Coupa propose un module "Supplier Information Management"

Coupa Software (solutions Cloud de gestion des dépenses), annonce la disponibilité du module "Supplier Information Management" (SIM), nouvelle application de sa plateforme de gestion unifiée des dépenses. "Le nouveau module aidera à mieux gérer les données des fournisseurs de façon à fluidifier la conduite des opérations et à réduire les efforts et les coûts d'administration des données", précise Coupa dans son communiqué de presse.

Le module SIM profite de la puissance de la plateforme unifiée de gestion des dépenses de Coupa pour faciliter la collecte d'informations auprès des fournisseurs et ainsi les mettre à jour. Le réseau Coupa Open Business NetworkTM facilite les transactions B2B entre les entreprises et les fournisseurs sans que ces derniers aient besoin de payer des commissions, ni même de créer un compte et de mémoriser un mot de passe, ce qui facilite notamment le processus de facturation électronique, explique Coupa. La collecte d'informations gagne en fluidité et les fournisseurs sont incités à les transmettre à leurs clients dans les meilleurs délais, ce qui apporte des atouts en faveur de l'adoption de la solution, une meilleure collaboration et un partage d'informations.

A l'occasion d'une consultation, les clients de Coupa ont expliqué les difficultés de gestion des données des fournisseurs rencontrées avec leurs applications. Ils déplorent souvent de devoir faire la chasse aux informations et se plaignent du temps perdu et des efforts déployés face à des fournisseurs qui ne donnent pas suite à leurs demandes. Les idées mises en commun par les clients membres du comité consultatif et Coupa ont ainsi servi à repenser le processus pour aboutir au développement du module SIM.

Les clients qui utilisent SIM peuvent configurer autant de modèles de collecte de données des fournisseurs qu'ils le souhaitent pour des segments spécifiques (ex. par pays, par type de marchandises, par degré ou importance stratégique). Tous les détails sont accessibles sur la plateforme Coupa de façon centralisée et contiennent les informations financières, les déclarations des fournisseurs, les certifications des politiques de diversité, les déclarations fiscales et les coordonnées. Des contrôles de détection de doublons et des alertes d'inactivité aident à maintenir la précision et l'intégrité des données.

"Notre concept original de collecte des informations fournisseurs fait partie intégrante des processus habituels comme la demande d'achat et la facturation, si bien que les taux d'adoptions sont rapides et nécessitent moins d'efforts", explique Donna Wilczek, vice-présidente de la stratégie et du marketing produit chez Coupa. "Le module SIM (Supplier Information Management) est le prolongement naturel de notre plateforme cloud de gestion unifiée des dépenses."

Le module SIM s'appuie sur la plateforme de gestion des dépenses de Coupa pour produire les tableaux de bord de chaque fournisseur, avec des synthèses des événements d'achat, des contrats, des bons de commande et des factures. Pour les différents gestionnaires, il permet d'afficher côte à côte les synthèses des informations des fournisseurs et des transactions réalisées, pour comprendre instantanément la situation source-to-pay (S2P) de chacun.

Les avantages clés offerts par le module SIM sont, toujours selon Coupa :

De meilleures relations avec les fournisseurs : aucune inscription des fournisseurs n'est nécessaire et aucune commission n'est prélevée

L'allègement des interventions manuelles :

- Les équipes de gestion des dépenses et des relations avec les fournisseurs peuvent se consacrer davantage à des activités à plus forte valeur ajoutée

- Les employés ne perdent plus de temps à faire remonter les réclamations des fournisseurs qui n'ont pas été payés par manque d'information

Une mise en conformité simplifiée

-Etablissement des états des dépenses auprès de chaque fournisseur au moyen des formulaires officiels applicables (ex. W-9 pour les Etats-Unis) ou autres déclarations comportant les identifiants fiscaux des fournisseurs (ex : numéro de TVA intracommunautaire pour l'Union européenne)

-Collecte des informations requises pour l'établissement des certificats d'assurance (COI) pour que les assurés soient effectivement couverts, pour l'observation des politiques de responsabilité sociale des entreprises (RSE) et les engagements environnementaux et de diversité

Coupa fonctionne avec n'importe quel système ERP, dont SAP, Oracle, NetSuite, Workday ou Great Plains, pour apporter aux entreprises les résultats mesurables attendus depuis longtemps des solutions cloud de gestion des dépenses ; toute personne qui teste une solution Coupa est certaine de gagner en efficacité et en rentabilité.