DossierMise en place d'un ERP: les do et les don't

1 Don't!

2 #1 Ne pas se soucier de la compatibilité de l'ERP avec l'existant

Qui dit mise en place d'un ERP dit analyse du SI existant. C'est une évidence, mais il est prudent de le rappeler, sous peine d'échec. Avant d'opter pour un ERP, il est indispensable de s'assurer que ce dernier sera bien compatible avec vos équipements informatiques et, le cas échéant, d'intégrer le coût d'une remise à niveau du parc. Le cahier des charges devra également mentionner les logiciels précédemment installés que l'entreprise souhaite conserver, afin de s'assurer de leur compatibilité avec le nouvel outil. Ainsi, une application de conception destinée à un bureau d'études, par exemple, peut être interfacée dans l'outil. En revanche, garder un ancien progiciel qui ne s'intègre pas au nouvel ERP pourrait être fatal au projet!

3 #2 Réfléchir à court terme

L'ERP que vous avez sélectionné répond bien à vos besoins actuels et pour les mois à venir. Mais dans 2 ans? Ou dans 5 ans? Une entreprise en pleine croissance devra prévoir son développement à venir et opter pour un outil évolutif, capable de s'adapter à ses futurs besoins. Scalabilité, possibilité d'accroître le nombre d'utilisateurs, adaptabilité du système en cas de diversification des activités de l'entreprise, coûts de déploiement à long terme, évolution des procédés, formation... Autant de paramètres à intégrer dans votre réflexion.

4 #3 Miser sur une solution trop généraliste

Si des solutions "passe-partout" (ERP généralistes) existent, seul un outil spécifiquement conçu pour votre secteur d'activité, c'est-à-dire une solution "métier", vous apportera une réponse pertinente à vos besoins, sans avoir à demander trop de développements à l'éditeur. Ce qui ne vous dispense pas de passer aux rayons X les particularités de votre activité pour éviter la catastrophe! Comparaison n'est pas raison, certes, toutefois, l'exemple de Sandra Utrera, Daf de l'American Hospital of Paris, et de ses déconvenues avec le logiciel de facturation de son établissement, est éclairant. Ce software, mis en place avant son arrivée, avait été sélectionné sans tenir compte des spécificités de l'établissement, et notamment de sa liberté en matière de facturation. Résultat: un produit inadapté suscitant des crispations au quotidien et des coûts initiaux multipliés par 10. Morale de l'histoire applicable à l'ERP: pour démarcher les éditeurs, mieux vaut s'armer de la liste des besoins spécifiques à votre structure et s'assurer avec l'intégrateur qu'il peut bien fournir les développements adaptés.

5 #4 Ne pas s'intéresser à l'utilisation en mobilité

À l'heure du cloud, difficile d'imaginer un ERP qui ne serait pas accessible à distance. Mais l'interface est-elle bien ergonomique? L'outil est-il adapté aux différents devices utilisés par vos collaborateurs? La possibilité donnée aux employés de travailler dans les conditions qu'ils jugent adéquates, quand et où ils le souhaitent, a considérablement stimulé la productivité. C'est pourquoi une limitation de la fonctionnalité mobile rendra impossibles de tels gains d'efficacité.

Déployer un ERP dans son entreprise, c'est s'engager pour plusieurs années. Un outil mal pensé, ou ne répondant pas aux spécificités de votre structure, pourrait mettre en péril votre activité. Voici quelques écueils à éviter dans votre démarche.

6 Do!

7 #1 Élargir le benchmark

Sage, Cegid, SAP... S'adresser aux grands noms de l'ERP peut-être rassurant. Pourtant, il serait dommage de ne pas élargir son benchmark aux ERP middle market, moins coûteux mais aussi plus simples à mettre en place, et qui offrent l'avantage de pouvoir plus facilement nouer un partenariat avec l'éditeur. Plus globalement, il faut s'intéresser au profil de ce dernier: en termes de pérennité, à travers ses chiffres-clés et sa stratégie (roadmap, choix technologiques, politique qualité, etc.), et de taille, pour instaurer un rapport de force équilibré. Une collaboration approfondie avec l'intégrateur est l'une des clés du succès: il doit connaître en détail les spécificités et besoins de son client. Le cahier des charges, réalisé via une analyse conjointe menée par le DSI et un consultant extérieur, est une base de travail essentielle.

8 #2 Tester l'outil avec ses propres données

Lors de la démonstration de l'outil, demander à effectuer un test avec vos propres données permettra d'avoir une vision plus réaliste des performances de l'ERP, et pourra mettre en lumière des questions et besoins qui n'auraient pas été identifiés au préalable. Dans la phase de sélection des solutions, il convient de désigner deux ou trois correspondants applicatifs au sein de l'entreprise, généralement le chef d'entreprise, le Daf et un représentant métier ayant une bonne connaissance de la culture et de l'historique de la société. Lors de l'intégration de la nouvelle solution, il sera nécessaire de mettre en place une équipe projet de 3 à 7 personnes, qui consacreront 50 à 60% de leur temps à la mise en place et au test de l'ERP. L'accompagnement par l'intégrateur via un consultant expert constitue un facteur-clé de réussite.

9 #3 Contacter des entreprises utilisatrices avant de valider son choix

Tout éditeur sérieux proposera à son prospect des contacts et témoignages clients susceptibles de démontrer la satisfaction apportée par son ERP. Cependant, pour mieux se rendre compte de l'utilisation concrète du progiciel, mieux vaut contacter directement des entreprises utilisatrices, ne serait-ce que par téléphone, pour un retour d'expérience détaillé et sans filtre.

