Places de marchés : le tremplin des acheteurs professionnels

Une économie de temps passé à l'identification de prestataires allant jusqu'à 90 % ! C'est ce que promet la jeune entreprise française Silex avec sa plateforme de sourcing d'un nouveau genre. À en croire le nouvel acteur, les outils déployés actuellement font figure de révolution dont les premiers bénéficiaires sont les acheteurs en entreprise. L'une des grandes particularités de Silex est d'aider les grands groupes à sélectionner les sous-traitants les mieux adaptés en intégrant l'intelligence artificielle à sa méthode. Grâce à un traitement automatique du langage, l'agrégation de mots-clés et la contextuali­sation des requêtes, la recherche du bon partenaire se fait ainsi en un clin d'oeil, contre plusieurs jours en ­recourant à des démarches classiques.

À l'image de cette structure prometteuse, les places de marché du genre rivalisent d'imagination et d'innovation depuis quelques années pour répondre aux attentes des acheteurs en entreprise. À l'origine, elles ont vocation à mettre en relation des clients et fournisseurs. Il s'agissait au début d'un rôle de connexion, de simples interfaces techniques. Aujourd'hui, ces acteurs sont de plus en plus pertinents sur la détection de fournisseurs, la dématérialisation de la ­commande et l'offre de facturation. "Leurs missions connaissent une évolution très rapide. Le temps que le client met à trouver le bon produit, le temps pour gérer sa commande avec les étapes d'envoi de la demande, de validation, l'envoi des produits, l'émission de la facture sont autant de points différents qui représentent des postes de coûts. Les places de marché, en prenant à leur compte de multiples tâches de ce type, se sont mises à participer directement à la réduction des coûts", constate Xavier Laurent, directeur du service à valeur ajoutée au sein de la plateforme Manutan.

Des prérogatives élargies

Si l'innovation bat son plein chez ces intermédiaires qui occupent une place toujours plus grande, c'est que les enjeux en termes de gains de temps et d'argent peuvent être substantiels. "La très grande majorité des sociétés clientes n'utilisent pas la même solution pour la partie recherche de produits et commande d'une part, et la partie digitalisation de la facture d'autre part. Par ailleurs, en interne, la personne qui prend en charge la commande n'est souvent pas la même que celle qui traite la facture. En conséquence, les échanges sont accrus, les tâches complexifiées. Au-delà de leur statut d'intermédiaire entre des acteurs ayant des intérêts communs, les places de marché forment aujourd'hui des leviers permettant de gagner en agilité et simplicité", détaille Xavier Laurent.

Pour David Alonso, responsable commercial de la plateforme Macentrale.fr, "il y a encore trop d'archaïsme dans la gestion des achats. Certaines entreprises fonctionnent toujours avec de simples fichiers Excel pour interroger leurs fournisseurs, ce qui atteint vite ses limites. Il faut opter pour des solutions nouvelles synonymes de meilleure traçabilité, de meilleurs process." Macentrale. fr existe depuis deux ans dans sa forme actuelle. Elle a spécifiquement créé un outil pour permettre la gestion des achats en interne, la gestion de la relation fournisseurs, et pour commander plus facilement. L'idée est de donner aux intéressés la possibilité de visualiser l'ensemble du catalogue fournisseur et des opérations négociées. "Notre cheval de bataille est d'inciter les entreprises à mettre un terme à l'utilisation répétée des outils Excel. C'est d'autant plus nécessaire que souvent, chaque acheteur dans une équipe dispose de ses propres fichiers, différents de ceux des collègues. Il en ressort un manque de corrélation, de cohésion", poursuit David Alonso.

Les dépenses non stratégiques concernent fréquemment des achats à faible coût unitaire. Il paraît donc d'autant plus précieux de ne pas faire augmenter massivement les coûts de traitement associés. "Pour un stylo dont le prix est de deux euros, le coût de gestion de l'ensemble de la commande s'avère bien plus élevé, autour de 150 euros. Il est donc intéressant de faire en sorte que le nombre de lignes de commandes soit le plus réduit possible. Si une entreprise souhaite acheter un stylo rouge et un stylo bleu, l'idée est de traiter l'opération avec une ligne de commande au lieu de deux. C'est cette démarche que nous avons mise en place", souligne Xavier Laurent.

