Déménager en mode projet: les clés du succès

Publié par Marie-Amélie Fenoll le 8 août 2016 - mis à jour à 00:00

Un transfert d'entreprise est un projet d'envergure. Avec tout ce qu'il implique comme changements pour les salariés, de nombreux acteurs doivent être engagés dans la prise de décision. Comment créer un comité de pilotage? Explications.

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En moyenne, une entreprise déménage tous les trois à cinq ans. Un chiffre plus élevé pour les grandes entreprises que pour les PME/PMI, rappelle l'Agence française du déménagement d'entreprises (AFDE) sur son site. Pour mener à bien un tel projet, comment doivent s'organiser les ressources internes? Qui intégrer dans son comité de pilotage?

Un comité de pilotage restreint

"Sur un sujet de transfert d'entreprise, les ressources humaines ont généralement la main, mais il peut aussi s'agir de la direction générale et des achats. Tout cela dépend de la taille de l'entreprise", explique Marie-Christine Bouvier, présidente de l'AFDE. Et de poursuivre: "Sans oublier les instances représentatives du personnel, la DSI et la direction immobilière; tout cela à nouveau selon que l'entreprise est grande ou petite". Ainsi, chez Waycom, PME spécialisée dans le secteur des télécoms, de l'hébergement et de l'infogérance, "la direction des opérations (service technique) s'est assurée du bon emplacement de chaque bench, le responsable des services généraux s'est chargé du câblage. Notre cycle de décision a été rapide, avec une présentation au codir", explique Julien Jacquel, son directeur général.

Une prise de décision effectuée à la suite du regroupement de trois sites sur un lieu unique à Suresnes, après le rachat de la société Ivolea en 2015. Dans les grands comptes, un projet de transfert est porté par la direction générale. Car cela impacte de manière forte l'ensemble des salariés. Mais, en définitive, ce sont les achats et la direction immobilière qui vont se mettre autour de la table pour monter le projet [lire témoignage en page 3]. "Les ressources humaines se saisissent de plus en plus de ce dossier car c'est un projet de transformation de l'organisation", insiste de son côté Jérôme Boulonnois, directeur du département conseil chez Tétris, entreprise spécialisée dans l'aménagement d'espaces.

La chronologie d'un déménagement

J - 90 à J - 60:

- Rédaction du cahier des charges.

- -Lancement de l'appel d'offres, réception et validation des offres.

J - 60 à J - 30:

- -Mise en place de la cellule technique "repérage, étiquetage et validation des volumes".

- -Détermination sur le plan des implantations des meubles dans les bureaux. Réunions d'information.

J - 30 à J - 15:

- -Livraison des fournitures.

- -Demandes d'autorisations administratives.

- -Réunions de suivis.

J - 15 à J - 2:

- -Lancement de l'opération archivage pour éviter de déménager le superflu.

- -Opérations de "mise au pilon".

- -Informations sur l'emballage et le déménagement.

- -Vérifications de l'emballage et de l'étiquetage si ces opérations sont réalisées par l'entreprise qui déménage.

J - 1:

- -Affichage des plans d'implantations définitifs dans les locaux d'arrivée.

- -Mise en place de protections sur les sites de départ et d'arrivée.

- -Transfert informatique éventuel.

Source: www.afde.pro

N.B.: L'AFDE a deux missions. Elle regroupe des adhérents membres des métiers du déménagement et conseille les grands donneurs d'ordre sur la thématique du transfert d'entreprise: quelle réglementation? Comment établir son cahier des charges? Quel est le bon timing d'un transfert? Des conseils que l'agence distille gratuitement. "On évite ainsi les désagréments d'un déménagement mal organisé", insiste sa présidente.

>> Lire la suite en page 2.