Offres e-achats : la mobilité est source d'agilité

Une entreprise sur deux se dit convaincue du caractère "impératif de sa propre transformation digitale pour faire face aux bouleversements à venir", selon le baromètre 2015 "Digital & Social" réalisé par l'agence de conseil Idaos, spécialisée dans les stratégies numériques et le marketing de l'influence sur le Web. Elles sont mêmes 91 % à considérer le digital comme une notion stratégique, alors que dans le même temps, un tiers d'entre elles n'est pas en mesure d'identifier la direction en charge de la question. Un paradoxe qui démontre le fossé existant entre la conscience des mutations qui se trament, au coeur desquelles se trouvent les nouvelles technologies mobiles, et les moyens déployés pour se montrer à la hauteur des enjeux.

À la différence des années passées, la culture digitale semble néanmoins faire tache d'huile au niveau des comités de direction. Mais elle se diffuse mal au sein des équipes, compromettant ainsi les chances de réussite des projets sur un plan opérationnel, indiquent les conclusions de l'étude. Entraîner l'ensemble des collaborateurs dans la transformation numérique reste un chantier à part entière, même si du chemin a déjà été parcouru, comme en atteste l'expansion des offres mobiles à destination des acheteurs.

Franck Le Tendre

"Lorsqu'on a commercialisé notre première application en 2012, les clients étaient d'abord circonspects. Ils trouvaient la solution amusante mais ne percevaient pas vraiment son utilité. Aujourd'hui, à peine quatre ans plus tard, c'est presque une autre époque", constate Franck Let Tendre, directeur général de l'éditeur de solutions e-achats Synertrade.

La mobilité pour trouver des gains de productivité

La société Coupa Software a quant à elle développé sa première solution mobile dès 2008, deux ans après sa création. "La facilité d'utilisation est un axe majeur de notre offre. Nous avons rapidement orienté le développement dans ce sens", souligne Alexis Hartmann, vice-président des ventes Europe du Sud de l'éditeur. Si les clients au sein des services achats recherchaient de l'agilité, le succès n'a pas été immédiat. Mais la démocratisation des smartphones et tablettes tactiles y a rapidement remédié. "En 2012, la demande était encore devancée par l'offre, mais la mutation qui a suivi a été foudroyante", poursuit Franck Le Tendre. Les innovations se sont faites en se calquant sur l'expression des besoins.

Gérard Dahan

"Nous proposions d'abord une version light, permettant la validation, l'approbation des achats, la vérification des notes de frais. Ce n'est que dans un deuxième temps que l'obtention de reporting a été rendue possible en situation de mobilité, avec la vérification de budgets, des contrats", explique Gérard Dahan, directeur général de l'éditeur de solutions Ivalua.

Le point commun de toutes les offres est de permettre une amélioration de la productivité des utilisateurs via ces nouveaux outils. L'ensemble des applications semble évoluer conformément aux attentes. Alexis Hartmann remarque que certains clients "souhaitent désormais pouvoir traiter la quasi-totalité de leurs activités sur des appareils mobiles. À l'exception du traitement de la facture qui reste un exercice très comptable, toutes les facettes relatives à l'expression du besoin, l'étude de l'offre, ou la validation se font par mobile".

En conséquence, l'exécution de tâches dans un contexte de mobilité croît à un rythme de 5 à 10 % par an. Chez Coupa Software, 70 % des approbations sont aujourd'hui faites en mobilité. Il en résulte aussi une forte tendance à déléguer à d'autres employés les approbations et tâches en rapport avec les dépenses. Pour autant, tous les avantages apportés par la technologie ne sont pas entrés dans le quotidien. "60 à 70 % du temps de travail sont toujours accordés aux tâches administratives à l'heure actuelle. Il faut continuer à oeuvrer dans le sens de la mobilité. L'idée est de dégager toujours plus de temps utile, pour permettre au collaborateur de sortir de son bureau, pour se rendre sur les salons par exemple", indique Franck Le Tendre.

À chaque besoin son application

La demande en matière de solutions mobiles e-achats dépend des exigences de chaque métier, de chaque secteur d'activité. Les acteurs du marché adaptent donc leurs offres. "Les besoins remontés à l'issue des user groups et le travail étroit mené avec l'un ou l'autre client sur des nouvelles fonctionnalités, sur des changements innovants, font évoluer notre offre globale. C'est une approche précieuse", assure Gérard Dahan. Certaines particularités sont chères aux clients, comme le travail hors connexion que propose SynerMobile, l'application de Synertrade. Cette fonctionnalité permet de travailler pendant quatre heures malgré l'indisponibilité du réseau. L'activité est gardée en cache et, lorsqu'on retrouve le réseau, la synchronisation et l'actualisation se font automatiquement.

Un certain nombre de fonctions sont désormais monnaie courante, comme la constitution de paniers d'achats, la création et l'envoi de demandes d'achats, l'accès aux analyses et tableaux, l'évaluation des workflows, la consultation de panels fournisseurs, ou encore la gestion de carnets d'adresses. Mais les approches peuvent être assez variables dans d'autres domaines. L'éditeur de solutions e-achats Determine se distingue notamment par son côté "responsive design", par lequel on peut accéder à un grand nombre de fonctionnalités qui s'adaptent au type d'appareil utilisé.