Digitaliser pour mieux optimiser

"Moins le produit est qualitatif, plus la prestation qui ­l'environne doit être qualitative", poursuit-il pour souligner cette idée. Pour se distinguer sur le marché, Manutan a mis en place une méthode destinée à évaluer les coûts et valoriser les démarches. D'autres acteurs se dotent également d'un système intégrant une approche big data, dans le but de mieux comprendre les comportements d'achat des clients. De multiples données peuvent ainsi être remontées pour chaque entreprise, chaque site, chaque atelier... "Nous proposons des reportings spécifiques que nous fournissons au lead buyer, afin de l'aider à optimiser ses achats et le cadre dans lequel ils sont réalisés. La demande des organisations est plus forte sur ce plan. Mais en même temps, il est vrai qu'elles ne savent souvent pas jusqu'où on peut aller en matière d'optimisation. Elles sont rarement pleinement conscientes de leurs coûts cachés. Dans notre accompagnement, nous préconisons également une numérisation accrue des processus. Nous indiquons par exemple au client que ces flux sont digitalisés à hauteur de 5%, et qu'avec une part de flux digitalisés à 40%, il aurait atteint un niveau d'économies équivalent à un tel montant", constate Xavier Laurent.

Le management dans les entreprises prend peu à peu conscience des économies importantes qu'il est possible à réaliser par le biais des achats. "Leur place dans les organisations est de plus en plus cruciale. On tend globalement vers une optimisation permanente, mais tout en conservant une écoute vis-à-vis des fournisseurs. Le numérique joue un rôle-clé dans cette optique. Aujourd'hui, on peut vérifier les stocks de produits à partir d'un appareil mobile, ou encore utiliser ce dernier pour scanner une ­marchandise", illustre David Alonso.

Agir aussi sur les livraisons

Manutan réfléchit également à des solutions d'optimisation des livraisons. Un point tout aussi déterminant que la digitalisation des commandes. "Procéder à un achat pleinement optimisé est une bonne chose, mais la démarche ne doit pas s'arrêter à la validation de la commande. Il est essentiel de trouver la bonne paire de gants pour un ouvrier, en accord avec tous les critères importants, mais combien de temps prendra-t-il pour la récupérer ?", s'interroge Xavier Laurent.

Europe Factory est une des plateformes d'échanges nouvellement apparues. Elle a été mise en ligne en septembre 2016, avec la particularité de ne proposer que des fournisseurs européens. Pour mieux répondre aux besoins d'optimisation, elle a choisi d'enrichir ses services dans plusieurs domaines. "La qualité des informations communiquées par les fournisseurs sur la plateforme est un critère central. Le partage d'expérience forme un autre point qui permet de rassurer les acheteurs, de faire connaître la qualité des offres. Les fournisseurs sont demandeurs d'un service le plus proactif possible pour trouver les acheteurs potentiellement intéressés. Nous fournissons par ailleurs un accompagnement pour les aider à bien exploiter leur compte en ligne, leurs contenus", indique son fondateur, Gabriel Delpech. Europe Factory totalise actuellement quelque 300 fournisseurs répartis dans l'Union européenne, et environ 400 acheteurs professionnels inscrits.

Les prestations de conseil, face à de nouveaux enjeux

L'achat de conseil connaît lui aussi sa petite révolution grâce aux plateformes de sourcing. Elles permettent notamment un énorme gain de temps. "Classiquement, le temps moyen pour chercher un expert dans un domaine est quatre à six semaines. C'est d'autant plus considérable qu'il s'agit parfois simplement d'une mission d'une journée. Les plus gros acteurs du conseil ne proposent d'ailleurs pas de missions de moins d'une journée généralement, car l'opération leur revient trop cher en recherche d'experts, en mise à disposition de ces derniers", explique Kader Kebaili, directeur associé chez Innoprag, créateur de la plateforme de sourcing spécialisée dans les prestations de conseil MySherpa.

Le principe est très simple : le client fait une demande précise, les experts répondent en indiquant le nombre d'heures dont ils ont besoin pour apporter leurs solutions. L'expert produit un livrable qui peut être fourni via la plateforme. Un paiement automatique peut être déclenché via la plateforme après remise des travaux, dans un délai de 72 heures. Au sein de ce type d'offres, la possibilité de créer des communautés privées dans lesquelles on peut inviter différents interlocuteurs intéresse de nombreuses sociétés. Ces communautés représentent en quelque sorte des fablabs dans lesquels les experts se livrent à des brainstormings sur une future idée, un futur projet. "Ce type de service s'avère intéressant dans la mesure où certaines données stratégiques doivent être maintenues confidentielles lors des échanges", précise Kader Kebaili.

Si certains professionnels voient dans une telle offre une manière de contourner les directions achats, Kader Kebaili estime au contraire qu'il n'y a pas de concurrence, mais plutôt une complémentarité : "Nous apportons un service supplémentaire, en apportant des communautés de fournisseurs, des informations affinées sur des prestations. Nous simplifions la relation contractuelle, en apportant aisément de l'expertise qui peut être rare, pointue, difficile."