Solutions e-Achats : L'expérience utilisateur, bouleversée par les avancées technologiques

Dans le monde qui est le mien, dix ans c'est un siècle, rapportait l'intelligence artificielle, héroïne du roman de Charles-Édouard Bouée et François Roche : La Chute de l'empire humain, mémoire d'un robot paru en 2017. Une petite phrase qui illustre bien la vitesse de développement des outils dans le monde de l'IT. Sans revenir dix ans en arrière, voyons ce qui s'est passé en une année dans l'univers des solutions e-Achats.

Lors de la première édition de l'enquête Révélations UX Achats 2017, réalisée à la même époque l'an dernier, les attentes étaient fortes en matière d'ergonomie et d'interface utilisateur. Les décideurs achats autant que les utilisateurs finaux étaient en quête d'un outil agile, ultra facile à prendre en main et rapide à implémenter, analogue à ce qu'on pouvait trouver dans le B to C, autrement dit "Amazonlike ".

Cet objectif était principalement poursuivi dans un souci d'adoption par le plus grand nombre pour répondre à un besoin de performance économique en rationalisant les outils pour les uns, et de facilité d'usage dans l'optique d'un travail plus collaboratif pour les autres. L'ergonomie était au centre des préoccupations, les utilisateurs montrant peu d'intérêt pour les aspects techniques, technologiques ou relatifs à des big bang éditeurs.

Cette année, force est de constater un regain d'attention concernant la profondeur et l'évolutivité fonctionnelle des outils e-Achats. Serait-ce parce que les utilisateurs sont plus impliqués dans le choix et la mise en oeuvre de ces outils, autre nette progression par rapport à l'édition précédente ? Sans doute. Mais c'est certainement aussi l'un des effets de l'arrivée annoncée de l'intelligence artificielle dans les outils achats.

Sujet qui fait le buzz dans toutes les organisations achats aujourd'hui, attirant les uns et effrayant les autres. Ce pourrait être également un marqueur de maturité des organisations achats. Après un travail de transformation numérique et d'adaptation des processus, les directions achats ont atteint un certain niveau de maturité et d'équipement et se montrent désormais plus exigeantes en termes de fonctionnalités afin de trouver de nouveaux leviers de performance. Mais nous verrons qu'entre la maturité ressentie et la réalité technique, il y a parfois un décalage certain.

Quelle maturité digitale dans les organisations ?

Fait marquant de cette édition 2018, les répondants se déclarent largement équipés de solutions d'e-procurement et de contrathèques. Ils disposent également de solutions spécifiques telles que des logiciels de gestion de flotte, de prestations intellectuelles ou de travel management. Plus de 82 % des répondants disposent d'un outil e-procurement depuis plus de trois ans, 75 % d'une contrathèque et 63 % sont équipés de solutions spécifiques.

"Il y a quelques années, on constatait une omniprésence de cahiers des charges de solutions d'e-procurement qui permettaient un contrôle des engagements de dépenses, une application des contrats et un suivi budgétaire avec une nécessaire adoption assez large. Puis la demande du marché a étendu le processus jusqu'à la dématérialisation des factures réconciliant la partie commande avec la partie facturation (PtoP), les achats et la finance. Dernièrement, les demandes sur la gestion de la valeur de la base fournisseur (qualification, audit, évaluation, incident) reviennent en force" observe Patrick Chabannes, directeur business development chez Jaggaer.

Les résultats de l'étude en témoignent, les acheteurs sont en effet plus nombreux à bénéficier d'un outil de gestion des indicateurs RSE ainsi que d'un outil de gestion des campagnes d'évaluations fournisseurs.

"Après deux ou trois ans au cours desquels les demandes utilisateurs étaient focalisées sur le procure-to-pay, on observe une recrudescence des demandes sur des outils de SRM et de Source-to-contract" constate Sébastien Dumas, VP marketing et business development chez SynerTrade.

Avoir la possibilité de couvrir le spectre qualité conformité est devenu une demande prégnante des services achats. "Bénéficier d'un outil permettant le suivi et le calcul de la non-qualité, la gestion des réclamations, des plans qualité et achats, mais aussi capable de couvrir toute la partie conformité, RSE et gestion du risque fournisseur était une demande de plus en plus récurrente de nos clients, c'est pourquoi nous avons développé ces fonctionnalités cette année au sein de notre plateforme Axiscope Digital Sourcing Platform" , explique Béatrice Lamourette, cofondatrice d'Axiscope. Il s'agit certes là d'un des effets des évolutions réglementaires (Loi Sapin II et Devoir de vigilance) qui ont poussé les organisations à se recentrer sur la relation fournisseurs, mais pas seulement.

On peut aussi supposer que les directions achats poursuivent leur stratégie de transformation digitale pour avoir à termes une solution unique, commune à l'ensemble de l'entreprise. Un outil e-achats répond à plusieurs objectifs : il doit aider le métier, donner de la visibilité au management et maintenant de plus en plus intégrer des critères de conformité. "L'outil est là pour soutenir un processus métier, lui-même là pour améliorer la performance achat" , rappelle Pascal Fouquier, digital procurement chez Nokia.