[Tribune] Dématérialisation - Points de vigilance à l'aune des évolutions législatives à venir

La dématérialisation des documents répond à une tendance de fond pour les entreprises : la recherche d'optimisation de leur organisation et de leurs processus. Factures clients, factures fournisseurs, contrats, fiches de paie... qu'il s'agisse de flux entrants ou sortants, les récentes évolutions des législations française et européenne ouvrent la porte à la généralisation de la dématérialisation des flux, tout en l'encadrant par l'exigence du respect de certaines normes.

Au niveau européen, le règlement e-IDAS est entré en application depuis le 1er juillet 2016, avec pour conséquence l'impossibilité de refuser l'envoi d'un document au format dématérialisé. Plus récemment, la loi El Khomri a partiellement transposé ce principe dans le droit français tout en réduisant le champ d'application aux fiches de paie. Dès le 1er janvier 2017, celles-ci pourront être fournies au format électronique par défaut, sauf si le salarié s'y refuse expressément. Il en va de même pour les pièces justificatives d'une facture (devis, bon de commande...) : le remplacement d'un original papier par une copie électronique est autorisé si cette dernière est scannée et archivée de façon conforme.

Le besoin des entreprises : dématérialiser les flux, tout en sécurisant leurs échanges

Dans leur recherche d'efficacité, les entreprises entendent bien surfer sur ces nouvelles opportunités pour dématérialiser leurs flux documentaires entrants et sortants. Toutefois, nombre de leurs documents contiennent des informations confidentielles (fiches de paie, dossiers médicaux...) et/ou sont engageants (contrats de travail, contrats commercial, devis...). Pour sécuriser ces documents, leur dématérialisation doit donc s'effectuer dans le respect des obligations légales (durée de conservation par exemple) et des exigences normatives.

Quelle solution mettre en place ? Les tendances 2016

Pour dématérialiser leurs flux, les entreprises ont rompu avec le développement en interne de solutions applicatives métiers, qui nécessite beaucoup de temps et mobilise trop de ressources. Elles préfèrent aujourd'hui des solutions "time to market", c'est-à-dire prêtes à l'emploi et rapidement déployables, qui leur permettent de répondre immédiatement et sans investissement à leur problématique de dématérialisation.

Pour de nombreuses entreprises, 2016 sera l'année de la dématérialisation ! Pour réussir cette transition vers le tout numérique, elles doivent veiller à choisir une solution en répondant à leur besoin de sécurisation. Un PDF accompagné d'un certificat ou d'une empreinte est un document plus fiable qu'un document papier devant un tribunal. A l'inverse, une facture au format PDF envoyée en pièce jointe d'un e-mail ne sera pas recevable.

Pour autant, toutes les solutions ne se valent pas. Alors, comment choisir ?

4 questions à poser pour choisir une solution de dématérialisation conforme de bout en bout

1. Le prestataire et sa solution sont-ils certifiés ? - Une simple affirmation de "conformité" n'est pas suffisante et n'engage que celui qui s'y laisse prendre. Les certifications NF Z 42-013 et ISO 9001 apportent une réelle garantie de conformité avec les obligations légales et normatives. La vérification de ces certifications peut se faire en quelques minutes sur les sites web des organismes certificateurs ou des entreprises vérificatrices.

2. L'entreprise possède-t-elle son propre centre d'archivage électronique sécurisé ? - L'archivage automatisé dans un système d'archivage électronique est un gage supplémentaire de confiance.

3. Accepte-t-elle de démontrer son expertise en réalisant un test sur les documents ? - Une solution déjà opérationnelle est un gage de mise en oeuvre rapide. Tester la solution en grandeur réelle est le meilleur moyen de valider sa qualité, sa fiabilité et de découvrir les différentes fonctionnalités proposées.

4. Possède-t-elle une solide assise financière et organisationnelle pour accompagner ses clients à long terme ?

Pour aller plus loin sur ce sujet - lire aussi :

- État des lieux de la facture électronique

- Dématérialisation : les aspects juridiques à ne pas négliger

- Infographie - Dématérialisation des documents: où en est votre entreprise?

- La dématérialisation des factures fournisseurs est-elle un projet achats ?