Fiche 09 : La proposition d'un nouveau fonctionnement

Prendre l'initiative d'une efficacité partagée

En résumé

Ce n'est pas dans l'urgence d'un livrable à rendre que nous pouvons négocier nos méthodes de travail. Plus la relation est tendue, plus cet entretien demande de préparation : trouver les points d'appui positifs, exposer les faits de façon neutre pour que notre partenaire de travail ne se sente pas accusé, clarifier ce que nous pouvons lui demander a minima qui semble compatible avec son fonctionnement actuel... Car c'est en l'amenant à coopérer dans le processus de recherche de solution que nous pourrons mettre en place un fonctionnement pérenne.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Cet outil a pour but de trouver un fonctionnement de travail pérenne qui tienne compte des besoins et contraintes de chacun.

Contexte

Il s'applique à tous ceux qui perturbent notre efficacité de façon récurrente, quels qu'ils soient : collègues, managers, collaborateurs, clients, fournisseurs, etc.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Choisissez le bon moment.
  • Prenez l'initiative d'aller voir votre interlocuteur hors de toute pression liée à un dossier opérationnel en cours.
  • Annoncez que vous souhaitez le voir pour trouver ensemble un mode de fonctionnement plus performant.
  • Validez qu'il est prêt à vous consacrer du temps, sinon prenez rendez-vous.
• Commencez par le positif.
  • Énumérez ce qui est efficace dans votre façon de travailler ensemble actuellement.
  • Dites ce que vous appréciez chez lui, ce qu'il vous apporte sur le plan professionnel ou personnel (idées nouvelles, façon d'appréhender les problèmes, expertise, etc.).
• Exposez vos besoins et contraintes.
  • Expliquez en quoi le fonctionnement actuel perturbe votre efficacité personnelle (ne pas pouvoir anticiper, etc.).
  • Citez sans développer des exemples récents et les conséquences sur votre emploi du temps, vos résultats ou les risques encourus.
• Écoutez ses besoins et contraintes.
  • Demandez-lui comment il voit les choses de son côté, sans lui demander de se justifier. Il passera peut-être directement aux solutions !
  • Écoutez-le sincèrement exposer la situation de son point de vue sans chercher de contre-argument, avec la volonté de trouver une solution qui tienne compte de ses contraintes sans imposer les vôtres.
• Reformulez le diagnostic.
  • Mettez en avant les points de convergence, sur lesquels un terrain d'entente est facile à trouver.
  • Constatez les écarts et réaffirmez votre volonté de trouver une solution commune, en valorisant le bénéfice pour vous deux d'une organisation plus efficace.
• Recherchez ensemble une solution.
  • Écoutez ses propositions et construisez dessus : remplacez l'expression " oui mais " par " oui ET ".
  • Faites des concessions, la solution ne sera sans doute pas parfaite.
  • Faites des propositions compatibles pour vous deux, par exemple : être prévenu de la date de remise d'un dossier pour pouvoir planifier le temps nécessaire.
• Remerciez votre interlocuteur pour son temps, son écoute, sa compréhension, sa créativité, son engagement, etc.

Méthodologie et conseils

• Tout au long de l'entretien, gardez une attitude bienveillante vis-à-vis de votre interlocuteur (qui ne fait pas exprès de vous désorganiser) et de vous-même (votre démarche pour trouver une solution efficace est légitime). ¦