tous ensemble de ce qui doit être contrôlé ou non, et de quelle façon.

6. Faire des commerciaux les ambassadeurs de l'entreprise agile

Une entreprise agile crée des relations spéciales avec ses clients, et les commerciaux sont alors en première ligne. Si leurs clients ne sont pas familiers de cette organisation, c'est à eux de les éduquer sur le sujet. En effet, la notion de partenariat développée dans la philosophie agile rejoint celle qui sous-tend la vente de solutions personnalisées : plus la communication est étroite avec le client, plus le fournisseur peut le servir de façon optimale.

Toutefois, Sylvie Moumen remarque plus souvent le cas de figure inverse, c'est-à-dire un client qui passe en mode agile et s'attend à ce que ses fournisseurs s'adaptent à ses pratiques. Si ceux-ci n'y parviennent pas, cela peut leur faire perdre des contrats, car ils ne sont plus en phase avec les attentes de leurs clients.

L'organisation a moins de pertinence pour le client quand il s'agit de vente purement transactionnelle de produits standardisés, mais elle reste intéressante en interne pour responsabiliser les équipes et produire de la valeur plus rapidement.

Pour voir les bénéfices du mode agile, il n'est pas nécessaire d'adapter totalement cette organisation. " Certaines pratiques sont très faciles à mettre en place et améliorent vraiment la façon de travailler, estime la coach. Consacrer du temps à l'amélioration continue de ses processus de travail et s'interroger systématiquement sur la réelle valeur de chaque action sont des leviers puissants ".

Contrairement à une équipe non agile, une équipe agile se focalise sur la façon dont elle produit