Les clés de l'agilité dans les achats

Comment les achats doivent-ils se réinventer pour créer de la valeur ? C'est la question qui était au coeur des échanges lors de la matinée du 17 janvier organisée par l'éditeur de solutions achats Determine et le spécialiste du conseil Segeco. Poussés par de nouvelles offres technologiques très prometteuses, de nombreux projets de digitalisation sont initiés dans les organisations. Mais encore faut-il créer les conditions favorables pour faire de cette transformation un succès. "C'est là qu'intervient la notion d'agilité", explique Nicolas Millet, Manager Operation - Procurement transformation chez Segeco Consulting. "Une fonction achats agile se démarque par nature, car elle est à même de coopérer aussi bien dans son écosystème interne à l'entreprise que dans son écosystème impliquant les acteurs extérieurs. Elle implique un principe d'amélioration continue. Elle se démarque aussi par sa capacité à anticiper et à innover."

Plusieurs points constituent des clés essentielles pour parvenir à un tel résultat. La formation, en interne, de petits écosystèmes de 5 à 10 personnes est l'un d'entre eux. "Il s'agit de regrouper des responsables d'horizons divers, mêlant des professionnels de services juridique, comptable, ou encore issus de l'IT, en plus bien sûr de la direction des achats", souligne Nicolas Millet. Le deuxième volet concerne le partage de bonnes pratiques au sein du groupe de travail et une communication soutenue au sein de cette communauté originale. Enfin, un autre aspect crucial est l'utilisation de son réseau de proximité comme levier pour recueillir les bonnes méthodes localement.

Nicolas Millet cite en exemple un grand groupe du CAC40 qui a "mis sur pied une stratégie visant à capter les pratiques constructives en la matière en décentralisant ses acheteurs de sorte que ces derniers évoluent au quotidien à proximité des usines." Ce troisième volet est particulièrement important et utile dans le secteur industriel. Dans ce contexte, les outils logiciels servent véritablement de support pour mettre en relation, améliorer et simplifier les processus.

Le digital, pierre angulaire des collaborations

"La plateforme choisie doit être vue comme un lieu de rendez-vous pour toute l'entreprise. Elle concerne autant le service comptabilité, le contrôle de gestion que les acheteurs eux-mêmes. C'est un support d'optimisation de nombreux processus relatifs aux achats, de la création de contrats, au management des appels d'offres en passant par l'approbation des commandes ou encore la gestion de la relation fournisseurs", résume Nicolas Millet.

Le but est de capter l'ensemble du flux achat, d'analyser le flux et de mettre à disposition les ressources achats correspondantes, à savoir les panels de fournisseurs certifiés, panels contrats, les catalogues. Dans un deuxième temps, il s'agit d'analyser en retour l'utilisation de ces ressources achats, afin d'avoir une vision d'ensemble concernant l'utilisation des fournisseurs, la consommation des contrats, le suivi des dépenses, les litiges éventuels, le reporting des données.

Un point essentiel pour aboutir à un fonctionnement véritablement agile est l'inclusion des achats hors catalogue qui existent en proportion non négligeable. Il importe alors que la solution logicielle dispose d'un bouton permettant de renvoyer vers des achats par d'autres biais, auprès de fournisseurs non répertoriés. Du côté de Determine, on constate que 47 % des achats réalisés ne concernent pas le catalogue de l'entreprise.