[Tribune] 4 conseils pratiques et retours d'expériences pour réussir la dématérialisation de ses factures sur Chorus

Les fournisseurs de l'Etat et des administrations seront progressivement, d'ici à 2020, dans l'obligation de facturer leurs clients publics via la plateforme Chorus Portail Pro (CPP). Cette obligation posée par l'ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 complétée par le décret 2016-1478 du 2 novembre 2016 concerne plus de un million de fournisseurs, à commencer par les plus importants dès janvier 2017.

L'AIFE mis en oeuvre Chorus Portail Pro dans un délai court tout en assurant une relation de qualité avec les opérateurs. Certes la documentation et les informations sont volumineuses... mais les outils et moyens mis en oeuvre sont de haute qualité, à la hauteur des enjeux du déploiement à venir.

Retour d'expérience 1 : les données, les données, les données !

Dans les flux dématérialisés il n'y a pas de facteur pour interpréter les adresses et deviner les informations manquantes. Les informations doivent être de qualité pour fiabiliser le routage des flux. En particulier dans le cadre de Chorus où on adresse via un point d'entrée unique toutes les administrations centrales, territoriales et hospitalières. Trois informations sont essentielles pour le bon routage des factures : le SIRET de l'administration, le code du service exécutant et le numéro d'engagement.

Les fournisseurs concernés par l'obligation de dématérialiser leurs factures ont donc un défi double à relever : insérer ces données dans leurs données de facturation et, surtout, disposer de ces informations ! En effet, ces informations n'ont souvent pas leur place dans le processus de facturation et, une fois qu'elles sont intégrées au modèle de données, on s'aperçoit qu'elle ne sont pas connues et qu'il faut aller à leur recherche auprès des clients publics concernés ; avec la difficulté que le code service est une nouvelle donnée. Plus le fournisseur facture d'entités publiques, plus le travail de collecte sera lourd. Cette collecte est sur le chemin critique du projet : elle est la source exclusive ET systématique des retards rencontrés.

Le premier conseil est de collecter dès maintenant ces informations et les intégrer sans tarder au modèle des données de facturation. Et bien sûr, veiller à leur maintenance dans le temps.

Retour d'expérience 2 : surveiller les premiers flux

Comme dans tout projet de dématérialisation de factures client, les premiers flux doivent être sujets à une grande attention des équipes métier. L'objectif est de veiller à la continuité du flux de facturation et aux impacts éventuels sur la trésorerie en aval.

En effet, côté client "administratif", le changement est conséquent. Au point délicat du routage évoqué ci-dessus, qui peut égarer ou faire prendre un peu de retard à une facture du fait d'un code incorrect, s'ajoutent les impacts organisationnels liés à la disparition du papier. La disparation de repères traditionnels impacte le traitement en aval. Par exemple, dans le cas des flux dématérialisés sur Chorus en EDI fiscal, la disparition des particularités "visuelles" propres aux factures des fournisseurs, désormais toutes identiques par le jeu de la restitution en clair unique, perturbe de nombreux intervenants qui ne peuvent plus reconnaître au premier coup d'oeil les factures de tel ou tel fournisseur ! Au passage, ce retour d'expérience peut inciter à opter pour le PDF (signé) hybride UBL, de préférence à l'EDI fiscal...

Le deuxième conseil est de suivre de près le traitement des premiers flux Chorus pour tenir compte en temps réel des retours d'information et mettre à jour rapidement toutes les données selon les besoins de correction identifiés.