La gamification de la fonction achats suscite "plus de fun tout en rendant les tâches moins pénibles"

Sim City et les achats? Le rapprochement peut paraître étrange. Cependant, c'est aujourd'hui un scénario qui se profile dans le cadre de la digitalisation de la fonction achats.

"La digitalisation des achats paraît conceptuelle. Il s'agit d'appliquer toutes les nouveaux outils existants ... à une fonction comme les achats. Dans les faits, tous les aspects de la digitalisation qui révolutionnent le BtoC vont être introduits dans des fonctions vieillottes avec des procédures anciennes, explique Sylvain Piccini expert au sein du cabinet de conseil en stratégie et organisation Bengs, à l'occasion d'une conférence sur la digitalisation dans les achats par Audiencia Alumni. Avant d'ajouter : Pourquoi et comme faire évoluer les fonctions? Il faut se focaliser sur les nouvelles options, sur les projets et les processus avec des outils cloud en mode Saas. Certaines applis digitales existent et commencent déjà à impacter les achats." A titre d'exemple, de nombreux outils digitaux en support existent comme Qmarkets, Yammer, SharePoint, OnMap, Office Mix, ...

Yammer, un réseau social pour la conduite du changement

C'est le cas notamment d'une grande entreprise française spécialisée dans les services qui a lancé un projet de transformation d'un nouvel outil achats autour du réseau social Yammer, compris dans la suite Microsoft Office 365. Un projet de transformation qui s'appuie également sur SharePoint (également sur Microsoft Office 365), un outil permettant les échanges de documents, etc...

La conduite du changement du projet s'organise donc autour de Yammer, d'ambassadeurs et de contributeurs de la démarche. Le noyau central de l'équipe projet est implanté sur Yammer dès le début du programme. Toutes les communications et échanges de documents se font via Yammer. Les nouveaux membres peuvent ensuite créer des groupes autour de centres d'intérêt communs. Des affinités qui peuvent aller des bons plans de restaurants près de l'entreprise aux meilleures adresses d'happy hours, en passant par des thèmes plus professionnels. Des communautés peuvent ainsi être créées par rapport à des thèmes de projets. "Plus on implique des personnes dans Yammer, plus l'adhésion au projet est forte!, souligne Sylvain Piccini de Bengs. Une ouverture progressive et virale de Yammer est alors programmée". Le réseau social utilisé au départ par l'équipe projet s'ouvre aux ambassadeurs puis aux contributeurs avant d'être étendu au reste des membres impactés par le projet.

"Yammer devient alors le coeur de dialogue de l'entreprise", poursuit Sylvain Piccini. Après le projet, Yammer devient un centre de conseils. Ainsi, par exemple les fournisseurs peuvent être intégrés dans les centres de recherche des outils.

La gamification des achats

"La conduite du changement par le jeu". Le réseau social "Yammer" peut également être utilisé dans un cadre plus ludique du type "serious game" sur un projet donné. Soit une "expérience nouvelle, ludique et digitale pour faire adhérer à la transformation, relate Sylvain Piccini, avec un jeu à l'image des Sims qui propose de construire une ville imaginaire avec des plans en 3D" et de citer l'exemple de grand jeu avec la réalisation de "client city" avec un prix concours à la fin comme une Apple Watch ou une GoPro.

Cette gamification de la fonction achats suscite alors "plus de fun tout en rendant les tâches moins pénibles". C'est alors à l'entreprise de créer son propre jeu. Un projet de ce type est actuellement en phase de conception et impactera près de 8500 utilisateurs d'un grand groupe français.

Ce type de jeu peut se construire autour de projets ponctuels de transformation ou sur des tâches plus récurrentes de category management. Outre le fait de favoriser l'adhésion en interne, dans la phase de construction d'un projet, le jeu permet de sécuriser ce dernier sur les phases à risques. Et dans la phase de déploiement, il favorise l'intégration de l'ensemble des acteurs du projet.

"Plus de fun et des tâches moins pénibles"

Concrètement, chaque responsable de projet gagne des points au cours du jeu pour accéder aux phases de projets plus difficiles. Le déploiement de ce dernier se réalise à travers des phases de challenges locaux.

Il existe des palmarès individuels et d'autres par équipe. Ainsi, une équipe dispose de 6 compétences. A chaque nouvelle compétence l'équipe franchit un jalon dans le jeu. Pour réaliser une infrastructure, l'ensemble des compétences d'un jalon doivent être réunies et le jalon est alors franchi par l'ensemble des équipes. Dans les faits, les équipes ne peuvent pas avancer sans l'aide des unes des autres. A titre d'exemple, pour valider un compte-rendu il faut que toutes les équipes l'aient validé. "Ainsi, le reproche n'est pas fait sur la tâche non effectuée mais sur le fait de ne pas pouvoir avancer dans le jeu. Les relations sont plus simples et il y a moins d'aigreur entre les collaborateurs", résume l'expert au sein du cabinet de conseil en stratégie et organisation Bengs.

Les points et challenges récupérés peuvent permettre d'accéder à une marketplace. Celle-ci est accessible sur Yammer et permet aux équipes d'améliorer et embellir les installations de "client City" tout en ajoutant leur empreinte dans la mégalopole. Des enchères peuvent être ponctuellement mises en place pour l'acquisition d'un d'édifice, d'un ensemble de mobiliers urbain ou d'aménagements. Au final, derrière ce jeu se cachent de vraies tâches achats ( commandes, gestion fournisseurs, etc...) souvent ardues et redondantes dans un esprit ludique. Les achats 3.0?