Patrick Chabannes

"Une application professionnelle n'est par essence pas faite pour être manipulée sur smartphone. Il convient donc d'apporter une réponse adaptée, pour maximiser l'efficacité en situation de mobilité. Certains menus s'organisent autrement. D'autres sont invisibles et doivent être recherchés. Nous nous sommes basés sur des travaux de Google pour tout l'aspect relatif à l'ergonomie. Il y a par exemple des collaborateurs qui vont utiliser une tablette dans l'avion, il faut donc répondre à aux exigences d'une telle situation", détaille Patrick Chabannes, Senior Solution Strategist au sein de Determine. La souplesse d'utilisation est l'un des mots d'ordre dans une telle approche. "Nous avons un système d'approbation par courrier électronique sécurisé qui n'oblige pas à se connecter à l'application", illustre-t-il.

À l'inverse de la plupart des acteurs, Ivalua a préféré opter pour une suite logicielle unique qui est une version web de sa plateforme e-achats pour portable et tablette, mais pas une application mobile en tant que telle. "Concrètement, avec ce choix, l'utilisateur retrouve exactement le même environnement en tout lieu, avec ses personnalisations, ses préférences. Les mises à jour sont faites beaucoup plus simplement et automatiquement", indique Gérard Dahan. L'élaboration de certaines offres se fait même dans une logique de création sur mesure.

Alexis Hartmann

Alexis Hartmann précise que le but final est de pouvoir bénéficier de la même aisance pour un achat professionnel que celle qui prévaut pour les achats personnels : "Si on souhaite faire un achat de dernière minute qui n'était pas prévu, la procédure doit être tout aussi simple, quel que soit le lieu. Pour certains usages complexes, sur un chantier par exemple, nous proposons la possibilité de réaliser des demandes de devis directement sur site."

Innovations tous azimuts

Désormais, chaque année apporte son lot de nouveautés et de promesses. L'amélioration des offres mobiles devient un exercice permanent. Devancer les besoins est une priorité pour conserver son rang, à l'image de l'éditeur BravoSolution qui a mis au point "un programme interne visant à collecter les idées innovantes de chaque pays pour faire évoluer l'offre, les fonctionnalités, des 12 à 24 mois à venir", comme l'indique Amenallah Reghimi, consultant senior Solution au sein de l'entreprise.

La mise en place de fonctions de prédictibilité forme le nouveau chapitre à venir, à travers la suggestion de fournisseurs géolocalisés, proposant des promotions ponctuelles et en phase avec les habitudes d'achats de l'utilisateur. "Ces nouveautés sont déjà en place pour les notes de frais, avec la suggestion de restaurants ou de lieux où se trouve le collaborateur. Dès 2017, nous assisterons à des développements de ce type dans d'autres domaines", assure Alexis Hartmann. "L'analyse de données en temps réel, les capacités de calcul importantes sont les prochaines évolutions majeures", prédit Franck Le Tendre. Pour Patrick Chabannes, "ce qui manque encore actuellement, ce sont des notifications qui poussent l'action. Les systèmes analysant les comportements et interpellant l'utilisateur connaîtront sans doute un fort développement. Il est tout à fait envisageable d'informer le collaborateur de l'évolution de l'offre d'un fournisseur ou de la concurrence et des attentes qui peuvent transparaître par ces alertes."

Des offres répondant à des besoins spécifiques de certaines catégories de personnes émergent également. "Nous avons choisi de développer une interface pour les malvoyants, avec des couleurs qui sont les plus préférables pour ce genre de difficultés", illustre Claude Moins, directrice du pôle Solution au sein de BravoSolution.

Les médias sociaux, futur terrain de jeux des acheteurs ?

Selon le baromètre Idaos "Social & Digital", 68 % des entreprises interrogées ­disposent d'une direction des réseaux sociaux en 2015, contre 47 % en 2014. Parallèlement, seule une entreprise sur trois encadre et responsabilise les salariés pour ce qui est de la prise de parole sur ces réseaux. Une preuve d'un double constat : si l'intérêt de ces médias ne fait pas de doute, notamment comme levier de communication, leur appropriation et leur intégration aux tâches quotidiennes dans un objectif d'efficacité ne coulent pas de source. Il s'agit pourtant là d'un volet synonyme de réelle valeur ajoutée, en particulier pour les acheteurs.

Claude Moins

"Nous travaillons beaucoup sur l'intelligence cognitive, visant à aider et guider l'acheteur vers de nouveaux modes de fonctionnement, confie Claude Moins, directrice du pôle Solution au sein de l'éditeur d'outils e-achats BravoSolution. Orienter le collaborateur vers la prospection, l'anticipation, le soumettre à d'autres tendances pour travailler sa base fournisseurs sont les nouveaux enjeux. C'est pour cette raison que nous travaillons beaucoup sur l'aspect social network, afin de connecter les acheteurs entre eux dans un but de partage de savoir-faire, de bonnes pratiques, d'expérience. Un acheteur qui travaille avec des outils de PLM (Product Lifecycle Management), des équipes qualité, doit pouvoir échanger facilement autour de ces notions." Là encore, 2017 pourrait être un tournant dans les usages professionnels des réseaux sociaux.