[Tribune] Mettre en place un SI achats

Le passage au tout-dématérialisé a acquis une importance non négligeable dans les entreprises et présente, de fait, plusieurs avantages : regroupement et fiabilité de données achats au niveau groupe, accélération de processus, coût administratif de commande, moins de documents sous format papier, etc. Toutefois, réussir à déployer correctement un SI achats nécessite le respect de certaines règles.

Quelles sont les bonnes recettes ?

Il convient de clarifier le besoin de l'entreprise et de définir les fonctionnalités que les utilisateurs finaux attendent de ce système d'information. Le SI doit être facile d'utilisation, convivial et ergonomique. Toutes les problématiques opérationnelles des utilisateurs finaux doivent être prises en compte afin d'avoir un seul SI utilisé pour l'ensemble des sites et filiales.

Plusieurs points doivent entrer en ligne de compte, comme l'intégration des fournisseurs dans le SI via un portail fournisseur. Cela leur permet d'intégrer leurs propres données (logistiques, financières...) et, entre autres, de faciliter le quotidien des acheteurs. Une bonne connaissance des produits disponibles permettra de proposer plusieurs solutions. À l'instar de SAP ou Oracle, plusieurs modules achats standard existent sur le marché, permettant de mesurer la performance achats, la qualité, le taux de service, etc.

En termes de management du projet, il convient de piloter le déploiement sur la base d'objectifs réalistes définis en fonction des équipes en place. Il s'agit de mettre en place un outil de pilotage opérationnel (tableau de bord d'avancement, planning...). Il faudra donc, parallèlement à la création de cet outil de pilotage opérationnel, définir un plan de déploiement : quels sites, quel acheteur référent pour le nouveau SI, etc. Et envisager des solutions alternatives pour faire face aux imprévus pouvant apparaître en cours de projet. Une équipe projet sera ensuite créée afin d'assurer information, implication et accompagnement des acheteurs tant sur le plan technique que relationnel et vivre le déploiement au quotidien avec les acheteurs.

Une bonne communication aussi bien en interne qu'en externe

Point essentiel, une bonne communication organisée favorisera la participation et l'implication de tous. L'équipe projet aura la responsabilité de suivre le déploiement et de communiquer via des tableaux de bord, par exemple. La stratégie de déploiement devra également être communiquée aux collaborateurs qui pourront suivre les stades d'avancement. La communication permettra également de mettre en avant les améliorations et bénéfices apportés par le nouveau SI achats et de valoriser les efforts fournis par chacun des acteurs. Toutefois, il ne faut pas oublier de faire part des difficultés rencontrées liées à l'utilisation du SI ou à l'adéquation du SI au métier achats de l'entreprise, et de montrer les solutions qui ont abouti. Cela ne peut que rassurer les utilisateurs finaux.

Le déploiement d'un SI achats reste un travail de longue haleine, car la résistance au changement au sein d'une entreprise est omniprésente. Cependant, les entreprises se doivent de s'adapter, non seulement à leurs marchés, mais également à ces nouveaux outils de col laboration. Et rappelons que, comme disait le philosophe Bachelard, "toute science a la maturité de ses outils".

Par Olivier Wajnsztok, directeur associé du cabinet ­AgileBuyer, ­spécialisé dans les équipiers achats, le conseil et le coaching d'acheteurs.