[Tribune] Les 5 avantages mesurables de l'eProcurement

Bien que de nombreuses entreprises soient aujourd'hui assez matures dans les domaines de la supply chain et de la gestion des flux de facturation fournisseurs, il est très rare que le ROI initial d'un investissement dans les technologies P2P puisse être entièrement justifié. Le principal défi pour la plupart des grandes organisations est que l'analyse de la rentabilité repose souvent sur des hypothèses dans un environnement commercial en constante évolution et donc difficile à prévoir. Quels sont les principaux indicateurs d'analyse de la rentabilité qui peuvent être présentés au Top Management de l'entreprise ? Il y en a cinq qui sont prévisibles et peuvent être mesurés au fil du temps pour atteindre les résultats commerciaux souhaités.

1. Conformité accrue

Le premier est le respect des achats effectués auprès des fournisseurs sous contrat. Pour autant, toutes les factures non liées aux bons de commande ne sont pas des dépenses non conformes. De nombreuses catégories (généralement 40 % des dépenses) sont correctement commandées par le biais d'autres canaux d'achat plutôt qu'avec une commande classique. Une analyse des dépenses appropriée doit être effectuée pour l'analyse de rentabilité afin d'obtenir une base de dépenses éprouvée par sous-catégorie. En fonction du plan d'augmentation des dépenses qui fait référence à sa stratégie de canal d'achat et en fonction de son processus d'intégration des fournisseurs et des contrats, l'entreprise pourra définir ses dépenses supplémentaires sous contrôle et évaluer les économies correspondantes. Des indices de référence prudents de 4 à 6 % des dépenses supplémentaires sous contrôle peuvent être mesurés en tant qu'économies de conformité contractuelle.

2. Efficience et efficacité

Comparées à la conformité contractuelle, l'efficience et l'efficacité peuvent être plus facilement prédites. Néanmoins, il faut mener une enquête détaillée et une analyse comparative afin d'assurer une configuration harmonisée de son département achat. C'est la raison pour laquelle de nombreux business cases sont diluées. Les organisations ont tendance à s'en tenir aux anciens modèles avec la conviction que la simple utilisation de nouvelles technologies avec des structures et des processus hérités se traduira par des résultats positifs. Pour mener un business case, les organisations doivent repenser leur taille et leur niveau de compétence dans leur département achat. En outre, les dépenses tactiques non gérées devraient être considérées comme une opportunité importante de réaliser des économies.

3. Stratégie de canal d'achat

Pour être efficace, une entreprise doit avoir une bonne stratégie d'achat. Cela signifie définir la façon dont elle effectue les achats par dépense ainsi que le montant des transactions par sous catégorie et par pays. Déployer des marketplaces privées ou public est nécessaire mais ne va pas suffir pour achever votre objectif d'automatisation. Des canaux d'achat intelligents sont nécessaires, tels que des formulaires de fournisseurs et des demandes de vérification de prix. Dans de nombreux cas, les grandes entreprises sont confrontées à des niveaux de maturité différents selon les pays. Les benchmarks permettent aux organisations de trouver la bonne configuration de canaux d'achat dès le départ, ce qui constitue également la base de la planification de l'activation des fournisseurs. On peut ensuite mettre en place une démarche automatisée efficiente. Un objectif de taux d'automatisation typique se situe entre 70 % et 90 % selon son point de départ.

4. Approvisionnement opérationnel plus simple

Une configuration d'approvisionnement opérationnel allégée résultant de l'automatisation devrait idéalement être utilisée pour concentrer les ressources libérées sur des tâches de plus grande valeur telles que les dépenses tactiques et les processus connexes. Pas moins de 30 à 40 % des dépenses sont en moyenne épargnées en raison d'un manque de ressources ou d'intérêt de la part des départements d'approvisionnement pour les achats de faible valeur. Cependant, un processus d'achat de type "Spot-buy" peut générer des économies de 8 à 10 % sur les dépenses auprès des fournisseurs peu récurrents.

5. Meilleure qualité et précision des bons de commande

La qualité et de l'exactitude des bons de commande sont également un point important. Les données clés permettant de calculer les gains d'efficacité dans ce domaine sont les analyses sur les exceptions de factures, les requêtes et les factures bloquées.

En résumé, un business case pour le processus P2P2 est fondé sur la conformité au contrat, l'efficience et l'efficacité et l'incidence sur la comptabilité fournisseurs. Cependant, pour créer une base viable et mesurable, les hypothèses doivent être réduites au minimum. Si l'entreprise adopte la bonne approche, elle sera surprise de la rapidité avec laquelle elle pourra obtenir l'adhésion et le soutien au sein de son organisation pour toute initiative d'approvisionnement en ligne. Faites le bon calcul, puis concentrez-vous sur la bonne exécution et le suivi, et à la fin, ce seront vos principaux intervenants qui seront agréablement surpris des résultats.