Fiche 09 : Le désengorgement de l'agenda

L'agenda est un outil vivant, pas un réceptacle à sens unique

En résumé

Avant d'être submergés, nous avions un agenda seulement bien rempli. Puis, des rendez-vous importants de dernière minute et autres imprévus sont venus se glisser dans les interstices encore disponibles. Et nous voilà " coincés " dans une semaine bien trop dense.

Le désengorgement de l'agenda remet les compteurs à zéro. En triant nos priorités, nous choisissons les engagements que nous pouvons reporter, diminuer ou supprimer. Nous réaménageons nos rendez-vous pour privilégier nos missions essentielles. Et nous prenons des dispositions pour gérer notre agenda plus sereinement à l'avenir.

http://goo.gl/m81TImL

Pratiquez la crise de calme avant de trier vos priorités

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Redonner de la souplesse à l'agenda permet d'accueillir les imprévus et nouvelles priorités.

Contexte

Indispensable lorsque l'agenda est " bloqué " ou anxiogène, le désengorgement peut s'effectuer chaque semaine.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Évaluez les priorités de la semaine.
  • Triez dans la matrice des priorités (outil 7) toutes les tâches et rendez-vous de la semaine à venir, planifiés ou non.
  • Procédez de façon objective, sans tenir compte du poids psychologique des engagements pris auprès des personnes.
  • Identifiez 5 activités prioritaires (une par jour !). Évaluez le temps nécessaire pour les mener à bien sans les bâcler.
  • Calculez le temps qui vous reste dans la semaine pour d'autres activités en gardant une marge de sécurité pour les imprévus.
  • Comparez ce temps à la somme des activités importantes restantes : combien d'heures vous faut-il économiser ?
• Délestez l'agenda de la semaine.
  • Dites-vous que vos interlocuteurs seront compréhensifs !
  • Reportez à une période résolument plus calme les rendez-vous non urgents.
  • Réduisez le " poids " d'un rendez-vous : proposez un déjeuner, négociez un temps plus court, traitez par téléphone.
  • Supprimez certaines tâches non prioritaires : décidez qu'elles ne seront pas faites. Osez expliquer à un interlocuteur que tel sujet n'est plus dans vos priorités.
  • Réduisez votre temps de réunion : négociez une présence partielle, restez joignable par téléphone en cas de besoin, promettez de lire le compte-rendu ou de vous renseigner auprès d'un collègue sur l'essentiel.
  • Déléguez certaines tâches.
• Réordonnancez ce qui reste.
  • Accordez à vos activités prioritaires les heures où vous êtes le plus en forme (outil 19)
  • Prenez rapidement rendez-vous pour organiser une délégation, c'est prioritaire.
  • Limitez les déplacements, regroupez les rendez-vous sur une journée pour dégager une journée de télétravail (outil 25), proposez des conférences téléphoniques.
• Prenez des mesures pour l'avenir.
  • Notez en " provisoire " des budgets temps pour traiter vos priorités à long terme. Cela vous évitera de prendre des engagements lors de vos pics d'activité.
  • Refusez d'emblée les rendez-vous non prioritaires.
  • Notez dans votre agenda des plages de temps pour les imprévus.
  • Ajustez votre agenda régulièrement, anticipez les périodes d'engorgement.

Méthodologie et conseils

• Pour décider, comparez deux activités : où avez-vous le plus de valeur ?
• Creusez les demandes de vos interlocuteurs avant d'accepter un rendez-vous ou une réunion. Dites non à certaines urgences.
• Si vos contraintes sont trop fortes, demandez à votre manager un arbitrage de priorités ou une révision de vos missions. ¦