Les outils achats du futur, selon les étudiants de l'Essec

Gilles Studer, 24 ans

Si la fonction a émergé il y a une vingtaine d'années, le métier a été reconnu comme stratégique pour les entreprises seulement depuis la crise de 2008 et son corollaire, les restrictions budgétaires. D'abord considéré comme seul levier de réduction de coûts, il devient peu à peu un vecteur de productivité pour l'entreprise, et prend, dans le même temps, une place importante liée à la création de valeur.

Envisagé comme l'interface entre un client interne définissant un besoin et l'ensemble de ses fournisseurs potentiels, l'acheteur exerce sa profession en faisant des choix qui ont un impact important sur les coûts, sur la qualité des produits et services, sur les délais de livraison et sur le potentiel d'innovation de l'entreprise. Cependant, les outils mis à sa disposition n'ont pas évolué aussi rapidement que son rôle dans l'entreprise. Ainsi, il passe en moyenne 75 % de son temps à réaliser des tâches administratives, contre seulement 25 % à des activités stratégiques (création de valeur, négociation, etc.). En résulte une perte importante de productivité liée en partie à la non-optimisation des outils achats.

Amaury Noirel, 25 ans

À noter que certains de ces outils couvrent aujourd'hui la globalité du processus d'achats, mais, souvent, les modules utilisés se limitent aux phases spécifiques de l'acte d'achat (RFI,?RFP). Par ailleurs, ils sont strictement destinés aux acheteurs, et pas assez ouverts ou intégrés à l'ensemble des départements avec lesquels les acheteurs sont amenés à travailler, échanger et interagir. De plus, leur manque de "praticité" ne facilite pas une utilisation rapide.

L'impact du cloud, de la dématérialisation et de la mobilité

Afin de se projeter dans vingt ans et d'imaginer ce que pourront être les outils e-achats, il est important de prendre en considération les grandes tendances que l'on peut observer en matière de système d'information. Ainsi, les notions de cloud ou de SaaS (software as a service) prennent de plus en plus d'importance dans les directions informatiques, impactant ainsi les business models des éditeurs.

On peut donc aisément penser que les outils emboîteront le pas. La deuxième tendance observée est celle de la dématérialisation de tous les documents administratifs "brassés" par l'entreprise. En imaginant des outils couvrant tout le process achats, et intégrés de façon globale au système d'information, et non à la manière d'une pièce rajoutée, les process pourront éventuellement être plus fluides, les workflows plus rapides... tout en dégageant les acheteurs de certaines activités administratives. Ne pas oublier un principe fondamental à ce stade : le process fait l'outil et pas l'inverse !

Troisième tendance, et pas des moindres, la notion "d'ultramobilité" qu'exige le métier d'acheteur aujourd'hui. Si la tendance se confirme, à savoir que l'acheteur aura un positionnement encore plus central dans les organigrammes, l'accroissement des interactions avec les clients internes (production, fonctions supports...) et les fonctions transverses (juridique, controlling, supply chain...) devrait perdurer. Ce qui sous-entend une souplesse d'utilisation et d'accès aux outils, procurés notamment par les applications en mode SaaS.

Enfin, il reste une inconnue avec les réseaux sociaux. Nous connaissons leur importance dans la vie privée, mais quid de leur impact au niveau des relations professionnelles ? Actuellement, l'utilisation des réseaux sociaux professionnels par les acheteurs reste limitée à des groupes spécifiques aux achats. Mais il est facile d'imaginer qu'ils vont sûrement modifier l'approche en matière de sourcing et de veille concurrentielle, notamment. La question mérite d'être posée : comment les utiliser à bon escient pour exploiter le potentiel qu'ils représentent ? Un véritable enjeu pour les prochaines années !