Fiche 12 : La méthode CAP pour gérer les e-mails

Analyser le contenu de la boîte mail pour prioriser les actions

En résumé

L'inflation des e-mails devient source de stress. Notre boîte de réception est si encombrée que nous avons du mal à discerner ceux qu'il faut traiter en priorité. Nous pouvons facilement tomber dans le piège de l'instantanéité et oublier que notre mission ne consiste pas à répondre aux mails.

La méthode CAP nous permet de traiter nos mails par paquets, en deux étapes :

• l'analyse des mails reçus pour isoler ceux qui requièrent une action,
• un traitement spécifique selon la durée de l'action.

Entre deux séquences CAP, nous pouvons nous concentrer sur nos activités essentielles.

http://goo.gl/2gV6UF

Partagez cette méthode avec vos expéditeurs de mails !

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La méthode CAP nous permet de nous concentrer sur nos activités essentielles sans nous laisser submerger par la gestion des mails.

Contexte

Ouvrez une " séquence CAP " deux à trois fois par jour. Au préalable, créez vos dossiers de classement.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Choisissez votre rythme de traitement.
  • Deux à trois séquences par jour suffisent.
  • Choisissez l'heure selon les rythmes de votre fonction, si possible quand votre énergie est basse (outil 19). Idéalement, programmez la première séquence vers 11 heures le matin.
  • Le reste du temps, désactivez les alertes ou fermez l'application.
  • Analysez les mails reçus et faites le tri.
  • Classement : classez les mails qui ne nécessitent aucune action à court terme mais dont vous aurez besoin plus tard sur tel dossier. Attention, l'archivage prend du temps. Ne conservez que les informations importantes qui ne sont pas disponibles ailleurs.
  • Action : laissez dans la boîte de réception les mails qui impliquent une action ou une réponse à court terme. Vous pouvez déjà identifier d'un drapeau les mails importants ou délicats dont le traitement prendra plus de 2 minutes.
  • Poubelle : supprimez directement les autres (spams, informations dont vous avez pris connaissance, fils de discussion, etc.). Ne lésinez pas ! Tout mail peu important pollue votre messagerie et freine votre efficacité.
• Priorisez vos actions.
  • Les mails de moins de 2 minutes peuvent être traités en période de basse énergie, donc potentiellement lors de votre séquence CAP, sauf si vous avez détecté des urgences plus importantes dans les autres mails. Fixez-vous un objectif de rapidité pour cette catégorie, avec un temps limité, par exemple 10 mails en moins de 15 minutes chrono !
  • Les mails de plus de 2 minutes urgents : réservez-leur une plage horaire dans la journée ou à la fin de votre séquence CAP. N'hésitez pas à négocier (avec un mail de moins de 2 minutes) le délai ou le degré de votre contribution.
  • Les mails de plus de 2 minutes non urgents : planifiez-les dans votre agenda par copier-coller ou en les collant dans un rendez-vous.
  • Les invitations à des réunions : adaptez vos réponses selon vos priorités. N'acceptez pas tout, proposez les horaires qui vous arrangent.

Méthodologie et conseils

• Limitez le flux des mails
  • Ne répondez pas à tout.
  • Utilisez des espaces de stockage partagés (Dropbox, SharePoint...).
  • Indiquez dans vos messages d'absence du bureau les personnes idoines à contacter.
• Facilitez votre tri
  • Utilisez l'aperçu partiel et le tri par expéditeur ou objet.
  • Adoptez pour vos mails la même structure d'archivage que pour vos dossiers.
• Partagez la méthode CAP pour éviter d'être dérangé inutilement entre deux séquences. ¦