10 #4 Intégrer la dimension internationale

Données spécifiques aux pays, unités de mesures différentes, contraintes de langues, de devises, normes comptables disparates... Si votre entreprise a ou prévoit de déployer une activité à l'international, ces contraintes devront être prises en compte dès la conception de l'ERP. Un outil conçu dans une optique multisite permettra d'être opérationnel rapidement lors de l'ouverture d'une nouvelle entité à l'étranger.

Maintenant que vous savez quels écueils éviter, voici 4 conseils glanés dans nos publications consacrées à l'ERP, issus notamment de Daf ou dirigeants d'entreprise qui ont déjà mené un chantier ERP.

11 Les atouts de l'ERP mobile

Après quelques années de suspicion, l'ERP en mode cloud tend à s'imposer. Un dispositif souple, qui présente de nombreux avantages: le recours à cette solution simplifie grandement l'utilisation de l'outil par les collaborateurs.

Avec l'ERP mobile, les données sont disponibles à n'importe quel moment: les collaborateurs peuvent effectuer des saisies directement sur le terrain, sans attendre d'être de retour au bureau pour retranscrire les données, limitant ainsi le risque d'erreur. Une souplesse de travail qui séduit de plus en plus d'entreprises.

Autres atouts: la traçabilité des actions et la mise à jour en temps réel des informations. Reste que ce choix nécessite d'apporter une attention accrue à la sécurité, notamment en raison de la multiplication des devices qui viendront se connecter à l'ERP.

Le cloud a provoqué une révolution majeure dans la gestion de l'informatique en entreprise. Mais quels sont exactement les atouts et les inconvénients d'un ERP cloud?

12 [Témoignage] Un ERP pour accompagner le développement d'une PME

Estelle Leroy-Savignac, Daf de Michel et Augustin, a déployé un ERP dans une PME en pleine croissance (en 2016 100 salariés et 52 M€ de CA). L'objectif était de répondre aux ambitions de cette structure, à l'époque encore organisée comme une petite entreprise, mais dont l'objectif était de doubler de taille sous 3 ans. La Daf part de zéro: en 2013, 80% de la gestion est encore effectuée sous Excel. Elle mène donc le chantier de mise en place de l'ERP, qui devient un véritable projet d'entreprise.

13 S'appuyer sur un cahier des charges très précis

Tout commence par une phase de benchmark de 3 mois, qui passe part un inventaire des logiciels mais surtout la création d'un cahier des charges extrêmement détaillé, sous la forme d'une liste de 1500 lignes sous Excel.

Le choix se porte sur un logiciel purement métier, la Daf préférant changer les process de sa structure pour s'ajuster aux standards. Le panel des données traitées par le logiciel est large: gestion des approvisionnements, des stocks, ventes, comptabilité, contrôle de gestion...

Verdict après la mise en place de la solution? Une véritable amélioration du travail au quotidien!

>> Retrouvez le témoignage d'Estelle Leroy-Savignac en vidéo

Arrivée chez Michel et Augustin pour créer la direction financière de cette PME en pleine croissance, Estelle Leroy-Savignac a mené de A à Z la sélection et la mise en place d'un outil ERP. Découvrez les principales étapes de ce chantier.

14 [Témoignage] Préparer la croissance externe à l'aide d'un ERP

Chez Pommier, équipementier spécialisé en remorques et semi-remorques, l'ERP a été mis en place suite au lancement d'un LBO, afin de structurer le groupe, composé d'un conglomérat de PME. L'objectif: donner une colonne vertébrale à la société pour qu'elle puisse ensuite faire de la croissance externe et intégrer plus facilement de nouvelles sociétés.

15 Limiter les spécifiques

En 18 mois, Luc Moly, Daf du groupe, monte un cahier des charges et fait le tour des SSII, jusqu'à retenir une short list de trois sociétés. L'éditeur et la SSII qui a accompagné le projet ont été validés par le codir. Puis une équipe restreinte, composées de collaborateurs disposant d'une certaine ancienneté et issus de divers services (informatique, contrôle de gestion, finance et production), a revu en détail l'ensemble des processus de l'entreprise.

La société a fait le choix de procéder à une révision de ses process et d'analyser en détail les possibilités de paramétrages du logiciel, pour ne faire au final quasiment aucun spécifique. Ce qui a permis de démarrer le projet presque sans bug, et facilitera les mises à jour!

>> Découvrez le témoignage vidéo de Luc Moly sur la mise en place de l'ERP dans un conglomérat de PME

L'équipementier Pommier a assuré son développement via des opérations de croissance externe. Mais pour appuyer cette stratégie, la mise en place d'un outil ERP permettant d'unifier les process s'est vite révélée indispensable. Un chantier mené avec succès par Luc Moly, Daf du groupe.

16 [Témoignage] Changer d'ERP en seulement 4 mois

En 2012, la PME GoTo Software est confrontée à un problème de taille: son ERP Sage, en place depuis de nombreuses années, fonctionne uniquement sur des postes utilisant Windows XP, or Microsoft vient d'annoncer la fin de ce support.

Face au coût que générerait le passage à une nouvelle version de Sage, le Daf, Vincent Durieux, fait le choix audacieux de travailler avec un fournisseur d'ERP alternatif, Wavesoft. La décision est prise en septembre 2012, alors que l'exercice 2013 doit démarrer au 1^er janvier avec le nouveau logiciel. Grâce à une collaboration sans faille avec son intégrateur et à une phase de formation soignée, en 4 mois seulement, la société de 100 salariés opère son passage sur le nouvel outil informatique.

Quand Microsoft annonce en 2012 l'arrêt des mises à jour de Windows XP, la PME Go To Software doit faire un choix: acquérir une nouvelle version de son ERP en place, ou changer d'outil en moins de 4 mois. C'est cette dernière solution qu'a retenue son Daf, Vincent Durieux.